Электронно-цифровая подпись (ЭЦП): как выпустить и пользоваться?

Все больше компаний переходят с бумажного на электронный документооборот (ЭДО), дистанционно заказывают услуги гос.органов, участвуют в электронных торгах. Для этого необходима электронная подпись - эквивалент подписи «от руки».

Электронная подпись не похожа на росчерк пера или фигуративный оттиск. Это уникальный программный код, «связанный» с конкретным электронным документом.

Как же тогда понимать фразы «выпустить / заказать /получить ЭЦП», прочно вошедшие в деловой обиход?

На самом деле, выпускается не электронная подпись как таковая, а «инструмент» для ее создания: набор файлов (ключей), которые, с одной стороны, позволяют осуществлять электронную подпись, а с другой – убедиться в достоверности подписи.

При «выпуске ЭЦП» вы получаете ключи сертификата проверки электронной подписи, но для удобства мы говорим «ЭЦП» или «сертификат ЭЦП».

• «закрытый» ключ - закодированную информацию, которую криптографический алгоритм использует для формирования электронной подписи
• «открытый ключ» - доступные данные о владельце сертификата, его номере и сроке действия

Используя «открытый ключ», операторы ЭДО визуализируют электронную подпись на документах, чтобы она имела хоть какое-то материальное воплощение:

Для подписания документов, помимо ключевой пары, вам потребуется криптопровайдер – специальная программа, осуществляющая криптографические (шифровальные) операции в операционной системе Windows.

Криптопровайдер устанавливается на компьютер бесплатно. А вот для пользования программой надо приобрести лицензию. Ее можно купить отдельно, а можно попросить «зашить» лицензию в сертификат ЭЦП.

Как выпустить сертификат ЭЦП?

Сертификат выдается одним из Удостоверяющих Центров (УЦ): это компании, прошедшие государственную аккредитацию и обладающие техническими средствами для выпуска сертификатов ЭЦП.

Процесс обычно занимает 3 рабочих дня.

Определитесь с целью

К сожалению, выпустить один сертификат на все случаи жизни не получится. Поэтому первый логичный шаг – определиться, для каких целей потребуется ЭЦП.

Если вы испытываете сложности с выбором, не переживайте. Процедуру получения сертификата в любом случае вы будете проходить через сервисный центр УЦ. Здесь вам не только все подробно объяснят, но и за ручку проведут по всем этапам.

Оформите заявку. Подайте документы

На сайте Удостоверяющего Центра нужно подать заявку, после чего вам придет смс с доступом в Личный кабинет.

Определитесь, кто будет подписантом (владельцем электронной подписи) – физическое или юридическое лицо.

Исходя из этого, в Личный кабинет УЦ должны быть загружены сканы следующих документов:

• паспорт гражданина РФ (либо – паспорт иностранного гражданина с нотариально заверенным переводом на русский язык);
• СНИЛС физлица
• ИНН физлица или компании
• ОГРН юридического лица либо ИП;
• номер свидетельства о постановке на учет в налоговом органе - иностранной организации (в т.ч. филиалов, представительств и иных обособленных подразделений) или идентификационный номер налогоплательщика заявителя - иностранной организации.

Пройдите процедуру идентификации

Сотрудник сервисного центра обязан удостовериться лично, что перед ним именно то лицо, на которое оформляется сертификат. За это он несет материальную и административную ответственность.

В период самоизоляции сервисные центры начали предлагать процедуру верификации онлайн (по Skype, Zoom), а некоторые готовы принимать просто фото владельца ЭЦП с раскрытым паспортом (конечно, при условии, что все символы хорошо читаются).

Это нужно воспринимать как исключительную меру, поскольку по закону верификация должна делаться лично, иначе открываются лазейки для мошенничества.

Получите ключи

Пройдя личную верификацию, за получением токена вы можете отправить своего представителя (правда, для этого потребуется нотариальная доверенность).

Оптимальный путь - совместить получение токена с личной верификацией: после подачи документов через Личный кабинет УЦ, в назначенный день вы приходите в сервисный центр (либо сотрудник выезжает к вам), передаете оригинал заявления (поскольку ЭЦП у вас еще нет, заявление придется подписать «от руки») и получаете свою ключевую пару.