Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета

В осуществлении внутреннего контроля бухгалтерии в компании больше всего заинтересовано ее руководство, а вовсе не государство в лице ФНС. Ведь от эффективности данных ревизионных мероприятий в первую очередь зависит финансовая стабильность бизнеса.

Какие компании обязаны вести внутренний контроль бухучета

Статья 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» обязывает вести внутренний контроль бухгалтерии только компании, отчетность которых подлежит обязательному аудиту. Остальным достаточно проверять лишь «совершаемые факты хозяйственной жизни». Но на практике, чтобы не привлечь внимание ФНС и предотвратить всевозможные финансовые потери, сотрудники бухгалтерии должны в своей работе соблюдать многочисленные федеральные и отраслевые стандарты, рекомендации в области бухучета, нормативные акты ЦБ РФ и пр.

Следование различным инструкциям предусматривает все тот же закон № 402-ФЗ. В организациях, где сотрудники выполняют все указанные требования, бухучет и хозяйственная жизнь неразрывны. Поэтому, контролируя, например, расходы или доходы компании, все равно придется иметь дело с бухгалтерией.

Одним словом, организация бухгалтерского учета и внутреннего контроля по факту присутствует в любой компании, руководство которой стремится минимизировать финансовые и репутационные риски, а также избежать лишних споров с ИФНС.

Зачем нужен внутренний контроль ведения бухучета

Внутренний контроль бухучета необходим затем, что это обязательный этап эффективного планирования и реализации как управленческих решений, так и ежедневных функциональных задач работников, а не простая формальность. Благодаря такому контролю отдельные ошибки сотрудников бухгалтерии, от которых никто не застрахован, не приобретут системный характер.

Законодательно прямая ответственность за отсутствие в компании системы внутреннего контроля организации в бухгалтерии не предусмотрена. Однако фактически она обязательно последует в виде финансовых потерь по результатам камеральных и выездных проверок. Внутренняя ревизия не только проверяет достоверность и правомерность действий сотрудников, но предотвращает искажение данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности, к которому налоговики наверняка предъявят претензии.

Виды внутреннего контроля

Практические рекомендации по осуществлению внутреннего контроля как хозяйственной жизни организации, так и ее бухгалтерской отчетности, содержатся в Информации от Минфина РФ № ПЗ-11/2013.

Описывая экономическую целесообразность данного ревизионного мероприятия, авторы документа помимо всего прочего упоминают общую результативность деятельности компании и сохранность ее активов. А в качестве возможных негативных факторов, способных повлиять на точность результатов внутренней проверки, называют не только ошибки руководства и персонала, но и превышение полномочий, а также сговор сотрудников.

Таким образом, государство, выступая на стороне собственника, рекомендует оценивать обоснованность и правомерность действий ключевых сотрудников на разных этапах хозяйственных операций и на всех уровнях управления.

Условно виды контроля можно разделить на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный предусматривает определение «уместности» и безопасности грядущих действий, которые могут повлиять на благополучие компании.

Текущий контроль исключит необоснованные расходы и другие риски, связанные с деятельностью предприятия, обеспечит повседневный анализ ведения бухгалтерской отчетности.

Последующая ревизия подытожит, насколько соответствует бухгалтерская документация реальным фактам совершенной сделки и действующему законодательству. Этот же этап предусматривает инвентаризацию и другие необходимые процедуры для того, чтобы определить, как по факту повлияла конкретная хозяйственная операция на благосостояние компании.

Все виды ревизии должны выполнять разные сотрудники, не связанные друг с другом в рабочей и личной жизни, что обеспечить довольно сложно.

Кто может стать ревизором

Упомянутая Информация от Минфина содержит перечень лиц, которые могут осуществлять внутренний финансовый контроль в бухгалтерии. Список возможных кандидатур носит рекомендательный характер.

Итак, внутренними аудиторами могут стать:

• руководитель или группа топ-менеджеров, принимающих управленческие решения;
• главный бухгалтер;
• другой специалист или юридическое лицо, которым доверили ведение бухгалтерского учета;
• внутренний аудитор (служба внутреннего аудита), если такая есть;
• специальные должностные лица или подразделение, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;
• ревизионная комиссия (ревизор) компании (когда проверка проводится в АО).

Последними в рекомендательном списке значатся «другой персонал и подразделения» организации.

Однако, предоставляя свободу в выборе внутреннего аудитора, авторы документа посвящают отдельный пункт оценке риска злоупотреблений сотрудниками своими полномочиями в ходе проверки работы бухгалтерии. Коммерческий подкуп в процессе внутреннего контроля имеет место быть, предупреждает Минфин, поэтому задача собственника – предупредить подобные явления.

Минфин не зря так методично наставляет бизнесменов и демонстративно предлагает им проявить свою добросовестность, в том числе по отношению к выплате налогов. Данный пункт дополнительно предупреждает, что, если вместо вашего внутреннего аудитора ревизией займутся налоговики, пощады не жди.

Представителям малого предпринимательства при организации внутреннего контроля, как гласит документ, необходимо руководствоваться «требованием рациональности». Например, если численность персонала не позволяет разграничить обязанности, руководитель компании может использовать любые другие ревизионные процедуры – например, сверку или личный надзор. В любом случае затраты на организацию контроля не должны превышать пользу, которую он принесет предприятию.

Из чего состоит внутренний контроль

Минфин предлагает примерный перечень ревизионных мероприятий, которые помогут контролировать рациональность и правомерность как хозяйственных операций, так и оформление соответствующей бухгалтерской отчетности. В их число входят:

• документальное оформление, в том числе регистров бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов;
• проверка соответствия между самими документами и того, насколько они отвечают установленным требованиям. Сюда относятся и оценка взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни – например, соотнесение оплаты какого-либо имущества или услуги с получением и оприходованием этих ценностей;
• согласование (утверждение) сделок и операций сотрудниками, занимающими должность выше тех, которые совершают эти действия;
• сверка данных (например, сравнение остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);
• разграничение полномочий и ротация обязанностей, чтобы снизить риски ошибок и злоупотребления персоналом своим служебным положением;
• проверка фактического наличия объекта и его состояния. К этим процедурам относится инвентаризация, ограничение доступа и т.п.;
• обработка информации соответствующими электронными системами.

Однако сами авторы документа предупреждают, что это не исчерпывающий список возможных мероприятий, ведь многое зависит от специфики бизнеса.

Система многоуровневого контроля позволяет отслеживать работу бухгалтеров, расчетчиков зарплат, казначеев и других специалистов компании – с тем, чтобы исключить ошибки и любые, даже самые минимальные недостатки в учете.

Наша система позволяет:

• пройти камеральную проверку без доначислений и снизить риск назначения выездной проверки – мы автоматизировали процесс проверки ведения учета и отчетности, и специальная программа анализирует сотни контрольных соотношений, которые изучают и сами инспекторы при проверке отчетности компаний;
• избежать переплат по налогам;
• контролировать «дебиторку»;
• не допускать кассовых разрывов (ситуаций, когда необходимо провести важный платеж, а денег на счете недостаточно);
• избегать переплат и недоплат сотрудникам (из-за неверного расчета среднего заработка, случайного задвоения платежей, ошибок в платежных ведомостях, проблем при взаиморасчетах с увольняющимися сотрудниками и пр.);
• контролировать взаиморасчеты с сотрудниками в части средств, выданных под отчет;
• не допустить штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Заказать услугу