Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Шаг 3. Проверить состояние расчетов с бюджетом

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде. Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам. Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках. Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии. Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

1. Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах
   
   Как это сделать:
   
   • Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
     
   • Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
     
   • Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах
     
   Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).
2. Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям)
   
   Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.
   
   Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.
3. Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли
   
   Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.
   
   Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!
4. Посчитайте долю вычета по НДС
   
   Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.
   
   Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%
   
   Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.