Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

В любой организации документы составляют основу бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие бумаг или недостатки в их оформлении — гарантия проблем с налоговыми органами. Рассказываем, почему важна первичная документация и как организовать ее обработку, чтобы исключить неприятности.

Почему важны первичные документы

Первичные документы сопровождают все финансово-хозяйственные операции компании. Каждая сделка должна быть подтверждена и зафиксирована. Недостатки в оформлении бумаг или их отсутствие — причина исключения суммы из расходов при налоговой проверке. Это влечет за собой увеличение налогооблагаемой базы, доначисление НДС и налога на прибыль, штрафы (ст. 120 НК РФ, ст. 252 НК РФ).

Единственный способ избежать подобных рисков — систематизировать проверку и обработку бухгалтерских документов.

Зачастую штатный бухгалтер оставляет работу с первичкой на потом. Большинство считают своевременную сдачу отчетности своей приоритетной задачей и не уделяют должного внимания анализу качества счетов-фактур, актов, накладных. В итоге документы подшиваются без малейшей проверки.

Порядок проверки первичных бухгалтерских документов

Удаленный же бухгалтер, который одновременно ведет несколько фирм, вообще редко обращает внимание на корректность документов. В случае налоговой проверки он просто перестает выходить на связь или меняет телефон.

Типичные ошибки при работе с первичными документами

Наши эксперты обращают внимание на типичные ошибки обработки первички:

1. Документ отсутствует. Достаточно распространенная ситуация. Особенно там, где большое количество операций или формы составляются не в момент проведения сделки. В зоне особого риска — торговые, строительные, транспортные организации.
2. Ошибки в заполнении или применение нетиповой формы, когда это необходимо. Среди наиболее распространенных — обобщение приобретенного товара, например, «материалы» вместо указания каждого изделия. Отсутствие дат, подписей, других обязательных реквизитов.
3. Документ испорчен. Чаще всего касается кассовых чеков или самокопирующихся бланков. С течением времени чернила выцветают, и информация «исчезает» с документа. Нередки случаи уничтожения документов из-за неправильной организации хранения или небрежного обращения.
4. Исправления в кассовой документации. Законодательством запрещено исправлять документы, связанные с движением денег по кассе или расчетному счету.

Как должен быть организован порядок приемки и обработки первичных документов

Если в компании организован порядок работы с документами, она легко докажет правомерность всех бухгалтерских операций. Чтобы исключить утерю, порчу или ошибки в бумагах, рекомендуем работу с ними разделить на несколько циклов:

1. Сотрудник передает бумажные экземпляры в отдел делопроизводства. Там оригиналы сканируют и подшивают в отдельные папки-регистраторы. По мере заполнения или по окончании налогового периода папки опечатываются и передаются на хранение. Электронные копии размещаются в архиве на сервере (про электронный документооборот вы можете прочитать здесь).
2. О том, что скан документа поступил на сервер, формируется извещение, которое направляется бухгалтеру, закрепленному за участком работы. Его основная задача — определить вид бумаги, установить ее взаимосвязь с другими документами и конкретной сделкой, а также проверить качество документа.
3. Если в системе уже есть подобный документ, для предотвращения ошибок в учете сканированные копии сравниваются. Все ошибочные или некорректные формы удаляются. В программе остается только верный документ.
4. Ежемесячное проведение отчета по взаимосвязям позволяет выявить отсутствующие документы и своевременно, до окончания налогового периода, запросить их у контрагентов.
5. Если у организации были убытки, следует увеличить нормативные сроки хранения архивов. Это позволяет доказать правомерность уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли даже по прошествии значительного периода времени.

Использование этого алгоритма исключает любые ошибки и неточности в первичной документации. Система позволяет экономить время сотрудников, автоматически формирует архив, облегчает доступ к документам. Что особо важно, она уменьшает влияние человеческого фактора на правильность и своевременность обработки форм.

Именно по такому принципу в 1С-WiseAdvice разработана уникальная технология работы с первичной документацией «Процессинг».

Большой опыт сопровождения налоговых проверок позволил нашим специалистам изучить все требования инспекторов. Были составлены чек-листы, которые позволяют заранее оценить риски возникновения претензий к оформлению первички со стороны инспекторов. Подробнее о том, как мы работаем с документами, мы можем рассказать вам лично.

Заказать услугу