Как внедрить автоматизацию бухгалтерского учета: пошаговый гайд

Все современные компании сталкиваются с необходимостью автоматизации процессов бухгалтерского учета. Большое количество данных и документов, громоздкие отчеты приводят к ошибкам, которые могут стоить дорого. Автоматизация позволяет сократить издержки на содержание штата, упростить работу бухгалтерии и одновременно повысить ее эффективность. Рассказываем, что включает в себя переход на автоматизированный бухучет, как при этом избежать ошибок и что автоматизация дает предпринимателям.

Автоматизировать бухгалтерию — что это значит

Автоматизация бухучета — использование специальных информационных программ для проведения финансовых операций и формирования бухгалтерской отчетности. Она позволяет передать программе большую часть бухгалтерских задач и оптимизировать трудозатраты. Благодаря этому повышается уверенность в достоверности получаемых сведений и эффективность работы бухгалтерии.

Компьютерная программа для бухучета может выполнять такие операции:

• заполнять формы документов;

• хранить сведения;

• формировать выборки и сводную отчетность;

• рассчитывать налоги, доходы и расходы организации.

Часть специалистов бухгалтерии с опаской относятся к автоматизации своей работы. Они считают, что так обесценивается их труд, что может привести к уменьшению зарплаты или увольнению, потому что в их услугах перестанут нуждаться. Мнение ошибочное, поскольку автоматизация бухгалтерии упрощает работу специалиста, сокращает количество рутинных операций и позволяет снизить нагрузку. Однако без человека компьютерная программа работать не сможет. Именно бухгалтер принимает решение, какие методы использовать в операционных процессах и контролирует их выполнение. 

Кроме того, если бухгалтер обладает навыками работы со специальными IT-программами, то это лишь повышает его ценность в глазах работодателей.

Зачем нужна автоматизация бухучета

Согласно действующему законодательству, только небольшие организации могут вести бухучет и сдавать отчетность на бумаге. Остальные предприятия должны фиксировать данные в электронном формате. IT-технологии позволяют облегчить работу бухгалтеров, избавить от монотонных финансовых действий и формирования отчетности. При таком подходе ведомости, справки и отчеты можно получить в более короткий срок. 

Отметим, что даже небольшие организации сейчас не могут обойтись без цифровых решений в бухучете, потому что они позволяют всегда держать финансы под контролем. С их помощью все операции можно отслеживать в режиме реального времени, исключая вероятность ошибок и злоупотреблений положением. Исходя из этого, можно сделать вывод, что всем организациям для автоматизации бухгалтерии необходимы специальные программы. 

Кому нужна автоматизация учета

1. Руководителям организаций. Автоматизация помогает исключить неточности, а также снизить издержки на обработку документации. С помощью специальных программ владельцы компаний получают данные о выручке, объеме выпущенного товара и других важных показателях деятельности компании. Контролируя таким образом бизнес, руководители сокращают риск ошибок и злоупотреблений.

2. Бухгалтерам компании. Рутинные операции выполняются автоматически: заполнение форм и бланков, осуществление расчетов, формирование ведомостей и так далее. Благодаря этому у сотрудников бухгалтерии высвобождается время для выполнения иных задач.

3. Всем работникам предприятия. Они могут получить необходимые документы (выписки, справки) и предоставить свою документацию без задержек.

4. Клиентам организации. Они могут получать договоры и счета, подписанные удаленно, что исключает задержку в производственных процессах.

Что дает компаниям автоматизация бухучета

С помощью внедрения системы автоматизации в процессы бухгалтерии можно решить важные задачи предприятия:

• оперативно и без ошибок вводить данные бухгалтерского учета, формировать платежные и другие документы;

• быстро обрабатывать информацию;

• создавать регистры учета, например, оборотно-сальдовые ведомости, Главную книгу и т.д.;

• сократить объем бумажной документации;

• организовать быстрый обмен сведениями между сотрудниками бухгалтерии и различными отделами компании;

• наладить электронное взаимодействие с государственными ведомствами;

• быстро реагировать на нововведения в действующем законодательстве;

• исключить возникновение ошибок и неточностей из-за человеческого фактора;

• быстро формировать подробную и наглядную информацию о деятельности предприятия в виде таблиц и графиков;

• оптимизировать работу штатной бухгалтерии;

• составлять прогнозы и спланировать деятельность организации;

• разрабатывать стратегию развития бизнеса;

• оптимизировать расходы компании;

• наладить управление финансовыми потоками;

• формировать отчетность по международным стандартам.

Что нужно, чтобы автоматизировать бухучет

Чтобы автоматизировать учет, необходимо выполнить несколько важных шагов.

Выявить потребности компании

На первом этапе нужно определить, какие главные цели и первоочередные задачи стоят перед бухгалтерской службой организации. Предварительно потребуется проанализировать, какие операции выполняет бухгалтерия, что включает в себя документооборот. На базе этих сведений можно понять, каким отделам нужно дать доступ к общей базе. Сразу нужно определить, необходимо ли организовывать удаленную работу компании в облачной системе или хватит локального формата.

Определить задачи автоматизации

Нужно выделить основные задачи по автоматизации бухучета и определить сотрудников, которые будут отвечать за установку IT-системы. Главное на этом этапе — установить, какие именно информационные решения подходят конкретно вашей компании.

Провести обучение сотрудников

Работников предприятия необходимо обучить работе в системе, разъяснить ее основные особенности. Если кто-то из персонала не сможет освоить IT-решение, это будет плохо влиять на все процессы в организации.

Сложностей можно избежать, если определить ответственных лиц, которые будут контролировать переход сотрудников на автоматизированную бухгалтерию. Идеальное решение — проведение обучения разработчиками программы.

Опробовать новый формат работы

Составьте подробный план тестового периода. Он должен включать все операции информационной системы, которые персонал должен освоить к конкретному сроку. Параллельно сотрудники должны отмечать недостатки в работе системы автоматизации. Это позволит своевременно доработать выявленные недочеты.

После отладки системы автоматизации бухучета, можно начинать с ней полноценно работать.

Возможные ошибки при внедрении автоматизации учета

Главная цель автоматизации бухучета — повышение производительности и одновременное уменьшение трудозатрат, рост прибыли и исключение ошибок. Однако при внедрении автоматизации учета могут возникнуть серьезные ошибки, которые не позволят достигнуть нужного результата или даже приведут к убыткам. Обычно при запуске процесса перехода к автоматизированному учету происходит следующее:

• Желание перевести в электронный вид все процессы бухгалтерии, что может сделать работу сложнее.

• Неверно выбран вариант системы. Если пользователь будет часто корректировать правила налогообложения и отчетности, то в системе нарушится совместимость с процессами. Следует заранее выбрать наиболее подходящий вариант автоматизации бухучета.

• Недостаточный уровень квалификации сотрудников может сорвать переход на автоматизированный учет. Персонал следует обучить нововведениям.

• В автоматизированную систему некорректно перенесены сведения за прошлые периоды, в такой ситуации необходимо следовать рекомендациям разработчиков системы.

• Отсутствие технической поддержки программы.

• Формальный переход на автоматизированный бухучет, когда по-прежнему ведется бумажный документооборот, который позднее заносят в систему. Следует сразу исключить такую практику и дать возможность сотрудникам адаптироваться к новому процессу учета. 

Ошибки также могут возникнуть, когда внедрением автоматизированной программы организация занимается самостоятельно. Отсутствие опыта и подготовленных сотрудников мешает достижению целей автоматизации и приводит к ошибкам. 

Желание сэкономить может подтолкнуть к использованию самодельных автоматизированных программ, что может способствовать увеличению количества неточностей в отчетности и снизить достоверность сведений. 

Как автоматизация помогает избежать лишних расходов

Рассмотрим на примере, как автоматизация бухгалтерии позволяет сэкономить деньги компании. Фирма по производству штор и постельного белья решила выделить еще одну ветку бизнеса — пошив свадебных платьев. Стали расширять штат, заказывать ткань, фурнитуру, декоративные украшения и т.д. Это привело к существенному увеличению количества документов компании. Бухгалтер перестал справляться с новыми объемами работы. 

Руководитель решил взять в штат еще одного бухгалтера с заработной платой в 60 000 рублей в месяц. Он рассчитал, насколько увеличатся расходы фирмы и выяснилось, что содержание еще одного бухгалтера обойдется около 940 000 рублей в год. Помимо этого необходимо оборудовать для нового сотрудника рабочее место: приобрести компьютер, ПО и мебель. Общие расходы составили бы порядка 1 миллиона рублей в год. 

Главный бухгалтер фирмы предложила другой вариант оптимизации расходов — подключить ЭДО и автоматизировать ввод первичной документации. Благодаря этому не потребовалось нанимать нового сотрудника, а работа бухгалтерии стала эффективнее. Подключение ЭДО оказалось более бюджетным вариантом, чем найм еще одного бухгалтера.

Как автоматизировать отдельные отрасли бухучета

Автоматизация отдельных участков бухгалтерии — достаточно трудоемкая и затратная задача, которая необязательно даст нужный результат. Перед тем как приступить к автоматизации конкретного участка, нужно разобраться, какие процессы можно доверить программе, а какие все же необходимо продолжать выполнять вручную.

Помимо этого нужно рассчитать затраты на автоматизацию и дальнейшую поддержку нового процесса — какие сотрудники будут задействованы, как контролировать работу по новой системе, как отслеживать результаты.

Также сначала следует непосредственно автоматизировать учет. Сюда входят следующие процессы:

• обработка первичных документов;

• работа с банковскими выписками;

• формирование документов на реализацию, покупку и другие операции;

• обработка информации о денежных средствах, имуществе и задолженностях предприятия.

Большинство учетных процессов по бухгалтерии можно автоматизировать с помощью специальной бухгалтерской программы, например, 1С. Однако закупить программные лицензии недостаточно — нужно также обеспечить рабочие места, разграничить права доступа для сотрудников, разработать доработки документов под специфику компании. Обслуживание одного такого рабочего места может обойтись в разы дороже, чем зарплата нескольких сотрудников, которые бы те же операции выполняли бы вручную.

Оптимизировать расходы на автоматизацию и получить совершенно другой уровень организации учетных процессов можно с помощью бухгалтерского аутсорсинга от 1C-WiseAdvice. В компании автоматизированы все главные участки учета, разберем каждый участок подробнее.

Работа с персоналом

Автоматизация бухгалтерии позволяет полноценно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату работникам. В 1С-WiseAdvice используется программа 1С:ЗУП с множеством доработок и обработок для упрощения работы с персоналом. В базе при внесении данных автоматически проверяется их корректность — каждый месяц формируется отчет по отклонениям, например, по нехватке количества знаков в сведениях о сотруднике (ИНН или СНИЛС), наличию незаполненных строк и т.д. Расчетные листки из 1С: ЗУП рассылают персонально каждому сотруднику на электронную почту.

Организация документооборота

При ведении бухгалтерского учета формируется большое количество форм документов: накладные, акты, счета-фактуры и т.д. В 1C-WiseAdvice используется собственное программное решение по управлению сбором и обработкой первичной документации, чтобы документы всегда были в порядке. 

При работе с документами выдерживаются сотни контрольных пунктов, где без прохождение одного этапа нельзя перейти к следующему. Это позволяет следить за тем, у кого сейчас находятся документы, на каком они этапе, а также соблюдать все договоренности с клиентом.

Контроль налоговой отчетности

Отдав бухгалтерию на аутсорсинг, компания также получает автоматизацию подготовки налоговой отчетности. Помимо самого формирования отчетов, в 1C-WiseAdvice проводятся:

• автоматическая сверка налоговых сумм по каждому типу налогов с учетом возможных отклонений (переплат или, наоборот, недоплат);

• формирование платежного календаря в электронном формате с уведомлениями о необходимости сдать определенную отчетность или напоминаниями об уплате налогов в установленный срок;

• автоматическая сверка сведений лицевого счета налогоплательщика с бухотчетностью для проверки наличия долга перед бюджетом.

ЭДО

Электронный документооборот существенно облегчает работу бухгалтеров. 1C-WiseAdvice позволяет клиентам отказаться от первички и подписывать документы удаленно через электронную почту. Также в 1С автоматически формируются документы в электронном виде с прикрепленным сканом. Благодаря этому всегда понятно, на основании чего провели проводку.

Работа с банковскими выписками

Взаимодействие с кредитными организациями ведется через банковскую программу. Чтобы автоматизировать этот участок учета, бухгалтерская программа интегрируется с Клиент-банком. Это особенно удобно, потому что сведения на основе выписок из банков неоднократно обновляются за день в системе. 

Так платежные поручения подписываются с помощью ЭДО и направляются в электронном виде в банк. В 1C-WiseAdvice производится автоматическое разнесение выписок из банка в 1С согласно преднастройкам шаблона платежей.

Кому можно доверить быструю и качественную автоматизацию учета 

1С-WiseAdvice поможет перейти на автоматизированный бухгалтерский учет любой организации — как представителям микробизнеса, там и крупным предприятиям, имеющим большое число процессов и внушительные обороты. Такая автоматизация подходит для организаций любой сферы и позволяет повысить продуктивность работы бухгалтерии.

Основные плюсы услуг автоматизации 1С-WiseAdvice:

• оперативное внедрение нормализованной системы учета;

• перевод бумажного документооборота в электронный формат;

• сокращение риска возникновения неточностей и ошибок, а также расходов на их корректировку;

• оперативный анализ финансовой документации и статистических сведений;

• отслеживание работы бухгалтерии в реальном времени.

Решение по автоматизации от 1С-WiseAdvice можно применять не только на предприятии любого профиля и размера, но и закрывать отдельные участки учета.

Заказать услугу