Организационные документы Договор ГПХ Прием Перевод / изменение условий договора Увольнение Ежегодный отпуск Отпуск за свой счет Отпуск по уходу за ребенком Отпуск по беременности и родам Командировка Заработная плата за 1-ю половину месяца Заработная плата Премия Простой Материальная помощь Отчетность Памятка о хранении документов Документы для сотрудника
В данной памятке представлены ключевые рекомендации и нормативные требования по хранению документов в организации. Эта памятка создана, чтобы сделать порядок хранения документов понятным и простым. Здесь вы найдете важные правила — от сроков хранения до практических рекомендаций. Мы собрали всё, что нужно, чтобы избежать путаницы и сохранить контроль над важной информацией.
Событие КДП/PAY |
Перечень документов |
Срок хранения |
Кто подписывает |
Архив на бумажном носителе/КЭДО /Основание/ |
---|---|---|---|---|
Организационные документы |
Положение об оплате труда Положение о премировании |
Постоянно, до ликвидации организации |
Руководитель Работник |
Сроки хранения бумажных и электронных документов одинаковые. п. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Правила внутреннего трудового распорядка |
1 год после замены их новыми |
п 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Положение о защите персональных данных |
Постоянно, до ликвидации организации |
п 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Штатное расписание |
Руководитель Уполномоченное лицо Руководитель кадровой службы Главный бухгалтер |
п. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Должностные инструкции |
для конкретного работника – 50 лет*, типовые по должности, профессии - 3 года после замены новыми |
Руководитель Работник |
п. 443,442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Договор ГПХ |
Договор Акт оказания услуг |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" |
Прием |
Трудовой договор |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" п 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Приказ о приеме |
п 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|||
Личная карточка работника (Т-2) (если ЛНА предусмотрено ведение личных карточек) |
Работник кадровой службы Работник |
п 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Согласие на обработку персональных данных |
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором) |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Согласие на ЭДО |
3 года, (но лучше: 10 лет – ЭК) |
п. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Перевод / изменение условий договора |
Допсоглашение к ТД Приказ |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п 434, 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Увольнение |
Приказ |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) |
6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет* |
Работник кадровой службы Бухгалтер |
п 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Платежная ведомость |
Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер |
|
||
Расчетная ведомость |
Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер) |
|||
Расчетный листок |
Подпись не предусмотрена |
|||
Сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р) |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо |
п. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1 |
||||
Раздел 3 Расчета по страховым взносам |
||||
Ежегодный отпуск |
График отпусков |
3 года |
Руководитель Уполномоченное лицо Руководитель кадровой службы Работник |
п. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику |
6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет * |
Работник кадровой службы Бухгалтер |
п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Платежная ведомость |
Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер |
|||
Расчетная ведомость |
Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер) |
|||
|
Приказ о предоставлении отпуска |
5 лет (об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет*) |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, Письмо Росархива от 21.09.2020 N Р/Т-1279 |
Отпуск за свой счет |
Приказ о предоставлении отпуска |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 |
Отпуск по уходу за ребенком |
Приказ |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Отпуск по беременности и родам |
Приказ |
5 лет |
п. 298 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Командировка |
Приказ |
5 лет (о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет*) |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Заработная плата за 1-ю половину месяца |
Платежная ведомость |
6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер |
п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Расчетная ведомость |
Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер) |
|||
Заработная плата |
Табель учета рабочего времени |
5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50 лет*) |
Руководитель кадровой службы Работник кадровой службы Ответственное лицо |
п. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Платежная ведомость |
6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер |
п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Расчетная ведомость |
Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер) |
|||
Расчетный листок |
Подпись не предусмотрена |
|||
Премия |
Приказ о премировании |
50 лет * |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Платежная ведомость |
6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет * |
Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер |
п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Расчетная ведомость |
Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер) |
|||
Простой |
Приказ о простое |
Постоянно |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 19 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Материальная помощь |
Приказ |
5 лет |
Руководитель Уполномоченное лицо Работник |
п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Платежная ведомость |
6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер |
||
Расчетная ведомость |
Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер) |
|||
Отчетность |
Сведения о застрахованных лицах |
50 лет* |
Руководитель Уполномоченное лицо |
п. 450, п. 624 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Расчет по страховым взносам |
50 лет* |
п. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника |
50 лет* |
|
п. 450, п. 624 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
* 50 лет для текущих документов , 75 лет - для документов до 2003 года
Памятка о хранении документов
-
Электронные документы хранят на физических носителях и программах, с помощью которых их можно открыть и проверить электронные подписи.
-
Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство.
-
Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 - для документов до 2003 года.
-
Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив.
-
Архив организуют самостоятельно или обращаются в специализированные организации, например, в государственный или муниципальный архив региона.
-
В цифровом архиве компании или индивидуального предпринимателя электронные документы следует сохранять в соответствии с нормами, установленными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.08.2023 No 2367.
-
Перемещение электронных документов в архив производится на основании составленных описей дел и документов, которые формируются структурными подразделениями. Передача может осуществляться через информационно-телекоммуникационные сети (при наличии в архиве соответствующей системы) или на физически выделенных носителях. Такие носители передаются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).
-
На протяжении всего периода хранения необходимо обеспечивать наличие как минимум двух копий каждого электронного документа. Основная и резервная копии должны храниться на разных носителях (п. 2.30 Правил).
-
Каждые пять лет следует проводить проверку состояния носителей и их способности корректно воспроизводить документы.
-
При обнаружении дефектов носителя необходимо выполнить перенос документов на новый носитель. В случае необходимости данные можно конвертировать в более актуальные форматы, которые будут удобны для работы.
-
В процессе переноса важно гарантировать сохранение всех данных, включая их точность, целостность и неизменность, чтобы информация оставалась полной и достоверной.
№ |
Срок хранения |
Перечень документов |
---|---|---|
1 |
1 год |
Заявления сотрудников на получение документов, связанных с их трудовой деятельностью |
2 |
3 года |
Распоряжения о применении дисциплинарных взысканий, за исключением увольнений; Уведомления и предупреждения сотрудников, например, о грядущем сокращении или расторжении трудового договора; Согласия на обработку личных данных — в течение 3 лет после завершения срока действия или отзыва согласия; Переписка по вопросам трудоустройства, перевода и увольнения; Графики отпусков |
3 |
5 лет |
Приказы об отпусках (ежегодных оплачиваемых, ученических, об отзывах, продлении и переносе), командировках, служебных проверках; Договоры о полной материальной ответственности — в течение 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица; Табели рабочего времени для всех сотрудников, кроме тех, кто работает во вредных условиях труда |
4 |
50 лет* |
Распоряжения о приёме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без оплаты и по уходу за ребёнком, изменении уровня квалификации, назначении или корректировке зарплаты; Документы по отпускам и командировкам сотрудников, работающих во вредных условиях труда; Личные карточки, инструкции, дела сотрудников; Документы о трудовой деятельности и стаже; Трудовые договоры и дополнительные соглашения; Табели учёта рабочего времени для сотрудников с вредными условиями труда; Журналы регистрации движения трудовых книжек, личных дел и карточек; Материалы спецоценки условий труда; Невостребованные трудовые книжки сотрудников после увольнения |
5 |
Всегда |
Внутренние положения, регулирующие работу с персональными данными, оплату труда, премирование сотрудников; Коллективный договор; Штатное расписание и изменения к нему |
*Примечание: Все приказы необходимо хранить вместе с подтверждающими документами (заявлениями, служебными записками, справками). 50 лет для современных документов, 75 лет — для документов, оформленных до 2003 года. |
Документы для сотрудника
При увольнении (ст. 84.1 ТК РФ):
1. Трудовая книжка (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р)
2. Выписка ЕФС-1(подраздел 1.2 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1), Сведения о страховом стаже;
3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателем (подраздел 3 разд. 1 формы ЕФС-1);
4. Выписка из Расчета по страховым взносам - разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;
5. Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах) нужно выдать, только если об этом есть заявление работника.
По письменному заявлению работника
работодатель обязан не позднее 3-х рабочих дней со дня получения этого заявления выдать работнику (ст. 62 ТК РФ):
1. Трудовую книжку,
2. Выписку из трудовой книжки;
3. Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя;
4. Копию приказа об увольнении;
5. Копию приказов о приеме на работу, всех кадровых перемещений, предоставлении отпусков, награждений и других важных событий в трудовой деятельности.
6. Справку о доходах, удержанных сумм НДФЛ и предоставленных вычетов.
7. Справку о подтверждении использованных или не использованных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
* Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Подпишитесь на обновления блога
-
Анализ рынка бухгалтерских аутсорсинговых услуг
в России28 мая 2019 -
Кадровое делопроизводство с нуля
18 сентября 2019