Возврат НДФЛ иностранному гражданину

Расчет НДФЛ для иностранных сотрудников остается одним из наиболее сложных участков в работе бухгалтерии. Определение налогового статуса, учет фиксированных авансовых платежей по патентам, применение прогрессивной шкалы ставок с 2025 года — каждый этап требует глубокого понимания законодательных нюансов. Ошибки в исчислении налога грозят претензиями со стороны контролирующих органов и финансовыми потерями для компании. Разберем тонкости возврата НДФЛ иностранцу.

Какие налоги нужно платить с выплат иностранцам

Иностранные сотрудники, работающие в России, подлежат стандартному налогообложению по доходам от трудовой деятельности.

При этом статус сотрудника играет решающую роль. В зависимости от времени пребывания в РФ иностранцы делятся на 2 категории:

• Резиденты — лица, находящиеся в России не менее 183 календарных дней за 12 месяцев. Срок не прерывается при краткосрочных выездах (до 6 месяцев) для лечения или обучения, если это подтверждено документами.

• Нерезиденты — те, кто не выполнил условие о 183 днях.

Ставки НДФЛ для разных категорий отличаются. Но отдельного внимания требуют сотрудники с трудовыми патентами. За них работодателем уплачиваются фиксированные авансовые платежи, которые он вправе зачесть в счет НДФЛ. Также авансовый платеж может уплатить сам иностранец. Учет страховых взносов добавляет своих сложностей, поэтому расчет зарплатных налогов для иностранцев становится трудоемким процессом.

Ставка НДФЛ для иностранных граждан

В 2025 году сохраняется дифференцированный подход к расчету подоходного налога.

Доходы налоговых резидентов облагаются НДФЛ по прогрессивной шкале 13−22%. Налоговый статус можно подтвердить через специальный сервис ФНС. Другие доходы из-за рубежа, а также доходы, полученные в РФ, резидент декларирует самостоятельно по форме 3-НДФЛ до 30 апреля следующего года. При наличии актуального соглашения об избежании двойного налогообложения с иностранным государством зарубежные налоги засчитываются в счет российского НДФЛ — ст. 232 НК РФ. Но только в случаях, если такое условие прописано в самом соглашении.

Для нерезидентов применяется максимальная ставка 30%. Налог взимается только с доходов из источников в РФ: зарплаты, вознаграждений по договорам ГПХ, дивидендов от местных организаций. Выплаты трудовым мигрантам из иностранных источников в расчет не включаются.

Доходы граждан стран ЕАЭС (Казахстан, Армения, Беларусь, Кыргызстан) облагаются НДФЛ по обычным ставкам 13−22% со дня приема на работу. Однако если по итогам года статус резидента не подтвердится, налог пересчитывается по ставке 30% — это требует ежемесячного мониторинга дней пребывания.

Для сотрудников с патентом действуют базовые ставки НДФЛ 13−22%, независимо от резидентства. Ставка 30% используется только для доходов, не относящихся к трудовой деятельности.

Высококвалифицированные специалисты (ВКС) платят НДФЛ с зарплаты, отпускных и компенсаций, предусмотренных трудовым договором также по новой прогрессивной шкале 13−22%. Статус резидента не играет роли. Внедоговорные выплаты, например, материальная помощь или подарки, подлежат налогообложению по ставке 30%.

Доходы от трудовой деятельности беженцев и лиц с временным убежищем облагаются по резидентским ставкам независимо от срока пребывания. При утрате статуса беженца и отсутствии резидентства пересчет НДФЛ нужно делать по ставке 30% ретроспективно.

Для участников госпрограммы переселения применяется стандартная прогрессивная шкала ко всем выплатам в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений.

Отличия НДФЛ на патенте

Иностранные работники из безвизовых стран (Узбекистан, Азербайджан, Таджикистан и других) обязаны оформлять патент для легальной работы на территории России. Граждане ЕАЭС освобождены от этого требования. Согласно положениям статьи 227 НК РФ, наличие патента обязывает к перечислению авансовых платежей установленного размера. Работодатель вправе учитывать указанные суммы при дальнейшем расчете НДФЛ с выплачиваемых работнику доходов.

Как сделать расчет стоимости патента

Сумма авансового платежа определяется по формуле:

1 200 ₽ x коэффициент-дефлятор x региональный коэффициент x количество месяцев действия патента

В 2025 году коэффициент-дефлятор составляет 2,594. Региональный коэффициент варьируется: например, в Москве он равен 2,8592, а в Санкт-Петербурге — 1,927 525.

Как зачесть авансовые платежи

Работодатель уменьшает исчисленный НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей, вне зависимости от того, кто их оплатил — сотрудник или компания. Для этого нужно подготовить:

• заявление на уменьшение НДФЛ на сумму фиксированного авансового платежа;

• квитанцию об уплате;

• уведомление ФНС, подтверждающее право на зачет.

Уведомление запрашивается через заявление по форме из приказа ФНС № ММВ-7−11/512@. Налоговая направляет документ в течение 10 дней, при условии наличия данных о трудовом договоре в системе МВД. Если патент действует в двух налоговых периодах, например, с декабря 2025 по январь 2026, потребуется отдельное уведомление для каждого года.

ФНС вправе отказаться выдавать документ, если это повторная выдача в этом году или нет данных о договоре с иностранным гражданином с патентом и компанией, отправившей запрос.

Особенности возмещения НДФЛ иностранцу

Иностранный сотрудник получает право на налоговые вычеты, если одновременно соблюдены два условия:

1. наличие доходов, облагаемых НДФЛ;
2. статус налогового резидента РФ.

Нерезидентам вычеты не положены — ст. 210 НК РФ. Для работников с патентом действует особый порядок по зачету авансовых платежей в счет НДФЛ, что фактически позволяет снизить налоговую нагрузку — ст. 227.1 НК РФ.

Вычет НДФЛ для налогового резидента РФ

Иностранные работники, признанные налоговыми резидентами, имеют право на те же налоговые вычеты, что и граждане России. Собрали основные льготы в таблице:

Вычет НДФЛ иностранцу в связи с переплатой налога

Переплата по налогу на доход у иностранных граждан чаще всего возникает при изменении налогового статуса работника, то есть при переходе со статуса нерезидента (ставка 30%) на статус резидента (13−22%). Основание для возврата — ст. 231 НК РФ.

Что потребуется:

• Подтвердить резидентство — статус определяется на 31 декабря отчетного года у иностранцев из стран ЕАЭС. Если иностранец родом из другой страны, он может поменять статус в течение налогового периода.

• Пересчитать НДФЛ с начала календарного года, даже если резидентство получено позже.

• Провести зачет или возврат.

Допускается два варианта:

• Через работодателя. Излишек засчитывается в счет будущих выплат, для зачета потребуется заявление сотрудника.

• Через ИФНС. Если сотрудник уволен, переплата возвращается на его счет после подачи декларации 3-НДФЛ и заявления.

Заявление в ИФНС подается в течение трех лет с момента переплаты.

Как уменьшить НДФЛ на сумму патента иностранца

Иностранцы, работающие на основании патента, могут уменьшить исчисленный подоходный налог на сумму уплаченных авансовых платежей — ст. 227.1 НК РФ. Механизм предусматривает зачет денег, внесенных за патент, в счет текущих налоговых обязательств.

Условия применения патентного вычета:

• Один налоговый агент. Зачет авансов возможен только у одного работодателя в течение налогового периода, даже при смене места работы — п. 6 ст. 227.1 НК РФ.

• Наличие уведомления ИФНС. Компания вправе уменьшить налог после получения документа, подтверждающего право на зачет — Письмо ФНС от 14.03.2016 № БС-4−11/4184@.

• Срок действия патента. Авансовые платежи НДФЛ по патенту учитываются только за период, охватывающий текущий налоговый год.

Если сумма авансов больше годового НДФЛ, остаток иностранному гражданину не возвращается — п. 7 ст. 227.1 НК РФ.

Как происходит возврат НДФЛ

Иностранные сотрудники вправе вернуть излишне уплаченный НДФЛ через работодателя или самостоятельно. Выбор способа зависит от периода возникновения переплаты и статуса налогоплательщика.

Через работодателя возврат оформляется только в текущем налоговом периоде. Метод не подходит для переплаты за предыдущие годы. Каким еще параметрам нужно отвечать:

• иностранный работник остается трудоустроенным;

• переплата возникла из-за изменения налогового статуса, например, переход с 30% на 13%, или ошибки в расчетах.

Как это работает:

1. Сотрудник подает заявление на возврат.
2. Работодатель уменьшает исчисленный НДФЛ в текущих выплатах.
3. Излишне удержанная сумма засчитывается в счет будущих начислений.

Самостоятельно через ИФНС иностранец возвращает НДФЛ за прошлые периоды, но не более предыдущих трех лет, или в случае увольнения. Для этого нужно собрать пакет документов и подать их через ЛК налогоплательщика, письмом по почте или при личном визите в инспекцию. Обращаться можно в инспекцию по месту жительства. После проверки, которая занимает до 3-х месяцев, деньги поступят на указанный счет.

Обязательно нужно перевести документы — иностранные чеки и договоры требуют нотариального перевода.

Как вернуть НДФЛ при работе по патенту

Возврат излишне уплаченного НДФЛ для иностранных сотрудников с патентом осуществляется исключительно через работодателя.

Инструкция для бухгалтерии:

• Прием заявления от сотрудника. Иностранный работник предоставляет письменное заявление о зачете авансов с приложенной квитанцией об оплате патента.

• Запрос в ИФНС. Работодатель направляет в налоговую заявление по форме из Приказа ФНС № ММВ-7−11/512@.

• Учет уведомления. После получения подтверждения от ИФНС исчисленный НДФЛ ежемесячно уменьшается на сумму авансов.

Как избежать ошибок при работе с иностранными сотрудниками

Найм иностранных сотрудников требует глубокого знания налоговых нюансов и миграционного законодательства. По этой причине передача бухгалтерии на аутсорс становится особенно выгодной. Экспертиза 1C-WiseAdvice охватывает все сложные моменты: от расчета зарплаты с учетом резидентства до возврата НДФЛ при переплатах:

• Предоставляем готовые шаблоны заявлений и консультируем по сложным кейсам.

• Информируем сотрудников клиентов об их правах, например, составляем письмо о возможности возврата излишне уплаченного налога.

• Контролируем сроки действия патентов, регистраций и виз с помощью нашей запатентованной технологии «Электронный аудитор».

• Умеем работать с ВКС — обеспечиваем корректный расчет налогов, сдаем отчетность в МВД и ведем миграционный учет.

Это не просто бухгалтерское сопровождение, а комплексный сервис в рамках нашего подхода «Бухгалтерия с пользой для бизнеса». С 1C-WiseAdvice клиенты избегают штрафов за просроченные или неверные документы и фокусируются на бизнес-задачах, а не на бюрократии.

FAQ

Какие документы нужны работодателю для подачи заявления на возврат НДФЛ для иностранца?

Если иностранец работает по патенту, вернуть налог можно только через работодателя. Для этого подается заявление работника и квитанции об оплате авансовых платежей. После этого работодатель отправляет заявление в ФНС, чтобы подтвердить право на зачет.

В других случаях иностранец может вернуть налог самостоятельно через налоговую. Для этого ему дополнительно потребуются декларация 3-НДФЛ, справка 2-НДФЛ, заверенные переводы документов, а также реквизиты банковского счета.

Как рассчитывается сумма возврата НДФЛ для иностранного гражданина?

Возврат равен разнице между уплаченными авансовыми платежами по патенту и фактически удержанным НДФЛ за период работы. Например, при годовой оплате патента в 48 000 ₽ и ежемесячном доходе 60 000 ₽ сумма зачета составит 4 000 ₽ в месяц (48 000 / 12), что снизит НДФЛ к уплате с 7 800 ₽ до 3 800 ₽.

Возвращается ли НДФЛ, если иностранец работал по патенту менее года?

Да, возврат возможен за фактически оплаченные месяцы действия патента. Сумма рассчитывается пропорционально отработанному периоду — из уплаченных авансов вычитается НДФЛ, удержанный работодателем.

Как наличие задолженности по другим налогам влияет на возврат НДФЛ?

При наличии непогашенной задолженности ФНС автоматически засчитывает переплату по НДФЛ в счет ее погашения. Возврат остатка возможен только после полного погашения долга. Если сумма переплаты меньше долга, возврат НДФЛ не производится.

Можно ли вернуть деньги по НДФЛ, если работник-иностранец уехал из России?

Да, вернуть НДФЛ можно после выезда с территории РФ, если в период работы иностранец был налоговым резидентом. Для этого подается декларация 3-НДФЛ через представителя или личный кабинет ФНС с приложением квитанций об оплате патента и справки 2-НДФЛ. Срок обращения — до 3-х лет с момента уплаты налога.