НДФЛ иностранных работников — как платить в 2025 году

Расчет НДФЛ для иностранцев усложнился из-за введения новой прогрессивной шкалы с 2025 года. Стало критически важно учитывать не только налоговый статус работника (резидент или нерезидент), но и его миграционный профиль: ВНЖ, РВП, патент или статус высококвалифицированного специалиста. Ошибка в определении ставки (от 13% до 30%) грозит штрафами и доначислениями.

Разбираем ключевые моменты, чтобы избежать рисков и корректно спланировать налоговую нагрузку.

Особенности статуса налогового резидента РФ

Налоговый резидент — это физлицо, которое фактически находится на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 последовательных месяцев.

Критерий не зависит от гражданства: статус может получить как иностранец, так и россиянин, длительно проживающий за рубежом. Например, сотрудник из другой страны, приехавший по рабочему контракту, станет резидентом, если проведет в России 183 дня за год, даже с перерывами на краткосрочные выезды. Для расчета периода учитываются дни въезда и отъезда, а исключения предусмотрены только для поездок на лечение или обучение длительностью до полугода. При этом подтвердить причину отсутствия необходимо документами: договором с клиникой, учебной визой или справкой от образовательного учреждения.

Важно, что 12-месячный интервал определяется обратным отсчетом от даты выплаты дохода — ст. 207, 223 НК РФ. Например, при начислении зарплаты в сентябре 2025 года бухгалтер рассматривает период с сентября 2024 по август 2025. Конкретного списка подтверждающих документов законом не установлено — подойдут миграционные карты, отметки о пересечении границы или данные из системы учета.

Ставки НДФЛ для иностранцев, признанных налоговыми резидентами

Для иностранных работников, являющихся налоговыми резидентами РФ, применяется новая прогрессивная шкала НДФЛ. Основная ставка налога действует для доходов от трудовой деятельности по ТД, выплат по гражданско-правовым договорам и прочим выплатам, кроме исключений из ст. 224 НК РФ.

Ключевая сложность — это корректное определение базы для расчета налога. Например, доход от продажи имущества или дивиденды облагаются по фиксированной ставке 13%, независимо от суммы (п. 6 ст. 210 НК РФ). Однако если иностранец-резидент получает зарплату в российской организации и параллельно сдает квартиру за рубежом, последняя сумма не подлежит налогообложению в РФ, так как источник расположен вне страны (ст. 208 НК РФ).

Особого внимания требуют работники с двойным статусом. Например, высококвалифицированный специалист, ставший резидентом, платит НДФЛ по прогрессивной шкале. Но если он одновременно участвует в госпрограмме переселения соотечественников, применяются льготные условия.

Ошибка в классификации доходов или игнорирование особых статусов может привести к занижению налоговой базы и штрафам до 40% от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ). Для минимизации рисков рекомендуется ежеквартально сверять данные миграционного учета и финансовых начислений.

Ставки налога на доход для нерезидентов

Для иностранных работников, не признанных налоговыми резидентами РФ, НДФЛ взимается по ставке 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Налог удерживается исключительно с доходов от российских источников: зарплаты, выплат по ГПХ, дивидендов, арендных платежей или дохода от продажи имущества, зарегистрированного в России. Тем не менее существуют исключения из общего правила.

Граждане стран ЕАЭС

НДФЛ с зарплаты иностранцев-граждан государств Евразийского экономического союза (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) рассчитывается по особым правилам. Согласно ст. 73 Договора о ЕАЭС, их доходы от трудовой деятельности в России с первого дня работы облагаются по тем же ставкам, что и у российских налоговых резидентов. Это правило применяется независимо от того, сколько дней работник фактически находился в стране на момент выплаты зарплаты.

По итогам календарного года нужно проверить, стал ли такой сотрудник налоговым резидентом (пребывал ли в РФ не менее 183 дней). Если нет — весь доход пересчитывается по ставке 30%. Исключение — увольнение до конца года: в этом случае перерасчет не требуется (письмо Минфина от 25.08.2020 № 03−04−06/74 275).

При этом удерживать дополнительную сумму НДФЛ при перерасчете можно не более чем на 20% от ежемесячного дохода сотрудника (ст. 138 ТК РФ).

Высококвалифицированные специалисты

Высококвалифицированные специалисты (ВКС) — это иностранные граждане, соответствующие критериям ст. 13.2 закона № 115-ФЗ. Ключевое требование состоит в уровне заработной платы. С 2025 года ее минимальный размер составляет 250 000 ₽ в месяц или 750 000 ₽ за квартал, исключение — отдельные категории, например, научные сотрудники или работники ОЭЗ.

Однако пониженные ставки применяются только к трудовым выплатам: зарплате, отпускным, компенсации за неиспользованный отпуск. Иные финансовые операции (материальная помощь, возмещение аренды жилья, подарки) предполагают использование стандартной ставки для нерезидентов 30%.

Например, если ВКС получает премию за выполнение проекта, налог считается по ставке 13%, но с компенсации перелета из-за границы взимается НДФЛ 30% (письмо Минфина № 03−04−06/3543 от 24 января 2018 года).

Работники с патентом

Сотрудники, которые въехали в РФ без визы и оформили патент, платят НДФЛ по прогрессивной шкале независимо от налогового статуса. Однако есть ключевая особенность — фиксированные авансовые платежи за патент можно зачесть в счет уплаты налога.

Снижение суммы НДФЛ иностранных работников за счет авансовых платежей по патенту возможно только после получения соответствующего уведомления от налогового органа (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). Если документ оформлен в течение года, перерасчет налога производится за весь срок действия патента, даже за месяцы до даты уведомления. При этом превышение суммы авансов над итоговым налогом за год не подлежит возврату или переносу на будущие периоды.

Основные сложности при работе с иностранцами на патенте:

• контроль своевременного поступления уведомлений из ИФНС;
• корректный расчет коэффициентов для разных регионов;
• соблюдение лимита удержаний при доплате налога;
• ошибки в учете авансов или статуса патента.

Беженцы

Доходы иностранных сотрудников, оформивших статус беженца или временное убежище в России, облагаются НДФЛ по прогрессивной шкале — такой же, как и для налоговых резидентов РФ. Это правило действует независимо от фактического срока пребывания в стране, что упрощает расчет налога, но требует строгого документального подтверждения.

Однако при утрате статуса, например, из-за отзыва временного убежища, налог подлежит пересчету за весь период с применением ставки 30%. Это обязывает бухгалтера своевременно отслеживать изменения в миграционных документах сотрудников.

Взносы на обязательное страхование с доходов иностранных сотрудников по трудовым договорам в 2025 году

Страховые взносы на выплаты иностранным сотрудникам начисляются по тем же правилам, что и для граждан РФ — п. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ, ст. 10 Закона № 326-ФЗ. Работодатели применяют общий тариф 30% и 15,1% или льготные ставки (7,6%), если организация относится к субъектам МСП. Однако из этого правила есть два ключевых исключения:

• Граждане стран, с которыми заключены международные соглашения. Для временно пребывающих работников из Китая и Вьетнама взносы на ОПС не начисляются. Платежи распределяются между ВНиМ (8,9%) и ОМС (18,3%) от общего тарифа (Соглашение с КНР от 3 ноября 2000 года, Соглашение с Вьетнамом от 27 октября 2008 года).
• Высококвалифицированные специалисты (ВКС) из стран вне ЕАЭС. Их доходы не облагаются взносами, кроме платежей на травматизм (ст. 5 Закона № 125-ФЗ).

Взносы на травматизм начисляются на выплаты всем работникам, включая иностранных граждан и высококвалифицированных специалистов (ВКС). Взносы уплачиваются по тарифу, установленному для организации в зависимости от класса профессионального риска — например, для офисных работников он составляет 0,2%, а для строительных организаций может достигать 2,3%

Учет страховых взносов для иностранцев требует постоянного мониторинга изменений: от корректного применения международных соглашений до контроля статуса ВКС. Чтобы исключить ошибки и сэкономить время на анализе нормативов, доверьте расчет зарплаты, НДФЛ и взносов 1С-WiseAdvice.

Почему нам доверяют международные компании:

• Специализируемся на международном учете с 2010 года — работаем с множеством иностранных компаний.
• Знаем специфику учета как в РФ, так и за пределами страны. Многолетний опыт помогает нам разбираться даже в самых заковыристых международных соглашениях и избегать штрафов для наших клиентов.
• Не боимся многостраничных ЛНА и строгих SLA (соглашений об уровне сервиса). Выполняем требования клиента по расчету зарплаты и налогов на 100%.

Отдельные ситуации налогообложения иностранных сотрудников

Налогообложение иностранцев в России не ограничивается стандартными ставками НДФЛ. Отдельные случаи — например, выплаты удаленным фрилансерам или получение доходов от российских банковских вкладов — требуют индивидуального подхода и применения специальных норм Налогового кодекса.

Особая ставка НДФЛ для нерезидентов по процентным доходам от банковских вкладов

Доходы нерезидентов-иностранцев в виде процентов по банковским вкладам или остаткам на счетах в российских кредитных организациях подлежат налогообложению по фиксированной ставке 15% (п. 3 ст. 224 НК РФ). Указанная норма применяется вне зависимости от размера заработка и распространяется также на вклады, размещенные в Центральном банке Российской Федерации.

Изменения, закрепленные законом № 176-ФЗ от 12 июля 2024 года, исключили возможность применения «резидентских» ставок (13−22%) к таким выплатам, упростив расчеты для налоговых агентов.

Например, если нерезидент получает 50 000 ₽ процентов по депозиту в российском банке, сумма налога составит 7 500 ₽ (50 000×15%). Удержание НДФЛ осуществляется банком автоматически, что освобождает работодателя от дополнительных обязательств.

По иным доходам иностранца в РФ, включая зарплату, налог исчисляется отдельно, с учетом статуса резидента или нерезидента. Налогообложение вкладов роли для работодателя не играет.

Ставки НДФЛ для иностранцев, работающих дистанционно

С 2025 года доходы иностранных граждан, работающих удаленно у работодателей из России, облагаются НДФЛ по прогрессивной шкале — от 13% до 22%. Это правило распространяется как на трудовые, так и на гражданско-правовые договоры (ГПД), если выполнены критерии связи с юрисдикцией РФ. Ключевое условие — использование цифровых ресурсов, зарегистрированных в РФ: доменов в зоне .ru, ИТ-инфраструктуры, размещенной на территории страны и т. д. (пп. 6.3 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Например, нерезидент из Испании, разрабатывающий сайт для московской компании через платформу на РФ хостинге, платит НДФЛ 13% при годовом доходе до 2,4 млн ₽. Даже если физически он находится за границей, факт применения российских цифровых активов делает его источником заработка РФ. Дополнительно налогооблагаемой базой считаются компенсации — оплата жилья, лечения или перелетов (Письмо Минфина № 03−04−06/71 651 от 01 августа 2024 года).

Порядок удержания и уплаты НДФЛ с зарплаты иностранцев

Работодатель обязан удержать НДФЛ из ближайшей выплаты иностранному сотруднику и перечислить сумму в бюджет через единый налоговый платеж (ЕНП) на счет ЕНС, привязанный к ИНН организации (ст. 45 НК РФ).

Сроки сдачи отчетности и уплаты налога:

• При выплатах с 1-го по 22-е число — уведомление до 25-го, оплата до 28-го текущего месяца.
• При выплатах с 23-го числа по последний день месяца — уведомление до 3-го, оплата до 5-го следующего месяца.
• В декабре — уведомление и оплата в последний рабочий день года.

Форма 6-НДФЛ сдается ежеквартально, в нее включаются данные по всем доходам иностранцев: зарплате, вознаграждениям по ГПД, компенсациям. Организации с численностью штата более 10 человек обязаны отчитываться электронно. Для работодателей без выплат в отчетном периоде подача нулевого расчета не требуется.

С сентября 2025 года изменились правила ведения кадрового учета и начисления зарплаты — подробности ищите в этой статье от экспертов 1C-WiseAdvice.

Корректировка НДФЛ иностранных работников при изменении их налогового статуса

Если утрачен статус резидента, НДФЛ для иностранцев пересчитывается по ставке 30% с начала года. Например, при потере статуса в августе работодатель обязан пересчитать все выплаты с января по август, удержав разницу из ближайших начислений, но не более 20% от суммы (ст. 138 ТК РФ). Если до конца года списать недоимку не удается, организация направляет сведения в ИФНС, а сотрудник погашает долг самостоятельно на основании налогового уведомления.

При оформлении резидентства в отчетном периоде процент снижается до 13% для всех доходов с января.

Допустим, за 10 месяцев нерезидент получил 1,2 млн ₽ дохода, с которых удержано 360 000 ₽. (30%). После смены статуса в ноябре налог пересчитывается. Допустим, совокупный доход в ноябре достиг 1,32 млн ₽, тогда налог будет равен: 1,32 млн x 13% = 171 600 ₽. Переплата в 188 400 ₽ засчитывается в счет будущих выплат зарплаты, а остаток возвращается через ФНС по заявлению работника. В 6-НДФЛ данные отражаются только по итоговой ставке, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов.

Порядок применения налоговых вычетов для нерезидентов

Налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные) не применяются к доходам иностранных граждан-нерезидентов, даже если их вознаграждения облагаются по ставке НДФЛ 13%. Это связано с тем, что право на вычеты предусмотрено только для доходов, попадающих под п. 1 ст. 224 НК РФ, тогда как для нерезидентов действуют нормы п. 3 той же статьи.

Исключение возникает, если иностранный гражданин в течение года становится резидентом, пробыв в РФ 183 дня. В этом случае вычеты распространяются на все доходы с начала календарного года. Работодатель вправе скорректировать НДФЛ с зарплаты иностранцев, перерасчитав налог с учетом новых условий.

Санкции за несоблюдение налогового законодательства в отношении иностранных граждан

Налоговые агенты несут ответственность за корректное удержание и перечисление НДФЛ с доходов иностранных сотрудников. При нарушении обязательств штраф составит 20% от суммы задолженности (ст. 123 НК РФ). Дополнительно начисляются пени за каждый день просрочки с момента возникновения обязательства до фактического погашения (ст. 75 НК РФ). Если агент удержал НДФЛ, но не перевел его в бюджет, санкции применяются аналогично.

Отдельные штрафы предусмотрены за прием на работу иностранца без патента или с просроченным разрешением. Для организаций и ИП санкции варьируются от 250 000 до 800 000 ₽, для руководителей — от 25 000 до 50 000 ₽ согласно ч. 1, 4 ст. 18.15 КоАП РФ. Основанием для взыскания также служит несоответствие региона трудоустройства или профессии, указанной в патенте.

В случае невозможности удержать налог, например, при отсутствии выплат сотруднику, обязанность заплатить налоги переходит к самому работнику. Неуплата в этом случае влечет принудительное взыскание через ФНС (ст. 46 НК РФ).

Как избежать ошибок при расчете НДФЛ иностранных работников

Работа с иностранными сотрудниками требует безупречного знания миграционного и налогового законодательства. Ошибки в расчетах НДФЛ, несвоевременная корректировка ставок при изменении резидентского статуса или просроченные документы могут привести к штрафам до 800 000 ₽ и репутационным издержкам.

1C-WiseAdvice предлагает комплексный подход к решению этих задач.

Наша запатентованная система «Электронный аудитор» автоматически отслеживает ключевые параметры: сроки действия патентов, смену налогового статуса, соответствие региона работы. Например, при переходе сотрудника в статус налогового резидента наши эксперты замечают изменения с помощью аудитора и пересчитывают налог с начала года. Для высококвалифицированных специалистов (ВКС) мы обеспечиваем не только налоговую отчетность, но и полное сопровождение миграционного учета — от оформления разрешений до уведомлений в МВД.

Почему 1C-WiseAdvice:

• Экспертиза в сложных вопросах: 10 лет работы с международными командами, включая безупречное выполнение проектов для IT-стартапов и производственных холдингов.
• Автоматизация рисков: «Электронный аудитор» автоматически находит расхождения в данных, выявляя приближение сроков истечения документов и необходимость пересчета налогов.
• 100% выполнение SLA и финответственность: Мы единственные на рынке, кто фиксирует в договоре сроки и качество услуг, включая компенсации за ошибки. Наша деятельность застрахована на 45 млн рублей по страховому полису с расширенным перечнем рисков.
• Наш девиз «Бухгалтерия с пользой для бизнеса»: Консультации по оптимизации налогов для ВКС, отслеживание рисков и экспертная поддержка по любым вопросам — вы получаете не просто расчет налогов, а стратегического партнера.

Доверьте расчет зарплаты и налогов профессионалам — сосредоточьтесь на бизнесе, а мы обеспечим юридическую и финансовую безопасность. С 1C-WiseAdvice ошибки в работе с иностранными сотрудниками останутся в прошлом.