Бухгалтерский аутсорсинг для бизнеса: зачем нужен и что делать с бухгалтером в штате?

Воспользоваться услугами аутсорсера – это значит передать функции штатного бухгалтера стороннему подрядчику (провайдеру). Благодаря такому решению, руководитель компании может отойти от бюрократических задач и сосредоточиться на развитии бизнеса.

Спрос на услуги бухгалтерского аутсорсинга в России в 2023 году вырос: совокупная выручка компаний-аутсорсеров увеличилась год к году – до 4,7 млрд рублей (аналитика Smart Ranking). Популярность бухгалтерского аутсорсинга начала расти в 2021 году. В целях экономии компании массово перенаправляли составление финансовой отчетности и другие задачи на внешних исполнителей. Игроки рынка отмечают, что в 2024 году спрос на их услуги продолжает расти.

При этом аутсорсинг не всегда полностью заменяет штатного специалиста. Некоторые фирмы передают на аутсорсинг лишь часть задач, оставляя в штате должность бухгалтера. В статье разбираемся, как главбуху и аутсорсинговой компании взаимодействовать, чтобы принести выгоду бизнесу.

Зачем нужен бухгалтерский аутсорсинг

Бухаутсорсинг часто рассматривают как способ оптимизации расходов на ведение бухгалтерского учета. Согласно исследованию RAEX, среди основных причин перехода на аутсорсинг — стремление к оптимизации и цифровизация бизнес-процессов. Компании ждут от аутсорсинг-провайдера не столько замены внутренней функции, например, бухгалтера или кадровика, а ищут в нем полноценного бизнес-партнера для оптимизации бизнес-процессов.

У бухгалтера в штате же несколько иная функция. Он занимается начислением зарплаты, готовят и отправляют отчетность в налоговую, следят за финансовыми потоками, следят за производственными затратами, проводят инвентаризацию и обрабатывают документацию, связанную с финансами предприятия.

Среди основных задач можно выделить пять:

1. Предупреждение негативных последствий для бизнеса. Такие последствия выражаются в виде штрафов или проверок со стороны контролирующих органов.
2. Управление. Сбор полных и достоверных данных о деятельности компании.
3. Анализ. Обработка данных с помощью специальных ресурсов.
4. Контроль. Выявление рисков.
5. Информирование. Понимание основных целей бизнеса и своевременное предоставление актуальной информации руководителю.

У провайдеров уже есть готовые решения, такие как OCR, ERP, Employee Self Service, BI, которые они готовы предложить заказчикам, что избавляет компании от необходимости тратить собственные ресурсы на разработку и внедрение подобных инструментов. Однако выбор, кто с этим будет работать в дальнейшем компания оставляет за собой. И вполне вероятно, что связующим звеном между партнером-клиентом и партнером-аутсорсингом будет штатный бухгалтер.

Среди факторов, обеспечивших спрос, следует отметить законодательные изменения и усложнение учета в части новых стандартов, в направлениях аренды, основных средств, капитального вложения и необходимости провести мероприятия по переходу от старых стандартов к новым. И на этом этапе аутсорсинг снова становится для главного бухгалтера помощником, разгружая его от постоянного мониторинга законодательного фона.

В каких случаях компании переходят на аутсорсинг

Бухгалтер хочет распределить ответственность за ведение особо важных участков бухгалтерии. Аутсорсер как провайдер несет материальную ответственность за результат своей работы. Например, если по вине аутсорсера компания заказчика получила штраф, последний полностью возместит понесенные убытки. Для сравнения в штате ответственность застраховать нельзя, особенно субсидиарную. А вот аутсорсинг – может.

Предприниматель хочет воспользоваться готовыми технологичными решениями, на внедрение которых нет ресурсов. Например, в 1С-WiseAdvice есть программный комплекс «Электронный аудитор». Это модуль для 1С: ЗУП, который ежедневно проверяет бухгалтерские базы на соответствие стандартам учета.

Корректность отражения данных по уволенным сотрудникам проверяется путем формирования реестра расчетных листков новых сотрудников. Соотношение процента удержания к ФОТ проверяется автоматическим сопоставлением суммы удержаний с итоговыми начислениями (по всем видам). При обнаружении подозрений бухгалтер вручную проверяет все операции.

Полезен и сервис для кадрового и бухгалтерского обслуживания «Личный кабинет сотрудника». Он дает возможность сотруднику в онлайн режиме получать ответы на свои вопросы, связанные с работой в компании. Например, можно узнать остаток отпуска на указанную дату или отправить запрос на изменение личных данных.

Генеральный директор не хочет больше выполнять функции главбуха
В этом случае они передают часть своих обязанностей проверенным провайдерам, а сами занимаются решением стратегических задач.

Предприниматель не хочет расширять штат и решать связанные с этим организационные вопросы
Например, обеспечивать новое рабочее место с закупкой необходимого оборудования.

Предприниматель хочет в любое время получать профессиональную консультацию
В процессе работы часто возникают задачи из смежных областей, в которых бухгалтер может не иметь достаточной квалификации. Например, вопросы из сферы трудового права.

Какие функции чаще всего передают на аутсорсинг

Наиболее часто на аутсорс передают функцию расчета зарплаты и ведение кадрового делопроизводства. Бухгалтеры часто не хотят в это погружаться, к тому же цена ошибки довольно высока. Например, если вы не досчитали размер зарплаты, это может закончится внутренними разбирательствами и скандалом.

Работая с аутсорсером, штатный бухгалтер может усилить свои компетенции. Например, лучше разобраться в ИТ-составляющей, так как это неотъемлемая часть работы аутсорсера. Также дистанционное взаимодействие способствует развитию навыков профессионального заказчика: умение ставить конкретные цели перед исполнителем и понимать, каким должен быть результат.

В каких случаях аутсорсинг не подойдет

Можно выделить несколько ситуаций, когда аутсорсинг не подойдет. Например, если руководство компании предпочитает видеть каждого сотрудника в офисе и иметь возможность в любой момент обратиться к нему лично. Такой подход, увы, идет вразрез с принципом аутсорсинга – полностью удаленной команды, которая фиксирует и обрабатывает каждое обращение.

Аутсорсинг – это, прежде всего, партнерство двух равноправных компаний. Поэтому:

• Если в компании принят стиль управления «голосом», то есть в конце дня руководство может поставить срочные задачи на выходные, что считается нормой. При этом отказаться не получится.
• В компаниях, где не формализован процесс и работа часто делается в авральном режиме. Все держится не на отлаженном процессе, а на конкретных специалистах, которые не всегда работают оперативно. Например, вместо четко поставленного ТЗ клиент присылает голосовые сообщения или письма, из которых сложно выстроить четкую систему.
• Руководитель видит себя единоличным авторитетом и не хочет прислушиваться ко мнению других сотрудников.

Построить партнерские отношения не получится. А значит, и аутсорсинг не сможет принести пользы бизнесу и сотрудничество нецелесообразно.

Миф: наняли аутсорс – бухгалтер на месте не нужен

Попробуем развенчать еще один популярный миф: если передали дела на аутсорс, значит, штатный бухгалтер вообще не нужен.

Штатный сотрудник работает только с одной компанией, это человек в команде. Такой сотрудник знает в деталях и мелочах все тонкости работы именно с вашей компанией, ваши особенности, пожелания. Если штатный бухгалтер проработал в организации длительное время, он становится частью общего дела и имеет больше мотивации для достижения поставленных целей, чем сотрудники аутсорса.

Сотрудник в штате всегда «под присмотром». Есть такой тип руководителей, которые начинают нервничать, когда давно не видели своего бухгалтера. Поэтому даже при наличии аутсорсинга в таких компаниях должно быть связующее звено – главный бухгалтер.

Обязанности бухгалтера в штате прописаны в трудовом договоре, за ошибки и нарушения можно лично отчитать, за хорошую работу — премировать. Словом, вы платите ему зарплату, вы его начальство, а значит, у вас есть все основные инструменты для контроля и мотивации сотрудника.

Руководителю легче контролировать деятельность специалиста и обеспечить безопасность данных. Хотя это преимущество скорее имеет психологический характер, так как надежные аутсорсинговые компании прописывают условие сохранения конфиденциальной информации прямо в договоре.

Штатный бухгалтер всегда находится в офисе компании, а значит может быстро ответить на вопросы руководителя, решить проблему и внести коррективы в документы.

Таким образом, штатный бухгалтер имеет возможность сохранить свою позицию в компании, даже при передаче части задач на аутсорсинг. Решение об удержании штатного специалиста принимается руководством компании и зависит от предпочтений владельца в вопросе удобства взаимодействия. В случае положительного решения, бухгалтер может принять роль координатора, обеспечивающего связь между компанией и аутсорсинговым агентством.

Перспективы развития аутсорсинга

По данным исследовательской компании Research and Market, к 2030 году объем мирового рынка аутсорсинга финансовых и бухгалтерских бизнес-процессов достигнет 110,74 миллиарда, а среднегодовой темп роста составит 9,1%. Главные факторы – инновации, глобальная конкуренция и новые технологии. Вы можете не дожидаться 2030 года и передать бухгалтерию надежному партнеру уже сейчас.

Крупные предприятия внедряют новые бизнес-стратегии, чтобы привлечь огромное количество покупателей и сохранить свои позиции на рынке в области финансов и бухгалтерского учета.

В России также прогнозируется развитие аутсорсинга. Опрос «Технологий доверия» (бывшая PwC) показал следующее: «По мнению представителей крупных российских компаний, принявших участие в настоящем опросе, рынок аутсорсинга в России вырастет на трехлетнем горизонте, а больше трети респондентов планируют увеличить долю аутсорсинга в ИТ-услугах в среднесрочной перспективе».

Значительная часть компаний прогнозирует увеличение рынка аутсорсинга ИТ на горизонте 2-3 лет.

Заказать услугу