Памятка по порядку хранения документов: перечень, сроки и носители

Автор: Денис Высоцкий руководитель группы методологии и контроля 1С-WiseAdvice

Содержание
Организационные документы Договор ГПХ Прием Перевод / изменение условий договора Увольнение Ежегодный отпуск Отпуск за свой счет Отпуск по уходу за ребенком Отпуск по беременности и родам Командировка Заработная плата за 1-ю половину месяца Заработная плата Премия Простой Материальная помощь Отчетность Памятка о хранении документов Документы для сотрудника

В данной памятке представлены ключевые рекомендации и нормативные требования по хранению документов в организации. Эта памятка создана, чтобы сделать порядок хранения документов понятным и простым. Здесь вы найдете важные правила — от сроков хранения до практических рекомендаций. Мы собрали всё, что нужно, чтобы избежать путаницы и сохранить контроль над важной информацией.

Событие КДП/PAY	Перечень документов	Срок хранения	Кто подписывает	Архив на бумажном носителе/КЭДО /Основание/
Организационные документы	Положение об оплате труда Положение о премировании	Постоянно, до ликвидации организации	Руководитель Работник	Сроки хранения бумажных и электронных документов одинаковые. п. 294 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены их новыми		п 381 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Положение о защите персональных данных	Постоянно, до ликвидации организации		п 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Штатное расписание	Постоянно, до ликвидации организации	Руководитель Уполномоченное лицо Руководитель кадровой службы Главный бухгалтер	п. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Должностные инструкции	для конкретного работника – 50 лет*, типовые по должности, профессии - 3 года после замены новыми	Руководитель Работник	п. 443,442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договор ГПХ	Договор Акт оказания услуг	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Прием	Трудовой договор	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" п 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Приказ о приеме		Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Личная карточка работника (Т-2) (если ЛНА предусмотрено ведение личных карточек)		Работник кадровой службы Работник	п 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Согласие на обработку персональных данных	3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором)	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Согласие на ЭДО	3 года, (но лучше: 10 лет – ЭК)	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 436 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Перевод / изменение условий договора	Допсоглашение к ТД Приказ	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п 434, 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Увольнение	Приказ	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет*	Работник кадровой службы Бухгалтер	п 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Платежная ведомость		Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер
	Расчетная ведомость		Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер)
	Расчетный листок		Подпись не предусмотрена
	Сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р)	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо	п. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1
	Раздел 3 Расчета по страховым взносам
Ежегодный отпуск	График отпусков	3 года	Руководитель Уполномоченное лицо Руководитель кадровой службы Работник	п. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет *	Работник кадровой службы Бухгалтер	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Платежная ведомость		Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер
	Расчетная ведомость		Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер)
	Приказ о предоставлении отпуска	5 лет (об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет*)	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, Письмо Росархива от 21.09.2020 N Р/Т-1279
Отпуск за свой счет	Приказ о предоставлении отпуска	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Отпуск по уходу за ребенком	Приказ	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Отпуск по беременности и родам	Приказ	5 лет	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 298 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Командировка	Приказ	5 лет (о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет*)	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заработная плата за 1-ю половину месяца	Платежная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заработная плата за 1-ю половину месяца	Расчетная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 лет*	Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер)	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Заработная плата	Табель учета рабочего времени	5 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50 лет*)	Руководитель кадровой службы Работник кадровой службы Ответственное лицо	п. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Платежная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Расчетная ведомость		Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер)
	Расчетный листок		Подпись не предусмотрена
Премия	Приказ о премировании	50 лет *	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Платежная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет *	Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Расчетная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет *	Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер)	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Простой	Приказ о простое	Постоянно	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 19 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Материальная помощь	Приказ	5 лет	Руководитель Уполномоченное лицо Работник	п. 295 Перечня утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Платежная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо Главный бухгалтер Бухгалтер
	Расчетная ведомость	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов - 50 лет*	Лицо, ответственное за составление документа (бухгалтер)
Отчетность	Сведения о застрахованных лицах	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо	п. 450, п. 624 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Расчет по страховым взносам	50 лет*	Руководитель Уполномоченное лицо	п. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
	Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50 лет*		п. 450, п. 624 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

* 50 лет для текущих документов , 75 лет - для документов до 2003 года

Памятка о хранении документов

Электронные документы хранят на физических носителях и программах, с помощью которых их можно открыть и проверить электронные подписи.
Сроки хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом, в котором по документам закончили делопроизводство.
Если для документа прописано два срока хранения: 75 или 50 лет, ориентируются на срок 50 лет для текущих документов и 75 - для документов до 2003 года.
Документы, которые нужно хранить постоянно, минимум через 10 лет необходимо передать в архив.
Архив организуют самостоятельно или обращаются в специализированные организации, например, в государственный или муниципальный архив региона.
В цифровом архиве компании или индивидуального предпринимателя электронные документы следует сохранять в соответствии с нормами, установленными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 08.08.2023 No 2367.
Перемещение электронных документов в архив производится на основании составленных описей дел и документов, которые формируются структурными подразделениями. Передача может осуществляться через информационно-телекоммуникационные сети (при наличии в архиве соответствующей системы) или на физически выделенных носителях. Такие носители передаются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).
На протяжении всего периода хранения необходимо обеспечивать наличие как минимум двух копий каждого электронного документа. Основная и резервная копии должны храниться на разных носителях (п. 2.30 Правил).
Каждые пять лет следует проводить проверку состояния носителей и их способности корректно воспроизводить документы.
При обнаружении дефектов носителя необходимо выполнить перенос документов на новый носитель. В случае необходимости данные можно конвертировать в более актуальные форматы, которые будут удобны для работы.
В процессе переноса важно гарантировать сохранение всех данных, включая их точность, целостность и неизменность, чтобы информация оставалась полной и достоверной.

№	Срок хранения	Перечень документов
1	1 год	Заявления сотрудников на получение документов, связанных с их трудовой деятельностью
2	3 года	Распоряжения о применении дисциплинарных взысканий, за исключением увольнений; Уведомления и предупреждения сотрудников, например, о грядущем сокращении или расторжении трудового договора; Согласия на обработку личных данных — в течение 3 лет после завершения срока действия или отзыва согласия; Переписка по вопросам трудоустройства, перевода и увольнения; Графики отпусков
3	5 лет	Приказы об отпусках (ежегодных оплачиваемых, ученических, об отзывах, продлении и переносе), командировках, служебных проверках; Договоры о полной материальной ответственности — в течение 5 лет после увольнения или смены материально ответственного лица; Табели рабочего времени для всех сотрудников, кроме тех, кто работает во вредных условиях труда
4	50 лет*	Распоряжения о приёме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, отпусках без оплаты и по уходу за ребёнком, изменении уровня квалификации, назначении или корректировке зарплаты; Документы по отпускам и командировкам сотрудников, работающих во вредных условиях труда; Личные карточки, инструкции, дела сотрудников; Документы о трудовой деятельности и стаже; Трудовые договоры и дополнительные соглашения; Табели учёта рабочего времени для сотрудников с вредными условиями труда; Журналы регистрации движения трудовых книжек, личных дел и карточек; Материалы спецоценки условий труда; Невостребованные трудовые книжки сотрудников после увольнения
5	Всегда	Внутренние положения, регулирующие работу с персональными данными, оплату труда, премирование сотрудников; Коллективный договор; Штатное расписание и изменения к нему
*Примечание: Все приказы необходимо хранить вместе с подтверждающими документами (заявлениями, служебными записками, справками). 50 лет для современных документов, 75 лет — для документов, оформленных до 2003 года.

Документы для сотрудника

При увольнении (ст. 84.1 ТК РФ):

1. Трудовая книжка (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р)

2. Выписка ЕФС-1(подраздел 1.2 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1), Сведения о страховом стаже;

3. Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателем (подраздел 3 разд. 1 формы ЕФС-1);

4. Выписка из Расчета по страховым взносам - разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»;

5. Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах) нужно выдать, только если об этом есть заявление работника.

По письменному заявлению работника

работодатель обязан не позднее 3-х рабочих дней со дня получения этого заявления выдать работнику (ст. 62 ТК РФ):

1. Трудовую книжку,

2. Выписку из трудовой книжки;

3. Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя;

4. Копию приказа об увольнении;

5. Копию приказов о приеме на работу, всех кадровых перемещений, предоставлении отпусков, награждений и других важных событий в трудовой деятельности.

6. Справку о доходах, удержанных сумм НДФЛ и предоставленных вычетов.

7. Справку о подтверждении использованных или не использованных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.

* Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Темы

Главному бухгалтеру HR-Директору

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Поделиться статьей