Как вести управленческий учет в Excel
Бюджетирование и управленческий учет Управленческая отчетность в Excel Примеры управленческого учета в Excel Есть ли альтернативы Excel для управленческого учета
Для собственников бизнеса, которые хотят иметь под рукой наглядную картину положения дел в компании, ведение управленческого учета – осознанная необходимость. Причем, независимо от масштабов бизнеса, такой учет – это система таблиц и отчетов с аналитикой в самых разнообразных разрезах: по продуктам, по проектам, по поставщикам и др. Совокупность всех этих отчетов с актуальными данными нужна для принятия взвешенных управленческих решений.
Самым удобным инструментом для постановки и ведения управленческого учета долгое время были таблицы Excel. Но благодаря сервисам-конкурентам, у компаний появилось больше возможностей для выбора способа ведения управленческого учета и обработки нужных для аналитики данных.
Бюджетирование и управленческий учет
Главной целью управленческого учета является предоставление информации, необходимой руководителям различного уровня для повышения эффективности управления предприятием. Оно выражается в росте рентабельности компании и увеличении ее конкурентоспособности в занимаемом сегменте рынка. Поэтому часто главную цель управленческого учета формулируют как управление прибылью через управление затратами.
Основными задачами для достижения поставленной цели будут:
- планирование (на основе метода бюджетирования);
- определение затрат и контроль (в т.ч. калькулирование себестоимости на основе принятой классификации затрат);
- принятие решений.
На практике эти задачи реализуются следующим образом:
- формирование управленческой отчетности в виде различных бюджетов;
- контроль исполнения бюджетов на основании данных учета, в том числе контроль за исполнением договоров (в первую очередь с покупателями и поставщиками);
- ведение многосценарного планирования;
- осуществление план-фактного анализа.
Плюсы ведения «управленки» в Excel:
- Доступность
- Excel имеет ряд специализированных финансовых функций
- Наглядность и относительная простота для небольших компаний
- Возможность развития системы с помощью макросов
Минусы:
- Таблицы Excel для управленческого учета по мере развития бизнеса увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета
- Минимальные возможности интеграции с другими системами
- Увеличение сложности таблиц, невозможность решения задач управленческого учета только простыми формулами, без использования программирования
- Низкая отказоустойчивость
Управленческая отчетность в Excel
В небольших компаниях использование дорогостоящих средств автоматизации управленческого учета не всегда оправдано. Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов:
- Отчета по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет по финансовому результату компании)
- Отчета по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow)
- Баланса (БЛ, BS, Balance sheet)
На каждом предприятии, в зависимости от его направления деятельности, управленческая отчетность отличается по форме, содержанию, регулярности составления.
Но существуют общие рекомендации для создания управленческих отчетов в Excel.
- Таблицы с разными отчетами должны быть разделены
Для облегчения поиска и анализа информации в различных отчетах необходимо разделять отчеты по разным листам. Не стоит умещать все данные на одном листе, так как в этом случае сильно затрудняется обновление данных и получение актуальных отчетов. - Использование категорий для суммирования значений
Для удобства работы с отчетом хорошим тоном является размещение на первой странице сводных показателей отчета и их расшифровкой на последующих. Для этого необходимо объединить исходные данные по дополнительной группировке (категории) Такой формат представления информации будет нагляднее и удобнее для пользователей. - Использование автозаполнения
Справочники единиц бизнеса, центров финансового учета, проектов, статей значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек или ограничивая выбор значения из списка. - Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
Встроенные аналитические функции, такие как дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие, увеличивают качество анализируемой информации в отчетах и позволяют выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать. - Листы корректировки
Если отчеты строятся на выгрузке данных из других систем, корректировать от руки данные в этих таблицах нельзя. Для этого создаются специальные листы корректировки, в которых можно отследить все изменения исходных данных. - Проверочные ячейки
При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки. - Настройка защиты листов
Контрольные листы отчетных форм, листы выгрузки данных, итоговые отчеты должны быть защищены от изменений. Изменения можно вносить только в корректировочные листы.
В интернете много примеров таблиц Excel для ведения управленческого учета. Но просто брать и пользоваться ими рискованно. Готовые таблицы Эксель для управленческого учета не учитывают специфику вашего бизнеса и, возможно, содержат неподходящую вашему бизнесу аналитику для принятия управленческих решений.
Примеры управленческого учета в Excel
Таблицы управленческого учета в Excel обычно выглядят следующим образом:
Рис. 1 Таблица управленческого учета Excel
Рис. 2 Таблица управленческого учета Excel
Есть ли альтернативы Excel для управленческого учета
В качестве альтернативы Excel для автоматизации управленческого учета компаний малого бизнеса можно использовать готовые онлайн-сервисы.
При всех своих плюсах ведение «управленки» в Экселе имеет свои недочеты. Например, вносить корректировки в бюджет с помощью Excel и поддерживать их актуальность очень сложно (а если уж быть точнее, практически невозможно). Если в бюджете что-то меняется, если внести в таблицу правку, то впоследствии крайне затруднительно понять, почему изменилась какая-то цифра, откуда она вообще взялась.
Все эти проблемы теряют свою актуальность для клиентов 1C-WiseAdvice, которые к комплексному бухгалтерскому обслуживанию подключили наш уникальный сервис управления финансами – «Управленка».
Сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию по финансам компаний.
Рис. 3 Сервис «Управленка»
Для формирования полноценной отчетности в «Управленке» необходимо:
- Указать статьи денежных операций
Когда вы добавляете операцию вручную, вы указываете для нее статью. Чтобы изменить статью у существующей операции, нажмите на эту операцию в таблице и измените поле «Статья». Сохраните операцию. - Указать проекты для операций
Проекты нужны для разделения прибыли / убытков по проектам и оценки рентабельности проектов. Добавление проектов осуществляется на закладке «Проекты». - Можно указать несколько статей и проектов для одной операции
Итоговая сумма всех частей должна совпадать с общей суммой операции.
Сервис помогает бизнесу:
- Выполняет синхронизацию управленческого учета с банками
- Предоставляет информацию по прибыльности различных частей бизнеса
- Планирует предстоящие платежи и поступления ДС, предсказывает кассовый разрыв
Плюсы:
- Настроенный управленческий учет для небольших компаний
- Продуманная визуализация основных показателей бизнеса
- Высокая отказоустойчивость
- Синхронизация с 1С:Бухгалтерией
- Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
Подпишитесь на обновления блога
-
Автоматизация управленческого учета на предприятии
17 сентября 2020
-
Программы 1С
для автоматизации управленческого учета05 марта 2020 -
Постановка управленческого учета
с нуля19 марта 2020 -
Управленческий учет
в компании:
задачи, цели и принципы23 марта 2020