Ревизия и контроль кассовых операций
В каких случаях нужна проверка Кто проводит ревизию Правила проведения ревизии Оформление результатов ревизии Санкции за нарушения кассовой дисциплины
Ревизию кассы позволяет обеспечить контроль за правильностью ведения кассовых операций, их оформления и отражения в учете. Подробнее о данном мероприятии — рассказываем ниже.
В каких случаях нужна проверка
Напомним, ревизию кассы можно проводить как по плану, так и нет. Законодательство устанавливает ряд ситуаций, когда хозяйствующий субъект обязан провести плановую проверку (приказы Минфина № 34н и № 49):
- на должность материально-ответственного лица заступает новый сотрудник;
- в случае хищения наличности;
- перед формированием годовой бухотчетности;
- в случае реорганизации (ликвидации) фирмы;
- при наступлении ЧС (это могут быть природные катаклизмы, аварии, техногенные катастрофы).
Важно!
Количество внеплановых проверок кассы и кассовых операций в течение года может быть любым. Периодичность, основания, сроки и порядок их проведения утверждаются руководителем, исходя из потребностей конкретной организации, и закрепляются в учетной политике организации.
Внеплановая проверка проводится без предварительного уведомления МОЛ, чтобы удостовериться в его порядочности и профессионализме. Часто ревизия вскрывает факты злоупотребления денежными средствами, несоблюдения правил их хранения, некорректного оформления операций, отсутствия первички. И если такие нарушения не будут выявлены и устранены до инспектирования кассовой дисциплины налоговиками, то некомпетентность отдельных сотрудников может повлечь печальные последствия для фирмы в целом.
Ответственность руководителя за ведение бухгалтерского учета и финансовую отчетность ООО
Потребительский спрос способствует постепенному внедрению достаточно новой для отечественного рынка услуги — аутсорсинга кассовых операций, которая, несмотря на молодость, успела зарекомендовать себя в качестве эффективной меры снижения затрат компаний на содержание и оплату ошибок некомпетентного персонала и организации образцового документооборота.
Кто проводит ревизию
Проведение надзорных мероприятий возлагается на инвентаризационную комиссию. В качестве членов комиссии могут выступать:
- административный персонал фирмы;
- сотрудники бухгалтерии;
- прочие работники (юристы, экономисты и пр.);
- внутренние и внешние аудиторы;
- специалисты аутсорсинговой компании.
Для утверждения состава комиссии директором организации издается постановление (приказ, распоряжение) в свободной форме (в качестве образца можно воспользоваться бланком № ИНВ-22 из приказа Госкомстата № 88). Переиздавать его ежегодно не требуется, если в организации не происходило каких-либо кадровых перестановок (смена МОЛ, увольнение одного из членов комиссии пр.).
Если предприятие достаточно крупное (например, имеет много подразделений в разных регионах), то контроль за ведением кассовых операций проводят единовременно несколько комиссий, сформированных из служащих местного ОП.
Важно!
При проведении инвентаризации обязаны присутствовать все ревизоры, указанные в приказе. Если хотя бы одно из этих лиц отсутствует — результаты проверки могут быть признаны недействительными.
Правила проведения ревизии
Порядок проведения контроля кассовых операций изложен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49.
Перед проведением инвентаризации все кассовые операции завершаются, а все последние расходные и приходные документы передаются комиссии.
Первым делом ревизоры пересчитывают наличность в операционной кассе и сверяют с учетными данными бухгалтерской программы, включая данные онлайн-ККТ (если организация применяет кассовую технику). В случаях, когда в кассе компании хранятся иные ценности (чековые книжки, акции, векселя и пр.), они также подлежат пересчету.
Затем проводится контроль оформления кассовых операций: проверяется правильность заполнения ордеров и иной первичной документации, полнота и своевременность отражения движения наличных средств в регистрах учета.
Параллельно контролируется соблюдение кассового лимита (если он был утвержден) и лимита расчета наличными в рамках одного договора.
По итогам ревизии может быть установлено, что фактический остаток наличных полностью соответствует данным учета, либо выявляется недостача или излишек средств.
Аудит кассы и кассовых операций
Оформление результатов ревизии
По окончанию надзорного мероприятия членами комиссии в присутствии МОЛ составляется акт проверки и опись ЦБ и БСО. Допустимо как использование форм Госкомстата (№ ИНВ-15, ИНВ-16), так и бланков, разработанных самой организацией.
В акте указываются:
- сумма наличных в кассе на момент проверки;
- сумма средств по учетным данным;
- сумма излишка / недостачи (в случае обнаружения) и причины, по которым она возникла;
- последние номера ПКО и РКО;
- обнаруженные нарушения порядка приема и выдачи наличных.
Акт заполняется в 2 экземплярах, подписывается всеми ревизорами и МОЛ, после чего доводится до сведения руководства. Один экземпляр выдается на руки кассиру, второй — остается в организации. В случае смены МОЛ акт заполняется три раза — по одному для каждой стороны.
Если в ходе ревизии была выявлена недостача, произошедшая по вине МОЛ, решением руководителя эта сумма может быть удержана с виновного работника.
Санкции за нарушения кассовой дисциплины
Нарушения кассовой дисциплины, установленные в ходе выездной или камеральной проверки сотрудниками ИФНС, могут привести к штрафам по ст. 15.1 КоАП РФ в размере от 40 до 50 тыс. руб. Срок давности — два месяца со дня нарушения кассовой дисциплины (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
Резюмируя сказанное выше, заметим:
- Любая компания, работающая с наличными деньгами, не застрахована от ошибок и некомпетентности сотрудников. Организация контроля за ведением кассы возлагается на директора предприятия, который может инициировать проведение внезапной ревизии с целью выявления нарушений и принятия мер по их устранению. Снять с себя изрядную долю ответственность можно только, передав весь учет или его часть аутсорсинговой компании.
- В отдельных случаях действующее законодательство обязывает компании осуществлять надзорные мероприятия в плановом режиме, при этом порядок проведения любых проверок регламентируется НПА.
- Передача ответственности за ведение кассовых операций профессионалам аутсорсинговой компании поможет избежать непредвиденных расходов и повысить экономическую эффективность бизнеса.
Подпишитесь на обновления блога
-
Ответственность главного бухгалтера
26 февраля 2019
-
Ответственность финансового директора
18 марта 2019
-
Аутсорсинг бухгалтерии: за и против
24 июня 2019
-
Исполнение обязанностей кассира бухгалтером: допустимо ли?
12 сентября 2019