Кадровый аудит

Кадровый аудит – это объективная профессиональная оценка системы кадрового документооборота компании.

Если вам предстоит проверка ведения кадрового делопроизводства государственной трудовой инспекцией или из компании уволился ответственный сотрудник кадровой службы, потребуется провести аудит кадрового делопроизводства: тщательно проверить и привести в соответствие с действующим законодательством всю кадровую документацию. Аудит кадровой документации выявит слабые места и поможет встретить инспекторов во всеоружии.

На этой странице мы расскажем об этапах оказания услуг по комплексной оценке кадрового делопроизводства, документах, проверяемых в рамках проведения кадрового аудита, а также ответственности, которую влекут за собой нарушения законодательства в части ведения кадрового делопроизводства.


Что мы делаем в рамках услуги Кадровый
аудит?

  • 1

    Оцениваем

    • Все составляющие процесса кадрового администрирования
    • Полноту, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов
    • Наличие необходимых кадровых документов и правильность их оформления с точки зрения требований российского законодательства и аудиторской практики государственной инспекции труда
  • 2

    Выявляем

    • Внутреннюю политику – отклонения в кадровых документах и локальных нормативных актах от требований российского законодательства
    • Организационную структуру кадровой службы, оптимальность ее работы и резервы для повышения эффективности
    • Уровень профессиональной компетентности сотрудников кадровой службы
    • Обоснование фактических выплат сотрудникам необходимыми кадровыми документами*
    • Корректность расчета среднего заработка; и по желанию проводим консалтинг в части налоговых рисков
    *проводим, привлекая дополнительные ресурсы – бухгалтера по расчету заработной платы
  • 3

    Обеспечиваем

    • Минимизацию кадровых документов для сокращения материальных и трудовых затрат компании
    • Обоснованность кадровых решений, принимаемых в компании
    • Соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям трудового законодательства
    • Полноту, достоверность и высокое качество кадрового учета в компании
    • Защиту руководителя от возможных претензий
    • Защиту компании на случай возникновения трудовых споров

Какие документы подлежат Кадровому
аудиту?

Основные документы
  • Основные документы
  • Под задачи компании
  • Под ситуации
  • Уставные документы
  • Положение о защите персональных данных
  • Положение о коммерческой тайне
  • Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Журналы ознакомления сотрудников с внутренними локальными нормативными актами
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Штатные расписания
  • График отпусков сотрудников
  • Табель учета рабочего времени сотрудников
  • Расчетно-платежные ведомости
  • Свод по видам начислений и удержаний за прошлый год (без сумм)
  • Личные карточки сотрудников
  • Гражданско-правовые договоры/договоры подряда
  • Должностные инструкции
  • Приказы по основной деятельности компании
  • Приказы по личному составу компании
  • Полисы ДМС для иностранных сотрудников
Прием сотрудника на работу
  • Трудовой договор
  • Приказ "О приеме сотрудника на работу"
  • Запись в трудовой книжке сотрудника
  • Подпись сотрудника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Перевод сотрудника на другую должность
  • Приказ "О внесении изменений в штатное расписание"
  • Дополнительное соглашение
  • Приказ "О переводе сотрудника на другую должность"
  • Запись в трудовой книжке
  • Подпись сотрудника в личной карточке Т-2
Изменение заработной платы сотрудника
  • Дополнительное соглашение
  • Приказ "Об изменении заработной платы сотрудника"
Отпуска:
ежегодный оплачиваемый;
ежегодный дополнительный оплачиваемый;
отпуск без сохранения з/п
  • График отпусков
  • Заявление работника на отпуск
  • Приказ "О предоставлении сотруднику отпуска"
Отпуск по беременности и родам
  • Листок нетрудоспособности
  • Заявление работника
  • Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам
Единовременное пособие при рождении ребенка
  • Заявление работника
  • Справка о рождении ребенка
  • Справка с места работы другого родителя, о том, что пособие при рождении ребенка не назначалось и не выплачивалось
  • Приказ о выплате пособия
Отпуск по уходу за ребенком
  • Заявление работника
  • Копия свидетельства о рождении ребенка
  • Справка с места работы другого родителя, о том, что пособие по уходу за ребенком не назначалось и не выплачивалось
  • Приказ "О предоставлении отпуска по уходу за ребенком"
Сверхурочная работа (в т.ч. работа в выходные и нерабочие праздничные дни)
  • Распоряжение (докладная записка) руководителя структурного подразделения
  • Уведомление работника / Согласие работника
  • Приказ "О привлечении к сверхурочной работе"
Ненормированный рабочий день
  • Локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей, по которым может устанавливаться ненормированный рабочий день.
  • Ссылка в Трудовом договоре о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска
Дисциплинарные взыскания
  • Акт о совершении дисциплинарного проступка
  • Объяснительная записка работника или Акт об отказе работника дать объяснение
  • Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания (объявляется работнику под роспись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания)
  • Акт об отказе от ознакомления с приказом (если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись)
Командировки
  • Документы, подтверждающие основания для отстранения от работы
  • Приказ "Об отстранении от работы на основании..."
Отстранение от работы
  • Документы, подтверждающие основания для отстранения от работы
  • Приказ "Об отстранении от работы на основании..."
Прекращение трудового договора (увольнение) По инициативе работника:
  • Заявление работника
  • Приказ "О прекращении трудового договора"
  • Подпись работника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
По соглашению сторон:
  • Соглашение сторон о расторжение трудового договора
  • Приказ "О прекращении трудового договора"
  • Подпись работника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Истечение срока трудового договора:
  • Уведомление работника
  • Приказ "О прекращении трудового договора"
  • Подпись работника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Расторжение трудового договора в случае сокращения штата работников
  • Приказ "О сокращении штата сотрудников компании"
  • Новое штатное расписание
  • Уведомление службы занятости населения
  • Уведомление работников
  • Приказ "О прекращении трудового договора" по каждому сотруднику
  • Подписи работников в личных карточках Т-2
  • Отметки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Прием сотрудника на работу

  • Трудовой договор
  • Приказ "О приеме сотрудника на работу"
  • Запись в трудовой книжке сотрудника
  • Подпись сотрудника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Перевод сотрудника на другую должность

  • Приказ "О внесении изменений в штатное расписание"
  • Дополнительное соглашение
  • Приказ "О переводе сотрудника на другую должность"
  • Запись в трудовой книжке
  • Подпись сотрудника в личной карточке Т-2

Изменение заработной платы сотрудника

  • Дополнительное соглашение
  • Приказ "Об изменении заработной платы сотрудника"

Отпуска (ежегодный оплачиваемый,
ежегодный дополнительный оплачиваемый, отпуск без сохранения з/п):

  • График отпусков
  • Заявление работника на отпуск
  • Приказ "О предоставлении сотруднику отпуска"

Отпуск по беременности и родам

  • Листок нетрудоспособности
  • Заявление работника
  • Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам

Единовременное пособие при рождении ребенка

  • Заявление работника
  • Справка о рождении ребенка
  • Справка с места работы другого родителя, о том, что пособие при рождении ребенка не назначалось и не выплачивалось
  • Приказ о выплате пособия

Отпуск по уходу за ребенком

  • Заявление работника
  • Копия свидетельства о рождении ребенка
  • Справка с места работы другого родителя, о том, что пособие по уходу за ребенком не назначалось и не выплачивалось
  • Приказ "О предоставлении отпуска по уходу за ребенком"

Сверхурочная работа (в т.ч. работа в выходные и нерабочие праздничные дни)

  • Распоряжение (докладная записка) руководителя структурного подразделения
  • Уведомление работника / Согласие работника
  • Приказ "О привлечении к сверхурочной работе"

Ненормированный рабочий день

  • Локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей, по которым может устанавливаться ненормированный рабочий день.
  • Ссылка в Трудовом договоре о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

Дисциплинарные взыскания

  • Акт о совершении дисциплинарного проступка
  • Объяснительная записка работника или Акт об отказе работника дать объяснение
  • Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания (объявляется работнику под роспись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания)
  • Акт об отказе от ознакомления с приказом (если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись)

Командировки

  • Документы, подтверждающие основания для отстранения от работы
  • Приказ "Об отстранении от работы на основании..."

Отстранение от работы

  • Документы, подтверждающие основания для отстранения от работы
  • Приказ "Об отстранении от работы на основании..."

Прекращение трудового договора (увольнение)

По инициативе работника:
  • Заявление работника
  • Приказ "О прекращении трудового договора"
  • Подпись работника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
По соглашению сторон:
  • Соглашение сторон о расторжение трудового договора
  • Приказ "О прекращении трудового договора"
  • Подпись работника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Истечение срока трудового договора:
  • Уведомление работника
  • Приказ "О прекращении трудового договора"
  • Подпись работника в личной карточке Т-2
  • Отметка в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Расторжение трудового договора в случае сокращения штата работников

  • Приказ "О сокращении штата сотрудников компании"
  • Новое штатное расписание
  • Уведомление службы занятости населения
  • Уведомление работников
  • Приказ "О прекращении трудового договора" по каждому сотруднику
  • Подписи работников в личных карточках Т-2
  • Отметки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Почему вы можете нам доверять?

  • 1

    Выявляем «больные места» в компании по смежным направлениям, связанным с кадрами (зарплата, налоги)

  • 2

    Работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант

  • 3

    Предлагаем сопутствующие услуги, позволяющие расширить КА и получить дополнительную пользу

Этапы предоставления услуги Кадровый
аудит

Сотрудник компании в процессе работы со смартфоном с сенсорным экраном
Знакомство
  • Заполнение анкеты
  • Запрос сопутствующей информации*:
    • Возмещаются ли расходы из ФСС по больничным листам?
    • Есть ли ресурсы для возмещения?
    • Как часто осуществляется возмещение?
    • Есть ли в компании трудовые споры с сотрудниками?
    • Нужен ли юрист по трудовым спорам?
* В рамках комплексной услуги Кадровый аудит + аудит расчёта зарплаты
Оценка
  • Оценка  объема работ по аудиту кадрового делопроизводства на основании анкеты
Согласование
  • Согласование стоимости услуги Кадровый аудит*
* Цена услуги Кадровый аудит определяется на основании почасовой оплаты наших специалистов
Аудит
  • Проведение кадрового аудита*
  • Подготовка отчета по результатам кадрового аудита
  • Обсуждение отчета и наших рекомендаций к восстановлению кадрового учета и разработке форм необходимых или недостающих кадровых документов к услуге Payroll
* Кадровый аудит занимает от 5-ти рабочих дней до 1 мес. в зависимости от объема кадровой документации

Почему так важен Кадровый аудит?

  • 1

    Финансовые риски

    • Применение по отношению к руководителю компании и организации штрафных санкций. Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 руб. до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток
    • Потеря денег из-за наличия переплат (средний заработок, налоги) либо из-за незнания возможностей компенсации расходов
  • 2

    Юридические риски

    • В  соответствии с п.2 ст.5.27 КоАП, повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее уже подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет
    • Возникновение споров с сотрудниками может повлечь за собой судебные разбирательства с последующей прокурорской проверкой и проверкой трудовой инспекцией
  • 3

    Репутационные риски

    • В  случае отсутствия у компании, например, ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка) - работника невозможно привлечь к ответственности за несоблюдение трудовой дисциплины, так как ему неизвестны предъявляемые к нему требования организации
    • В случае отсутствия, например, должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей, так как будет сложно аргументированно доказать, какие обязанности он не выполнил
    • В случае отсутствия кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка - возникают репутационные риски (трудовые споры и конфликты могут перерасти в судебные разбирательства)

Остались вопросы? Пообщайтесь с нами ;)

Комментарии временно не доступны
false