Как сэкономить время главного бухгалтера

Перегруженный главбух в вечном аврале, который задерживается по вечерам, работает по выходным и не может уйти в отпуск – стандартная картина для многих компаний. У кого-то это даже вызывает уважение, ведь если главбух «зашивается», значит, молодец – старается.

Однако если авральный режим главбуха стал нормой, это еще не значит, что пора расширять штат, нанимать главбуху помощников или повышать ему заработную плату. Сначала узнайте, куда уходит время.

Повышенная зарплата не прибавит часов в сутках и не поможет главбуху успевать больше. Постоянные перегрузки в конце концов приведут к тому, что человек потеряет интерес к работе и в итоге либо будет работать «на отвали», либо вовсе уволится.

Другая проблема перегруженного бухгалтера – увязание в текучке. Он только и делает, что занимается повседневными задачами, которые сыплются на него как из рога изобилия, и «тушит пожары». На стратегические задачи, такие как налоговая оптимизация, автоматизация процессов, поиск путей экономии, повышение квалификации у него не остается ни времени, ни сил.

В этой статье расскажем об «убийцах» рабочего времени главбуха, и что с этим можно сделать.

Мы не будем говорить о том, что главбуху нужно планировать рабочий день, организовывать рабочее место, нельзя зависать в соцсетях и т.д. Это статья для руководителей, чтобы они со стороны могли оценить, на что действительно уходит время главного бухгалтера, и подумали, как его можно разгрузить.

«О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»

Главных бухгалтеров любят приглашать на всевозможные совещания, вот только не всегда они там нужны.

Проанализируйте, так ли нужен главбух на всех совещаниях, летучках, планерках? Минус одно совещание – это уже плюс один-два часа рабочего времени главбуха.

«Марьванна, а как авансовый отчет оформить?»

Сотрудники других подразделений часто обращаются к главбуху с разными вопросами, и он вынужден тратить время на объяснения.

Чтобы бухгалтер каждый раз не инструктировал сотрудников по одним и тем же ситуациям, нужно повышать грамотность работников и опережать эти вопросы.

Имеет смысл составить список часто задаваемых вопросов и подготовить инструкции с заполненными образцами документов. Только не надо делать инструкции ради инструкций, которые написаны сложным канцелярским языком, иначе поток обращений не снизится. Это должны быть понятные разъяснения на человеческом языке, проще говоря для «чайников».

Инструкции с образцами документов рассылаются по отделам или помещаются на сервере в папке, к которой имеют доступ те, для кого они составлялись. Если сотрудник обращается с вопросом, пусть главбух отсылает его к этой папке, а отвечает только по нестандартным ситуациям. Постепенно сотрудники привыкнут и перестанут беспокоить.

«Проще сделать самому, чем переделывать за другими»

Если главбух тратит время на то, что должны делать его сотрудники или постоянно исправляет за ними ошибки, это еще не значит, что он герой труда, а сотрудники бестолковые. Это неумение делегировать, плохо организованная работа отдела или неумение (а может, нежелание) объяснять. И получается, что вы покупаете низкоквалифицированную работу по стоимости времени главбуха, да еще и рядовым сотрудникам платите.

Задача главбуха – построить работу бухгалтерии так, чтобы каждый хорошо делал свое дело. Для этого нужно грамотно подбирать кадры, обучать, объяснять, а где-то требовать. Парадокс в том, что и для этого главбуху нужно время, а его из-за постоянных авралов нет. Получается замкнутый круг: главбух делает работу сам, потому что нет времени объяснять, сотрудник не может научиться, потому что ему не доверяют и не объясняют.

Пропишите KPI (ключевые показатели эффективности) бухгалтеров, где их премия зависит от количества допущенных ошибок в учете и первичных документах, и выполнения дополнительной работы. Тогда бухгалтеры будут заинтересованы в том, чтобы не делать ошибок и учиться новому.

За сторонними специалистами не придется ничего переделывать – все свои ошибки компания-аутсорсер оплачивает из своего кармана.

«Где документы, мне месяц закрывать надо?!»

Бухгалтерия больше всех остальных служб зависит от документов. На каждую операцию нужен подтверждающий документ. Но главбухам часто приходится буквально «выцарапывать» нужные бумажки из других служб.

Если главбух вовремя не получит накладную, акт, счет-фактуру или другие документы, он неправильно посчитает налог и сделает неправильную отчетность. Поэтому приходится либо одолевать отделы и службы компании звонками и требовать нужные документы, либо переделывать готовые отчеты, либо пересчитывать налоги и сдавать уточненные декларации. Нужно ли говорить, сколько времени это отнимает?

Выстройте документооборот организации «под бухгалтерию», чтобы у главбуха вовремя были все документы, которые нужны для отчетов и расчета налогов, и ему не приходилось напоминать и переделывать отчеты. Составьте график документооборота, где четко прописано, кто, когда, куда и какой документ должен сдать. Своевременную сдачу документов в бухгалтерию пропишите в KPI сотрудников ответственных подразделений, чтобы они были материально заинтересованы вовремя оформить документ или «вытрясти» его с контрагентов.

«Налоговая все время что-то требует»

С такой проблемой особенно часто сталкиваются компании на общей системе налогообложения, которые платят НДС. Налоговики любят заваливать их требованиями, в ответ на которые бухгалтерии приходится собирать кипы документов.

Сократить потери времени в этой ситуации поможет полный порядок в документах и электронный архив документов, чтобы можно было быстро найти и собрать все бумаги.

Как выяснить, на что именно уходит время главного бухгалтера?

С этим поможет фотография рабочего дня.

Это документ, где в течение дня фиксируются все действия, которые выполняет сотрудник, и их продолжительность.

Фотографию может сделать:

1. Сам главбух
   Это проще, но не всегда показательно, т.к. нет гарантии, что он напишет все как есть. Один наш клиент рассказал, что хотел проанализировать рабочее время сотрудников и поручил всем заполнить фотографии. Впоследствии он узнал, что главный бухгалтер отнесся к этому как к ненужной формальности. В конце рабочего дня просто вызвал сотрудницу и продиктовал ей, что вписать в таблицу.
2. Другой сотрудник или приглашенный специалист
   Если вы действительно хотите узнать, на что уходит время главбуха и как это время можно сэкономить, привлеките другого человека для заполнения фотографии. Может случиться так, что именно в дни, когда делают фотографию рабочего дня, главбух успевает больше, чем обычно. Значит в другие дни без наблюдателей он делал что-то не по работе. Например, «шабашил», ведя бухгалтерию других фирм. Форма фотографии может быть любой, за основу можно взять эту:

Имея на руках такую фотографию, а может и не одну, вы сможете выявить «пожирателей» времени главного бухгалтера и узнать, кто в этом виноват. И уже потом сделать вывод, что нужно для решения проблемы: оптимизировать процессы, расширять штат или что-то другое.

«Пожирателей» времени ликвидировали, но главбух все равно не успевает

Вам поможет аутсорсинг.

Вовсе не обязательно передавать на аутсорсинг всю бухгалтерию, вы можете отдать на аутсорсинг отдельные участки, чтобы сэкономить время и деньги на зарплате рядовых бухгалтеров для рутинных операций.

На аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, кроме рутинных операций, вы можете передать:

1. Обработку сложных документов и операций: ГТД, факторинг и пр.
2. Специфические, трудоемкие формы налоговой отчетности: отчеты о контролируемых сделках, подтверждение экспорта, подтверждение импорта из Белоруссии и Казахстана и пр.
3. Подготовку отчетности по кредитам и гарантиям по форме банка.
4. Учет и расчеты по второстепенным, вспомогательным бизнес-процессам: столовая, арендодатели, вспомогательное производство и пр.
5. Бухгалтерию сопутствующих/непрофильных юр.лиц и т.д.

Вывод

Освободите драгоценное время главного бухгалтера, дайте сосредоточиться на важном – и он принесет вашему бизнесу больше пользы.

Заказать услугу