10 правил хорошего справочника статей движения денежных средств

Качественная настройка управленческой аналитики – один из основных этапов постановки управленческого учета. 

Для формирования управленческих отчетов, которые будут приносить пользу бизнесу, необходимо обстоятельно подойти к списку статей движения денежных средств. От структуры статей ДДС зависит наглядность, достоверность и корректность управленческого учета. Мы проанализировали различные сферы деятельности наших клиентов и подготовили универсальный перечень правил, который позволит собственникам бизнеса получить максимум от использования сервиса «Управленка».

Правило 1 «Делите статьи по видам деятельности»
Для того, чтобы определить, приносит компания деньги или нет, нужно разделять денежный поток по трем видам деятельности: «Операционная», «Финансовая» и «Инвестиционная». Такое деление по видам движения денежных средств позволяет отделить денежный поток, который генерирует компания в ходе своей деятельности, от остальных оборотов.

Раздел «Операционная деятельность» является ключевым и показывает, насколько компания готова генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности, покрытия кредитов и своего развития.

В «Инвестиционной деятельности» отражаются операции приобретения и продажи таких ресурсов, как недвижимость, оборудование, а также покупка лицензий и инвестиции в НИОКР.

Движения, отраженные в разделе «Финансовая деятельность» включают в себя поступления и выплаты по кредитам и займам, изменения состава капитала фирмы.

Правило 2 «Учитывайте перемещения отдельно»
Помимо основного деления по видам деятельности желательно также отдельно учитывать перемещения между счетами, снятие наличных в банке или инкассацию выручки. Отделяя такие движения денег, вы очищаете управленческую информацию от лишних оборотов. При этом необходимо контролировать, чтобы суммарный денежный поток по таким операциям всегда равнялся нулю.

Правило 3 «Разделите поступления и выплаты»
Для каждой группы статей по видам деятельности необходимо добавить отдельные группировки статей, по которым деньги поступают в компанию и происходят выплаты. Таким образом, вы сможете наглядно контролировать положительный денежный поток и происходящие выплаты. Это удобно при анализе БДДС, если, например, в течение года изменилась структура поступлений по различным статьям, но общая сумма поступлений превышает бюджет.

Правило 4 «Делите затраты на производственные и административные»
Если в компании много статей расходов, то в качестве дополнительной аналитики можно использовать характер выплат:
- Производственные, то есть те выплаты, которые компания проводит для производства товаров, закупок или оказания услуг
- Управленческие и коммерческие расходы – непроизводственные затраты, которые необходимы для работы и продвижения компании
При делении статей на группы, желательно не использовать иерархию более четырех уровней.

Правило 5 «Не увлекайтесь детализацией»
Много статей – это хорошо! Однако, не стоит слишком сильно детализировать перечень статей – это может привести к тому, что затраты на поиск походящей статьи и анализ отчетов превысят всю пользу от такого детализированного учета. Придерживайтесь правила – если статья в годовом выражении занимает менее 10% в группе – от нее можно отказаться.

Правило 6 «Анализируйте прочее»
Ничего критичного в том, что в перечне статей есть статьи, операции по которым нельзя отнести к определенной статье. Например, незначительные и непостоянные выплаты. Но нужно на постоянной основе контролировать, какие операции попадают в «Прочее» и, если размер этой статьи становится существенным, необходимо выделить дополнительные подстатьи в справочнике статей ДДС.

Правило 7 «Не ограничивайтесь только статьями»
Бывают ситуации, когда необходимо контролировать поступления по разным направлениям или продуктам. Для этого не нужно дробить статью «Поступления от покупателей» на несколько, а воспользоваться дополнительной аналитикой управленческого учета, например, проекты. Так же стоит дробить структуру статей по местам формирования затрат или их физической сущности.

Правило 8 «Допустите отрицательные движения по статьям»
Все движения денежных средств в бухгалтерском учете, которые поступили на расчетный счет или в кассу, необходимо отразить по статье поступления денежных средств. Однако, в ряде случаев – это может исказить управленческую отчетность. Например, при возврате денежных средств покупателю или от поставщика. В этом случае лучше использовать те же статьи, что в первоначальной операции. Если необходима информация по возвратам и их причинам, то такие операции лучше расшифровать в отдельном отчете.

Правило 9 «Использовать короткие наименования статей»
Как минимум, не всегда длинные названия статей могут поместиться в отчете. Название статьи должно быть коротким, но информативным. Оно должно передавать общий смысл статьи и суть, относящихся к ней операций. Желательно не дублировать названия статей из разных подгрупп.

Правило 10 «Использовать коды для статей»
Для точной идентификации статей можно использовать коды, которые нужно добавить перед их наименованием. Такие коды позволят легче выбирать статью, помогут избежать путаницы в составлении бюджетов и отчетов. Существует несколько способов кодирования статей ДДС. Мы предлагаем воспользоваться следующим способом:

1. Определите количество серий (количество групп в иерархии)
2. Рассчитайте количество разрядов для каждой серии (например, для верхнего уровня подойдет 1 разряд)

В результате вы получите необходимую разрядность кода статьи, то количество цифр из которых будет состоять код каждой статьи.

Расшифровка структуры статей управленческого учета в сервисе «Управленка» выглядит следующим образом:


В управленческом учете нет четких стандартов и универсальных решений, подходящих для каждого бизнеса. Однако, если вы последуете приведенным общим правилам и будете исходить из того, какая вам необходима информация для управления компанией, то сможете составить работающий перечень статей движения денежных средств, который поможет вам принимать управленческие решения на основе цифр.