Рассказываем, как передача на аутсорсинг учетных процессов и перевод кадрового делопроизводства в электронный формат помогают избавить HR-отдел от рутины и ошибок, снизить затраты компании и успевать за темпом изменений в законодательстве.

Болевые точки HR на современном рынке

HR-директора сегодня работают в постоянном потоке внешних изменений. За последние годы в силу вступил целый ряд законодательных изменений: от правового признания кадрового электронного документооборота (закон №377-ФЗ от 22.11.2021) до ужесточения ответственности за нарушения в области персональных данных (закон №420-ФЗ от 30.11.2024). Эти нововведения требуют пересмотра внутренних политик и оперативного внедрения новых инструментов.

Помимо нормативных рисков, существует и давняя организационная боль: кадровые процессы во многих компаниях остаются «бумажными» и неэффективными. Оформление документов вручную, согласования по электронной почте, дублирование данных в разных системах — все это не только замедляет работу HR, но и чревато ошибками. Ошибка в кадровом учете может привести к штрафам и проверкам, а избыточная бумажная нагрузка — к потере времени, которое могло бы быть направлено на стратегические задачи развития персонала. 

Особенно остро эти проблемы ощущаются в условиях удаленной работы: когда сотни сотрудников разбросаны географически, традиционные бумажные процессы дают сбой. В итоге HR-руководители все чаще задумываются об автоматизации кадрового делопроизводства (КДП).

Автоматизация помогает снять часть ручной работы, адаптировать процессы под новые реалии и обеспечить гибкость.  А соблюдение всех новых норм позволяет защитить бизнес от рисков. Однако трансформация HR-процессов — сложный проект, требующий времени, инвестиций и надежного партнера. Кейс компании Olympus, клиента аутсорсера учета 1C-WiseAdvice, демонстрирует, как эти трудности можно преодолеть в сжатые сроки.

С чем столкнулись Olympus

Olympus — мировой лидер в области производства медицинского оборудования. В российском офисе Olympus работает 170 сотрудников, из них более 100 — дистанционно. Такая структура штата означала высокие затраты времени и денег на кадровое обслуживание удаленных работников: каждое оформление, подписание документов, пересылка бумаг по почте требовали дополнительных усилий. 

К 2019 году HR-департамент Olympus накопил несколько серьезных проблем, тормозящих работу:

• ● Разрозненные процессы. Документооборот велся преимущественно в бумажном виде и по email — кадровые приказы и согласования отправлялись по электронной почте. Этот «ручной» подход был медленным и неудобным: согласования затягивались, информация терялась. Явно назрел запрос га модернизацию процессов со стороны бизнеса, требовалось избавиться от «почтового» этапа согласований и хаоса в документах.

• ● Ошибки в документах. Проведенный аудит кадровой документации выявил множество несоответствий требованиям ТК, накопившихся за 25 лет работы компании. Кадровые документы и процессы за долгие годы устарели и не отвечали актуальному законодательству. Это не только создавало риск штрафов, но и затрудняло работу с персоналом.

• ● Неточности в расчете зарплаты. В компании процессы по расчету и начислению зарплаты были отданы внешнему провайдеру, однако качество оставляло желать лучшего: случались ошибки в расчетах зарплаты и возникали сложности во взаимодействии с подрядчиком. В итоге HR-служба тратила массу времени на ручные проверки и исправление чужих ошибок.

• ● Текучесть персонала в HR-отделе. От постоянной авральной работы страдала сама HR-команда. За «период хаоса» (с конца 2019 до середины 2020 года) из отдела ушли несколько сотрудников, перегруженных рутиной. Стало ясно, что нужна срочная автоматизация, иначе отдел персонала рискует потерять ключевых специалистов.

• ● Удаленные сотрудники. Существенная часть команды Olympus фактически работала вне офиса — более 100 человек трудились дистанционно или разъездным образом. На каждого такого сотрудника приходился дополнительный объем бумажной работы: отправка оригиналов трудовых договоров, сбор подписей, почтовые расходы. Это увеличивало затраты и приводило к задержкам при оформлении кадровых событий. Компания осознала, что без внедрения электронного документооборота эффективно управлять распределенной командой невозможно.

Таким был стартовый пункт (точка А) для Olympus: устаревшие процессы, ручной труд, риски несоответствия закону, неудобства для удаленных работников. Руководство компании приняло решение о радикальной перестройке КДП и пригласило на помощь команду 1C-WiseAdvice.

Цели проекта и требования к аутсорсеру

Чтобы вывести ситуацию из кризиса, Olympus сформулировали конкретные задачи для проекта трансформации HR-процессов. Эти цели отражали как устранение текущих «болей», так и стремление к современным стандартам работы с персоналом:

• ● Повысить уровень технологичности. Требовалось заменить устаревшие инструменты на современную интегрированную систему учета кадров и расчета зарплаты. На практике это означало перейти с прежней корпоративной системы iScala на российскую платформу 1С:ЗУП, максимально автоматизировав кадровые операции. Новая система должна была охватить весь цикл кадрового делопроизводства и дать возможность обмениваться данными с другими корпоративными системами.

• ● Улучшить качество и скорость кадрового обслуживания. Компания поставила цель сократить количество ручных операций, автоматизировать все типовые кадровые документы (приказы, заявления, графики и т.д.) и обеспечить строгое соответствие процессов требованиям Трудового кодекса. Это должно было снизить число ошибок в документах и повысить качество отчетности для руководства и контролирующих органов. Проще говоря, Olympus решили навести порядок в кадровых данных и избавиться от рисков штрафов.

• ● Внедрить удобные цифровые сервисы для сотрудников. Ключевым требованием было создание личного кабинета сотрудника (ЛКС) с поддержкой КЭДО (кадрового электронного документооборота). С помощью ЛКС каждый сотрудник должен получать доступ к своим кадровым документам онлайн, подписывать их электронной подписью, оперативно подавать заявки (на отпуска, справки и пр.) и отслеживать их статус. Для HR это способ сократить прямые коммуникации «кадровик–сотрудник» по рутинным вопросам и ускорить согласования документов. Одновременно важно было обеспечить юридическую значимость всех электронных документов и операций.

Для реализации этих задач Olympus решили привлечь внешнего эксперта по автоматизации КДП. При выборе аутсорсера компания выдвинула жесткие критерии:

1. Сжатые сроки внедрения. Партнер должен быть готов быстро провести интеграцию новой системы без остановки бизнес-процессов. Например, переход с платформы IScala на 1С:ЗУП 3.0 требовалось осуществить всего за 2 месяца. Для столь крупного проекта это крайне сжатый срок, и подрядчик должен был подтвердить наличие ресурсов и опыта для его соблюдения.

2. Безупречный расчет зарплаты. Качество payroll — принципиальный момент. От аутсорсера ожидалось 100% выполнение SLA по расчету зарплаты (ни единой ошибки, ни единого сбоя в сроках). Иными словами, новый провайдер должен обеспечить уровень сервиса заметно выше предыдущего.

3. Оперативная поддержка и связь 24/7. Вопросы сотрудников и менеджеров должны решаться максимально быстро. Olympus искали команду, способную работать в режиме постоянной доступности, чтобы любое обращение, связанное с кадровой системой или расчетами, получало ответ не «на следующий день», а в кратчайшее время.

4. Гибкость и кастомизация. В отличие от типовых интеграторов, аутсорсер должен был продемонстрировать готовность подстраивать систему под процессы Olympus. Это включало разработку дополнительных функций и отчетов в базе 1С:ЗУП, автоматизацию всех нужных печатных форм документов и специфических видов начислений. Индивидуальный подход рассматривался как большое преимущество, ведь у Olympus могли быть уникальные требования, которых нет «из коробки».

5. Интеграция с корпоративными системами. Для международной компании важно, чтобы локальная HR-система дружила с глобальными. Новое решение на базе 1С должно было уметь выгружать данные для других корпоративных платформ Olympus — банковского ПО, учетных систем, систем финансовой отчетности. Например, требовалась автоматическая передача данных в клиент-банк, формирование проводок и резервов для финансового отдела.

6. Экспертиза в автоматизации КДП. Поскольку одной из главных целей было внедрение электронного кадрового документооборота, подрядчик должен был не только понимать законодательные требования, но и иметь готовые решения для реализации КЭДО. Идеальным вариантом было наличие собственного Личного кабинета сотрудника, уже опробованного на практике. В дополнение ценился опыт работы с распределенными командами (удаленными сотрудниками) и успешные кейсы цифровизации HR-процессов.

Компания 1C-WiseAdvice удовлетворила все перечисленные требования, поэтому выбор был сделан в нашу пользу. Мы — дочерняя компания фирмы 1С и один из ведущих аутсорсеров учета в России с 2005 года, имеющий богатую экспертизу в проектах по расчету зарплаты и кадровому учету. В партнерстве Olympus и 1C-WiseAdvice начался проект трансформации.

Путь трансформации: от хаоса к цифровому порядку

Проект трансформации HR-процессов в Olympus разбился на несколько этапов. В общей сложности на ключевые изменения ушло около двух месяцев активной работы — рекордный срок, если учитывать масштаб компании. Рассмотрим по порядку, какие решения внедрялись и к чему они привели.

Этап 1: Переход на 1С:ЗУП и запуск аутсорсинга (2019)

Первым шагом стало переключение всех кадровых и зарплатных данных на 1С:ЗУП 3.0 и одновременная передача функций по расчету зарплаты на аутсорсинг команде 1C-WiseAdvice. Этот этап начался с предпроектного обследования: специалисты 1C-WiseAdvice проанализировали текущие бизнес-процессы Olympus, чтобы спланировать миграцию без потери данных. Выяснилось, что данные о персонале и начислениях хранились в разных местах (частично в системе IScala, частично — в локальных файлах). Требовалось быстро объединить их в новой системе.

В сжатые сроки были выполнены следующие работы:

• ● Развертывание базы 1С:ЗУП для Olympus в изолированном ИТ-контуре. Под потребности клиента настроили инфраструктуру: выделенные серверы, необходимые лицензии, права доступа. Особое внимание уделили информационной безопасности: система была развернута в периметре компании, с разграничением доступов и резервированием данных (об этом подробнее ниже).

• ● Миграция данных из IScala. За пару недель команда разработала инструменты для переноса основных данных о сотрудниках, истории начислений, остатков отпусков и др. Все данные были тщательно провалидированы. Одновременно в систему 1С загрузили необходимые исторические кадровые документы, чтобы новая база стала полной и корректной.

• ● Кастомизация под стандарты Olympus. Уже на этом этапе мы продемонстрировали подход «под ключ»: были разработаны новые шаблоны трудовых договоров и приказов, соответствующие корпоративным стандартам Olympus, настроены нужные отчеты. Также мы настроили выгрузки данных из 1С для глобальной отчетности компании, чтобы локальная система органично вписалась в существующий ландшафт IT.

• ● Обучение персонала и запуск процессов. Параллельно с технической работой шла работа организационная. Эксперты 1C-WiseAdvice провели обучение для HR-специалистов Olympus и руководителей подразделений, объяснив новый workflow: как будут выглядеть теперь процессы оформления, согласования и расчета. Важно было снять опасения сотрудников и убедить их, что изменения облегчат им жизнь. После подготовки и тестирования всех функций произошел запуск: расчет зарплаты за первый месяц в 1С прошел успешно, без ошибок и задержек.

Результатом первого этапа стало то, что Olympus фактически «переехал» на новую учетную систему всего за 2 месяца — именно столько прошло с начала проекта до первого полноценного расчета payroll в аутсорсе. Был устранен «зоопарк» разрозненных систем: теперь и кадровый учет, и зарплата велиcь в едином контуре 1С. Команда 1C-WiseAdvice взяла на себя регулярный расчет зарплаты, закрыв больной вопрос прошлых ошибок. HR-отдел вздохнул с облегчением: большая часть рутинных операций ушла на внешнюю команду, которая несет SLA-обязательства за качество.

Этап 2: Внедрение Личного кабинета сотрудника (2020–2021)

Следующей ключевой задачей было обеспечить удобную работу с персоналом в условиях дистанционной работы. К началу 2020 года, с учетом пандемийных ограничений, для Olympus стало критично иметь онлайн-канал взаимодействия с сотрудниками. На помощь пришел Личный кабинет сотрудника (ЛКС) — веб-портал, разработанный 1C-WiseAdvice и интегрированный с базой 1С:ЗУП.

В ходе этого этапа компания внедрила ЛКС и перевела ряд процессов в онлайн-режим:

• ● Адаптация к удаленной работе. Через ЛКС сотрудники получили возможность удаленно подавать заявления (на отпуск, отгул, перевод и пр.), запрашивать необходимые справки, видеть другие свои документы. Руководители, в свою очередь, теперь могли согласовывать заявки подчиненных прямо в системе, без переписки по почте. Это оказалось незаменимо, когда большинство персонала работало из дома.

• ● Интеграция ЛКС с 1С:ЗУП. Был настроен двусторонний обмен данными между порталом и учетной системой: заявки из ЛКС теперь автоматически регистрируются в 1С, а после обработки статусы и результаты (например, подписанный приказ) возвращаются в личный кабинет сотрудника. Такой модуль обмена позволил избежать дублирования работы для кадровиков — все делается один раз и сразу в цифре.

• ● Автоматизация согласований. Вместе с внедрением ЛКС пересмотрели схему согласования кадровых документов. Были настроены маршруты согласования для разных типов заявок: система сама направляет документ нужным руководителям, отслеживает сроки и отправляет уведомления. HR-специалисты больше не тратят время на «напоминания» и контроль — процесс прозрачный и управляемый.

• ● Обучение сотрудников. Чтобы цифровой сервис действительно использовался, 1C-WiseAdvice помог Olympus в обучении: выпустили инструкции, провели разъяснительные сессии для персонала. Благодаря дружелюбному интерфейсу ЛКС и поддержке руководства, адаптация прошла успешно: сотрудники быстро оценили преимущества. Например, не нужно бегать за сотрудниками для подписи документов, все делается в несколько кликов онлайн.

После запуска Личного кабинета значительно сократился поток вопросов к HR. Если раньше кадровикам приходилось вручную обрабатывать десятки писем («Подготовьте мне такую-то справку», «Сколько дней отпуска у меня осталось?» и т.п.), то теперь сотрудники получили самообслуживание. В ЛКС вся персональная информация под рукой, а многие документы генерируются автоматически. Этот этап заложил фундамент человекоцентричного подхода — HR-сервисы стали удобными для конечных пользователей, что было важно для HRD Olympus.

Этап 3: Переход на электронный документооборот (КЭДО)

Когда правовая база для КЭДО вступила в силу, Olympus решили не откладывать внедрение электронных документов. В 2022 году совместно с 1C-WiseAdvice был реализован проект полного перехода на кадровый ЭДО. Это был логичный следующий шаг: раз у компании уже имелся портал для сотрудников и все данные в 1С, оставалось лишь перевести юридически значимые кадровые документы в цифру. Ключевые шаги этого этапа:

• ● Анализ процессов и документов. Сначала эксперты провели аудит всех видов кадровых документов Olympus, чтобы убедиться, что их можно перевести в электронный вид без нарушения законодательства. Было учтено, какие документы по закону обязаны храниться на бумаге, а какие могут подписываться электронной подписью. Оптимизировали и обновили локальные нормативные акты (ЛНА) компании, связанные с КДП, чтобы они соответствовали требованиям ТК для электронных документов (приказы, соглашения, заявления и др.).

• ● Организация электронной подписи. Совместно с ИТ-департаментом настроили инфраструктуру для квалифицированной электронной подписи сотрудников. Для этого интегрировали решение Контур (внешний удостоверяющий центр) с 1С:ЗУП и Личным кабинетом сотрудника. Каждому сотруднику выдали необходимый сертификат ЭП, а HR-служба получила инструменты для массового подписания документов. Теперь трудовой договор с новым дистанционным сотрудником или, скажем, приказ о переводе подписываются в день издания, а не неделями позже по почте.

• ● Перевод ключевых процессов в цифру. Olympus и 1C-WiseAdvice выбрали несколько направлений, которые перевели на КЭДО в первую очередь: оформление отпусков и командировок, прием и увольнение сотрудников, согласование внутренних приказов. Например, заявлению на отпуск теперь сопутствует электронный листок согласования и приказ, подписываемый ЭП в тот же день. Все уведомления сотрудникам (о новых приказах, о необходимости подписать документ) рассылаются через систему автоматически. Для удаленных работников это стало огромным облегчением — больше никакой пересылки документов курьером.

• ● Учет нюансов для удаленных сотрудников. Особое внимание уделили процессам, связанным с удаленщиками. Ранее для них были сложности с учетом рабочего времени и дополнительных соглашений (например, о разъездном характере). 1C-WiseAdvice доработал модуль учета времени: теперь удаленные сотрудники отмечают время работы через ЛКС, а система сама формирует табели. Также реализовали электронный воинский учет и отчетность по удаленным сотрудникам, чтобы соблюсти новые требования законодательства.

После внедрения КЭДО Olympus фактически перешли на безбумажное кадровое делопроизводство. Все ключевые HR-документы создаются в электронном виде, подписываются усиленной электронной подписью и хранятся в защищенном электронном архиве. Юридическая значимость такой схемы подтверждена нормативно — электронные кадровые документы имеют равную силу с бумажными, и теперь ни один инспектор или суд не сможет их оспорить. Компания готова к любым проверкам: все документы в порядке, легко доступны по запросу, а нарушения трудового законодательства сведены на нет.

Этап 4: Кастомизация и уникальные решения (2023–2024)

Завершив базовую цифровизацию HR-процессов, Olympus продолжили улучшать систему и дальше вместе с 1C-WiseAdvice. Появилась возможность внедрять уникальные функции, учитывающие специфику бизнеса компании. Такой индивидуальный подход стал возможен благодаря тому, что у аутсорсера была сильная ИТ-экспертиза и ресурсы для разработки под клиента. 

Среди кастомных решений, реализованных на этой стадии, можно выделить два примера:

• ● «Калькулятор бонусов». Для удобства сотрудников в Личном кабинете реализовали модуль, где каждый может увидеть расчет своего ежеквартального бонуса с учетом KPI. Эта функция повысила прозрачность мотивации и снизила нагрузку на HR по разъяснению начислений.

• ● «График отпусков» на новой основе. Одной из болезненных тем для Olympus был учет отпусков. Ранее остатки отпускных дней сотрудников было трудно контролировать, у руководства не было полного прозрачного инструмента отслеживать кто и когда идет в отпуск. 1C-WiseAdvice разработал специальный модуль «График отпусков», полностью под запрос Olympus. Теперь в ЛКС каждый сотрудник и менеджер может в реальном времени видеть, сколько дней отпуска у него осталось на любую дату, а система предупреждает, если кто-то пытается использовать больше дней, чем положено (например, отпуск «авансом»). Главное — этот инструмент позволил снизить остаток неиспользованных отпусков. Если раньше у Olympus накапливались десятки неотгулянных дней (что финансово эквивалентно миллионам рублей резервов), то после внедрения контроля отпусков баланс сокращен на ~3 млн руб. в год. Это прямая экономия средств за счет того, что сотрудники стали более рационально использовать отпускные дни, а компания — лучше планировать графики.

За пять лет сотрудничества с 1C-WiseAdvice Olympus прошли через «огонь и воду» HR-трансформации, последовательно двигаясь от базовых вещей (смена системы, аутсорсинг payroll) к продвинутым (полный электронный HR-цикл и кастомные решения). На каждом этапе изменения сопровождались тесным партнерством: бизнес-задачи Olympus решались совместно командами клиента и поставщика, что позволило учесть все нюансы. Теперь Olympus имеет современную, гибкую и безопасную систему управления персоналом, которая постоянно совершенствуется под нужды компании.

Результаты: точка Б — цифровая HR-система

В результате проделанной трансформации Olympus излечили «болезни» своего HR-учета и вышли на новый уровень эффективности. Вот ключевые показатели и эффекты, которых удалось достичь:

• ● Срок ключевого проекта (переход на новую систему): 2 месяца. Именно столько заняла миграция на 1С:ЗУП и запуск аутсорсинга расчета зарплаты — рекордно короткое время для компании такого масштаба. Проект уложился в запланированный срок благодаря слаженной работе и опыту команды 1C-WiseAdvice.

• ● Ежегодное снижение издержек на КДП: ~4 млн руб. Переход на КЭДО дал существенную экономию. Компания перестала тратиться на бумагу, печать, почтовые отправления оригиналов документов, аренду архивов — совокупно это экономит около 0,9 млн руб. в год. Кроме того, за счет оптимизации отпусков высвобожден резерв ~3 млн руб. ежегодно. Таким образом, прямые операционные расходы на кадровое администрирование сократились на несколько миллионов.

• ● Ускорение кадровых процессов более чем в 10 раз. Цикл оформления типового кадрового события (например, прием на работу с подписанием всех документов) сократился с нескольких недель до нескольких дней. В частности, время на массовые кадровые операции снизилось с 3–4 недель до 2 дней. Согласования, которые раньше занимали дни, теперь проходят практически мгновенно через систему. Общая скорость выполнения кадровых процессов выросла более чем в 10 раз.

• ● Качество и контроль: 100% без ошибок. После смены провайдера и цифровизации процессов ошибки в расчетах зарплаты и кадровых документах сведены к нулю. Все расчеты проходят автоматические проверки в 1С, а специалисты 1C-WiseAdvice работают по соглашению SLA, где норматив по своевременной выплате и отчетности выполняется на 100%. 

• ● Компания также повысила уровень комплаенс: все кадровые документы приведены в соответствие с законодательством, электронные подписи юридически значимы, поэтому риск штрафов или споров с контролирующими органами исчез. За время после внедрения КЭДО Olympus не получил ни одного штрафа за нарушения трудового законодательства.

Помимо цифр, нельзя не отметить и качественные изменения. HR-команда Olympus избавилась от рутины и перегрузок, что снизило текучесть кадровиков и позволило им сосредоточиться на развитии персонала, обучении, мотивационных программах. Руководители подразделений отметили увеличение прозрачности: теперь они сами в любой момент могут получить актуальные данные по своим сотрудникам (от остатков отпусков до структурных изменений). Сами сотрудники оценили удобство: личный кабинет и электронные документы упростили взаимодействие с HR-службой, повысили доверие к процессам. Olympus укрепил свой HR-бренд в глазах сотрудников, показывая, что компания идет в ногу со временем.

Почему выбрали 1C-WiseAdvice: гибкость, безопасность и партнерство

В реализации этого масштабного проекта важнейшую роль сыграл правильный выбор подрядчика. Опыт Olympus показал, что 1C-WiseAdvice стал не просто исполнителем, а полноценным партнером, который гибко подстроился под нужды бизнеса. 

Вот несколько причин, почему сотрудничество оказалось успешным:

— Готовность кастомизировать решения под клиента. 1C-WiseAdvice не ограничился типовой установкой 1С:ЗУП, а доработал систему под процессы Olympus. Были учтены все особенности: от уникальных форм документов до дополнительных модулей (график отпусков, калькулятор бонусов и др.). Такой индивидуальный подход позволил Olympus получить кастомизированную HR-систему без разработки с нуля — аутсорсер выступил еще и как IT-интегратор.

— Мощная экспертиза и команда. В арсенале 1C-WiseAdvice — более 150 профильных специалистов: бухгалтеры по расчету зарплаты, кадровые эксперты, методологи, ИТ-разработчики. Для клиента это означало, что на все вопросы всегда находились ответы, любые проблемы решались оперативно.

— Компания предоставила многоуровневую поддержку: первая линия помогала пользователям Olympus в ежедневной работе, вторая линия обеспечивала бесперебойность самой базы 1С и внедряла улучшения, третья — отвечала за инфраструктуру и информационную безопасность. Такой запас прочности и знаний был недостижим при внутренней модели — вряд ли Olympus смогли бы держать в штате столь разноплановую команду.

— Безопасность данных и соответствие законам. Для Olympus, как для международного бизнеса, вопрос конфиденциальности и надежности хранения данных стоял остро. 1C-WiseAdvice предложил решение: развернуть систему в отдельном защищенном контуре, вне публичных облаков. Данные хранятся на выделенных серверах, доступ к ним идет через VPN с многофакторной аутентификацией. Все меры соответствуют требованиям Федерального закона о персональных данных (152-ФЗ) и международному стандарту ISO/IEC 27001. В итоге Olympus получил уверенность, что кадровая информация под защитой: ежегодные новости об утечках персональных данных теперь точно не про него. Кстати, важный момент — на стороне клиента не потребовалось крупных инвестиций в информационную безопасность, так как всю инфраструктуру и ее поддержку взял на себя провайдер.

— Опыт и надежность в HR-аутсорсинге. 1C-WiseAdvice на момент старта проекта уже имел внушительный портфель клиентов и понимал специфику разных отраслей. Например, компания ранее реализовывала проекты и для других крупных работодателей, имела экспертизу работы с распределенными офисами. Для Olympus это стало дополнительным плюсом: не нужно было «учить» подрядчика, он сразу говорил с HR-департаментом на одном языке. Кроме того, статус дочерней компании фирмы 1С гарантировал надежность — риск, что подрядчик исчезнет с рынка или прекратит поддержку, был минимален.

1C-WiseAdvice удалось выстроить с Olympus доверительные отношения. Мы продолжаем сотрудничество, развивая решения по мере появления новых запросов. Такой долгосрочный партнерский подход ценен: Olympus уверены, что их HR-инфраструктура актуальна и адаптируется под любые будущие изменения.

Частые опасения HRD: вопросы и ответы

Стоит отметить, что, решаясь на цифровую трансформацию HR, многие директора по персоналу испытывают схожие опасения. В кейсе Olympus некоторые из этих вопросов также поднимались. Вот наиболее типичные сомнения HRD и то, как они были развеяны реальным опытом:

Опасение 1: «Безопасно ли хранить кадровые данные вне компании?»
Реальность: Да, если выбрать подрядчика с правильным подходом. В случае Olympus данные хранятся не в облаке, а на выделенной инфраструктуре под управлением 1C-WiseAdvice. Доступ строго контролируется, каналы связи шифруются. По сути, внешняя система защищена не хуже, чем внутренняя, а часто даже лучше — у провайдера больше ресурсов и экспертизы для обеспечения безопасности. Кроме того, с подрядчиком заключено соглашение о конфиденциальности (NDA), и его репутация на рынке служит дополнительной гарантией. За все время сотрудничества Olympus не столкнулась с утечками или инцидентами безопасности.

Опасение 2: «Признают ли инспекции и суды электронные документы?»
Реальность: Да, электронный кадровый документооборот теперь полностью легитимен. Закон разрешает КЭДО, если у сотрудника и работодателя есть квалифицированные электронные подписи (КЭП). Olympus внедрил ЭП для всех, обновил ЛНА под требования закона, поэтому электронные приказы, заявления и договоры имеют такую же юридическую силу, как бумажные. В случае спора или проверки компания готова предоставить все электронные документы, и никто не сможет оспорить их подлинность. Более того, цифровой формат снижает риск потерять документ или неправильно его оформить, что само по себе профилактика штрафов.

Опасение 3: «HR-отдел потеряет контроль, если всё отдать на аутсорсинг»
Реальность: Вовсе нет — контроль остается, меняется лишь фокус работы HR. Olympus по-прежнему определяет политику управления персоналом, принимает решения, а рутинную часть доверяет провайдеру. HR-специалисты компании имеют полный доступ к системе 1С и ЛКС, видят все данные и могут в любой момент получить нужную отчетность. Более того, теперь у них появилось время детально анализировать эти данные и заниматься стратегическими задачами, вместо того чтобы тонуть в операционной работе. Что касается расчета зарплаты — SLA с 1C-WiseAdvice предусматривает прозрачные KPI, регулярные отчеты и совместные планерки, так что процесс аутсорсинга полностью подконтролен заказчику.

Опасение 4: «Сотрудники не примут новые цифровые инструменты»
Реальность: Опыт Olympus показывает обратное — сотрудники охотно включились в работу через Личный кабинет, когда увидели выгоду. Для них цифровизация означала избавление от лишних действий: больше не нужно ездить в офис за справкой или оригиналом приказа, подписывать горы бумаг вручную. Все делается онлайн, быстро и прозрачно. Конечно, важна правильная коммуникация изменений: Olympus заранее объяснил команде преимущества, обучил пользованию ЛКС. Были скептики, но уже через пару месяцев даже консервативно настроенные сотрудники перестали скучать по бумажным журнальчикам. В итоге вовлеченность персонала только выросла — люди ценят, когда компания экономит их время и силы.

Вместо заключения: время действовать

Кейс Olympus наглядно показывает, что перевести HR-процессы в цифру и сократить издержки можно в удивительно короткие сроки — было бы желание и надежный партнер. Всего два месяца интенсивной работы преображают систему управления персоналом крупной компании до неузнаваемости. Да, проект требовал решимости от HR-директора и поддержки топ-менеджмента, но результаты оправдали себя многократно.

В современных реалиях, когда законодательство меняется чуть ли не ежеквартально, а бизнес гибко реагирует на новые вызовы, откладывать оптимизацию кадровых функций больше нельзя. Бумажные архивы и медленные процессы становятся тормозом развития. Опыт Olympus вдохновляет: даже компания с долгой историей и сложившимися традициями может совершить цифровой рывок, если есть четкое понимание цели. HR-директору важно не бояться перемен, а видеть в них возможность – возможность повысить ценность HR-функции для бизнеса.

Пора действовать: проанализировать свои боли, найти сильного эксперта и начать превращать кадровый хаос в цифровой порядок. Как показывает практика, игра стоит свеч — затраты окупаются, риски снижаются, а ваша компания получает кадровую систему, готовую к будущему. И начать этот путь можно уже сегодня.

Подробнее об услугах