Ведение кадрового делопроизводства

В практике российских компаний очень распространена ситуация, когда ведение кадрового делопроизводства отдано на откуп бухгалтерии. Особенно это типично для компаний малого бизнеса. Хорошо, если в компании есть отдельный «бухгалтер по кадрам», но, к сожалению, чаще всего ведение кадрового делопроизводства в полном объеме взваливают на единственного в компании бухгалтера. Он, в свою очередь, расценивает эту работу исключительно как дополнительную нагрузку, насильно вмененную ему обязанность (чаще всего, не оплачиваемую отдельно).

Более того, не осознавая всю важность и ценность корректного ведения кадрового делопроизводства, бухгалтер относится к оформлению «кадровых бумажек» формально. Не говоря уже о том, что редкий бухгалтер может похвастаться глубокими знаниями в области трудового законодательства и всех тонкостей ведения кадрового делопроизводства с нуля. Все это приводит к тому, что некоторые важные кадровые документы либо вовсе не оформляются, либо составляются с ошибками и недочетами. В результате компания несет большие финансовые потери в случае трудовой проверки и возникновения трудовых споров с сотрудниками.

Важно понимать, что ведение кадрового делопроизводства требует привлечения высококвалифицированных специалистов.
Аутсорсинг кадрового администрирования поможет решить эту проблему без поиска и содержания квалифицированных кадровиков в штате компании.

Мы оказываем услуги по ведению кадрового делопроизводства компаниям любого размера и различных сфер ведения бизнеса.

Что входит в обслуживание

по договору на аутсорсинг отдела кадров

Когда к нам обращаются клиенты, которые решили перейти на аутсорсинг кадрового учета, мы предлагаем следующие услуги кадрового делопроизводства:

Экспресс-аудит по кадрам

Когда клиент передаем нам ведение кадрового делопроизводства, то есть «на входе», иногда он даже не предполагает, как организован процесс кадровых документов «внутри» компании. Особенно, если это клиент некрупный, и отдельно такой выделенной единицы как кадровик в штате не предусмотрено. Кадровый документооборот ведется «по наитию». И клиент даже не понимает, к чему это впоследствии может привести в плане проверок (налоговых, трудовых и проч.).

Если клиент изъявляет желание передать нам ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, мы предлагаем начать наше обслуживание с кадрового аудита. В рамках оказания данной услуги наши специалисты внимательно изучат кадровые документы и локальные нормативные акты вашей компании и дадут рекомендации по поводу подготовки недостающей кадровой документации либо внесения корректировок в имеющиеся документы. Все это поможет в дальнейшем избежать финансовых потерь при проверке трудовой инспекцией, корректно осуществлять расчет заработной платы и подготовку отчетных форм, а также снизит риск судебных разбирательств с сотрудниками.

По результатам экспресс-аудита кадровый специалист нашей компании подготовит отчет о проверке с указанием рисков, штрафных санкций и даст рекомендации на восстановление кадрового учета. Стоимость услуги зависит от масштабов «бедствия» в кадровом учете компании.

Восстановление кадрового учета

Восстановление – это то, что клиент не делал за прошлые периоды. Например, отпускные сотрудникам выплачивались а приказов на отпуск нет, заявлений на предоставление отпуска – тоже не было.

    В рамках восстановления кадрового учета наши специалисты:
  • Разработают шаблоны обязательных локальных нормативных актов, Положений и Политик;
  • Разработают шаблоны трудовых договоров, должностных инструкций и доп. соглашений;
  • Помогут восстановить базу 1С ЗУП в части кадров;
  • Сверят количество дней неиспользованного отпуска у сотрудников;
  • Дадут рекомендации по приоритету восстановления кадровых событий прошлых периодов для минимизации риска трудовых споров.

Регулярное ведение кадрового учета

Все больше компаний в наши дни делают ставку на аутсорсинг кадрового делопроизводства. Стоимость обслуживания зависит от количества штатного персонала и заполняемых документов.

    Ведение кадрового учета включает в себя:
  • Оформление документов при приеме сотрудников на работу (трудовые договоры, доп. соглашения, личные карточки)
  • Изменение условий трудового договора
  • Оформление увольнений
  • Приказы по сотрудникам
  • Штатные расписания
  • Табели учета рабочего времени
  • Графики отпусков и прочих кадровых документов
  • Приказы по личному составу
  • Прочее

Аутсорсинг кадров: 3 схемы обслуживания

Как происходит ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге

Оказание услуг по кадровому делопроизводству предполагает различные схемы обслуживания. При первичном обращении мы наглядно расскажем о принципиальных отличиях сервисов, и вы сможете выбрать ту схему аутсорсинга кадровых услуг, которая будет наиболее удобной для вас и оптимальной для вашей компании.

  • 1

    Электронные кадры

    Удаленное ведение кадрового делопроизводства

    Если вы закажете у нас услугу кадровое делопроизводство удаленно, то в рамках этой схемы вы присылаете нам запросы на любые кадровые события внутри вашей компании, а наши специалисты готовят пакет необходимых кадровых документов по этим событиям (прием на работу, увольнение, перемещение, графики отпусков и т.д.). Таким образом, кадровые документы подготавливаются удаленно и в электронном виде отправляются вам. Соответственно, процесс подписания этих документов со стороны работодателя и сотрудника происходит непосредственно у вас в офисе.

      Основные особенности данной схемы организации кадрового делопроизводства:
    • Подготовка кадровых документов удаленно на платформе 1С ЗУП;
    • Хранение всех первичных документов (приказы, трудовые книжки, трудовые договоры, положения и т.д.) в офисе клиента;
    • Передача клиенту документов в электронном виде по описи;
    • Ознакомление сотрудников с документами и их подписание осуществляется в офисе клиента;
    • Консультации специалистов нашей компании по вопросам кадрового учета и трудового законодательства.
  • 2

    Бумажные кадры

    Организация кадрового делопроизводства у нас в офисе

    Процесс взаимодействия также происходит дистанционно, т.е. вы присылаете нам запрос на любое кадровое событие внутри вашей компании. Мы готовим документы и в электронном виде высылаем вам. Вы их распечатываете, подписываете и передаете нам. Контрольная функция по подписанию и хранению документов находится на нашей стороне. По истечению определенного срока (как правило, это год) мы проводим ревизию всех кадровых документов и те документы, которые необходимо файлировать и архивировать, передаем вам.

      Таким образом, основные особенности данной схемы оказания услуги по кадровому делопроизводству:
    • Услуга по подготовке кадровых документов оказывается удаленно на платформе 1С;
    • Первичные документы клиента хранятся у нас в офисе (приказы, трудовые книжки, трудовые договоры);
    • Документы передаются вам для архива по описи;
    • Консультации по вопросам трудового законодательства.
  • 3

    Кадровик-имплант

    Наши услуги по ведению кадрового учета на вашей территории

    Когда клиенту нужна наша функция по контролю за подписанием и хранением документов, но он не готов передать нам первичку, мы предлагаем еще один вариант ведения кадрового учета. В рамках сервиса «Электронные кадры» предоставляем услугу «Наш кадровик в офис клиента».

    С определенной периодичностью мы строим графики визитов нашего эксперта по кадровому делопроизводству в офис клиента, и наш специалист в раз месяц, квартал или полугодие приезжает с журналом документов и по нему проводит ревизию подписанных и не подписанных вами документов.

      Основные особенности данной схемы оказания услуги по кадровому делопроизводству:
    • Консультации по текущему кадровому учету;
    • Печать документов, контроль за их подписанием и файлированием;
    • Непосредственное подписание и фактическое ознакомление сотрудников с кадровыми документами осуществляет клиент;
    • Ведение трудовых книжек осуществляет кадровик-имплант;
    • Все дополнительные услуги со стороны нашего кадровика-импланта оказываются по согласованию с клиентом.

Преимущества аутсорсинга кадрового
делопроизводства

  • Если у вас малое предприятие, мы поможем определиться с портфелем кадровой документации, минимально необходимой для микропредприятий и компаний малого бизнеса
  • При правильной организации кадрового документооборота сокращается до минимума количество спорных ситуаций и конфликтов внутри компании
  • Аутсорсинг кадрового администрирования избавит вас от лишних задач. Наши специалисты помогут упростить кадровые процессы на вашем предприятии, повышая тем самым эффективность и простоту административной и управленческой работы в целом. Вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, решении производственных задач, продвижении компании на рынке

Ваши выгоды от ведения кадрового учета нашей компанией

  • 1

    Высокое качество

    Эксперты, специализирующиеся на отдельных функциях, знают свою работу глубже

  • 2

    Технологичность и автоматизация бизнес-процессов

    Мы используем универсальный и общепризнанный программный продукт «1С: Зарплата и управление персоналом». Он позволяет контролировать соответствие между блоками «Кадры» и «Расчет зарплаты», а значит, исключается риск возникновения несоответствий

  • 3

    Оперативность

    Разделение труда позволяет быстро реагировать на ваши запросы за счет отсутствия переключений на разные виды работ

  • 4

    Выгодная цена

    Высококвалифицированные сотрудники не выполняют техническую работу, что привлекательно снижает общую стоимость ведения кадрового делопроизводства. Аутсорсинг кадров также позволяет сэкономить на содержании HR-отдела или кадровика в штате.

259 клиентов заказали у нас ведение кадрового делопроизводства

Клиентами нашей компании являются несколько сотен компаний Москвы, Санкт-Петербурга и других регионов России. Обращайтесь к нам, и мы решим для вас вопросы оформления приема на работу, увольнений, отпускных, больничных и командировок, поставим кадровый учет с нуля, предусмотрим в локальных нормативных актах все особенности бизнес-процессов вашей компании и условий труда сотрудников.

Наши клиенты с радостью рекомендуют нашу компанию как надежного провайдера услуги кадрового делопроизводства. Контакты для получения рекомендаций будут предоставлены по вашему запросу.

Все клиенты
  • Все клиенты
  • Малый бизнес
  • Средний бизнес
  • Крупный бизнес
  • Иностранные
    клиенты
  • Все страны
  • Австрия
  • Беларусь
  • Бразилия
  • Великобритания
  • Германия
  • Дания
  • Испания
  • Италия
  • Китай
  • Польша
  • Сингапур
  • США
  • Тайвань
  • Франция
  • Швеция
  • Япония

Остались вопросы? Пообщайтесь с нами ;)

Комментарии временно не доступны
false