Personalaudit

Das Personalaudit ist eine objektive fachgerechte Beurteilung des Systems für Personaldokumentenverkehr der Gesellschaft.

Falls Sie eine Prüfung der Personalsachbearbeitung seitens der staatlichen Arbeitsinspektion vor sich haben oder einer der zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung seine Arbeitsstelle aufgegeben hat, muss das Audit der Personalaktenverwaltung durchgeführt werden: alle Personalunterlagen sind sorgfältig zu überprüfen und der geltenden Gesetzgebung anzupassen.

Auf dieser Seite berichten wir über die Etappen der Erbringung der Dienstleistung zur komplexen Bewertung der Personalaktenverwaltung, über die im Rahmen des Personalaudits zu überprüfenden Unterlagen sowie über die Verantwortung, die Verletzung der Gesetzgebung hinsichtlich der Personalaktenverwaltung nachzieht.

Was machen wir im Rahmen der Dienstleistung Personalaudit?

1
Bewerten
- Alle Komponenten des Personalverwaltungsverfahrens
- Die Vollständigkeit, die Effizienz und die Richtigkeit des Systems für Vorbereitung, Abstimmung, Registrierung und Aufbewahrung der Personalakten
- Das Vorliegen erforderlicher Personalakten und die Richtigkeit deren Ausfertigung bezogen auf die Vorschriften der russischen Gesetzgebung und die Wirtschaftsprüfungspraxis der staatlichen Arbeitsinspektion
2
Feststellen
- Die Innenpolitik - Abweichungen der Personalakten und lokaler Normativakte von den Vorschriften der russischen Gesetzgebung
- Die Organisationsstruktur der Personalabteilung, die Optimalität ihrer Arbeit und Reserven für die Effizienzsteigerung
- Das Niveau der fachlichen Kompetenz der Mitarbeiter der Personalabteilung
- Die Begründung der Ist-Zahlungen an Mitarbeit anhand der erforderlichen Personalakten*
- Die Richtigkeit der Berechnung des Durchschnittslohns; und auf Begehren nehmen wir Consulting hinsichtlich der Steuerrisiken vor
* unter Heranziehung zusätzlicher Ressourcen - eines Buchhalters, der sich mit der Lohnabrechnung befasst
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Sichern
- Die Minimierung der Personalakten zwecks der Senkung von materiellen und Arbeitsaufwendungen der Gesellschaften
- Die Begründetheit der in der Gesellschaft getroffenen Personalentscheidungen
- Die Entsprechung der Personalaktenverwaltung föderalen Standards und Anforderungen der Arbeitsgesetzgebung
- Die Vollständigkeit, die Richtigkeit und hohe Qualität der Personalerfassung in der Gesellschaft
- Den Schutz des Leiters vor eventuellen Ansprüchen
- Den Schutz der Gesellschaft im Streitfall

Welche Dokumente unterliegen dem Personalaudit?

Basisdokumente
Für die Aufgaben der Gesellschaft
Für Situationen

Gründungsdokumente
Datenschutzbestimmungen
Geschäftsgeheimnisordnung
Vergütungs-, Prämien- und Stimulierungsordnung
Betriebsordnung
Registrierungsbücher für die Einsichtnahme der Arbeitnehmer in interne lokale Normativakte
Das Buch der Erfassung des Verkehrs von Arbeitsbüchern und Einlagen dazu

Stellenpläne
Urlaubsliste
Arbeitszeiterfassungstabelle
Lohnabrechnungslisten
Vorjahreserfassung nach Anrechnungs- und Abzugsarten (ohne Summen)
Personalbogen der Arbeitnehmer
Zivilrechtliche Verträge/Werkverträge
Tätigkeitsbeschreibungen
Verordnungen über die Haupttätigkeit der Gesellschaft
Verordnungen über die Belegschaft der Gesellschaft
Policen der freiwilligen Krankenversicherung für ausländische Mitarbeiter

Einstellung des Arbeitnehmers	Arbeitsvertrag Verordnung „Über die Einstellung des Arbeitnehmers“ Eintragung in das Arbeitsbuch des Arbeitnehmers Unterschrift des Arbeitnehmers im Personalbogen Т-2 Vermerk im Buch der Erfassung des Verkehrs von Arbeitsbüchern und Einlagen dazu
Umsetzung des Arbeitnehmers	Verordnung „Über die Vornahme der Änderungen in den Stellenplan“ Zusatzvereinbarung Verordnung „Über die Umsetzung des Arbeitnehmers“ Eintragung in das Arbeitsbuch Unterschrift des Arbeitnehmers im Personalbogen Т-2
Änderung des Gehalts des Arbeitnehmers	Zusatzvereinbarung Verordnung „Über die Änderung des Gehalts des Arbeitnehmers“
Urlaub: jährlich bezahlt; jährlich zusätzlich bezahlt; unbezahlt	Urlaubsplan Urlaubsantrag des Arbeitnehmers Verordnung „Über die Gewährung des Urlaubs dem Arbeitnehmer“
Schwangerschafts- und Wochenurlaub	Krankenschein Antrag der Arbeitnehmerin Verordnung über die Gewährung des Schwangerschafts- und Wochenurlaubs
Geburtsbeihilfe	Antrag des Arbeitnehmers Geburtsausweis Arbeitszeugnis des anderen Elternteils darüber, dass ihm keine Geburtsbeihilfe festgelegt bzw. ausgezahlt wurde Verordnung über die Auszahlung der Beihilfe
Elternurlaub	Antrag des Arbeitnehmers Kopie der Geburtsurkunde des Kindes Arbeitszeugnis des anderen Elternteils darüber, dass ihm kein Elterngeld festgelegt bzw. ausgezahlt wurde Verordnung „Über die Gewährung des Elternurlaubs“"
Überstundenarbeit (u. a. Wochenendarbeit und Feiertagsarbeit)	Anweisung (Memorandum) des Leiters der Strukturabteilung Benachrichtigung des Arbeitnehmers / Zustimmung des Arbeitnehmers Verordnung „Über die Heranziehung zur Überstundenarbeit“
Nicht normierter Arbeitstag	Lokaler Normativakt, der das Verzeichnis der Stellen enthält, zu denen ein nicht normierter Arbeitstag festgesetzt werden kann. Hinweis im Arbeitsvertrag auf die Gewährung eines zusätzlichen bezahlten Urlaubs
Disziplinarmaßnahmen	Akt über den begangenen Disziplinarverstoß Begründungsbericht des Arbeitnehmers oder Akt über die Verweigerung der Abgabe von Erklärungen des Arbeitnehmers Verordnung des Arbeitgebers über die Verhängung der Disziplinarstrafe (ist dem Arbeitnehmer innerhalb von 3 Arbeitstagen ab Erlass gegen Unterschrift auszuhändigen) Akt über den Verzicht auf die Einsichtnahme in die Verordnung (soweit der Arbeitnehmer die Aushändigung der genannten Verordnung gegen Unterschrift verweigert)
Dienstreisen	Dokumente, die Entlassungsgründe belegen Verordnung „Über die Entlassung aufgrund...“
Entlassung	Dokumente, die Entlassungsgründe belegen AVerordnung „Über die Entlassung aufgrund...“
Aufhebung des Arbeitsvertrages (Kündigung)	Durch den Arbeitnehmer: Antrag des Arbeitnehmers Verordnung „Über die Aufhebung des Arbeitsvertrages“ Unterschrift des Arbeitnehmers im Personalbogen Т-2 Vermerk im Buch der Erfassung des Verkehrs von Arbeitsbüchern und Einlagen dazu Im gegenseitigen Einvernehmen: Aufhebungsvereinbarung der Parteien Verordnung „Über die Aufhebung des Arbeitsvertrages“ Unterschrift des Arbeitnehmers im Personalbogen Т-2 Vermerk im Buch der Erfassung des Verkehrs von Arbeitsbüchern und Einlagen dazu Arbeitsvertragsablauf: Benachrichtigung des Arbeitnehmers Verordnung „Über die Aufhebung des Arbeitsvertrages“ Unterschrift des Arbeitnehmers im Personalbogen Т-2 Vermerk im Buch der Erfassung des Verkehrs von Arbeitsbüchern und Einlagen dazu
Aufhebung des Arbeitsvertrages wegen Stellenplankürzung	Verordnung „Über die Stellenplankürzung der Gesellschaft“ Neuer Stellenplan Benachrichtigung des Arbeitsamts Benachrichtigung der Arbeitnehmer Verordnung „Über die Aufhebung des Arbeitsvertrages“ für jeden Mitarbeiter Unterschriften der Arbeitnehmer in Personalbogen Т-2 Vermerke im Buch der Erfassung des Verkehrs von Arbeitsbüchern und Einlagen dazu

Employment

Employment agreement
An order “On employment”
Record in the employee’s employment record book
Employee’s signature in the employee’s personal record form T-2
Registration in the Book of record of the flow of employment record books and their inserts

Transfer to another position

An order “On amendments to the staffing schedule”
Additional agreement
An order “On Transfer of the employee to another position”
Entry in the employment record book
Employee’s signature in the employee’s personal record form T-2

Salary modification

Additional agreement
An order “On salary modification”

Vacations (annual paid,
annual additional paid leave, unpaid vacation):

Vacation schedule
Vacation request letter
An order “On giving the employee a vacation”

Maternity leave

Temporary disability leave
Employee’s statement
Order on granting maternity leave

One-time allowance in respect of a child’s birth

Employee’s statement
Reference on child’s birth
Letter of the employment verification of the other parent, indicating that allowance in respect of a child’s birth has not been granted or paid
An order on allowance payment

Childcare and parental leave

Employee’s statement
A copy of the child’s birth certificate
Letter of employment verification of the other parent, indicating that childcare allowance has not been granted or paid
An order on granting childcare and parental leave

Overtime (including work on rest days and public holidays)

Directive (internal memorandum) of the head of the unit
Notification of employee / employee’s consent
An order “On overtime work”

Irregular working hours

Local regulation containing list of positions that are subject to irregular hours
Reference in the Employment agreement on granting additional paid leave

Disciplinary sanctions

Report on breach of discipline
Employee’s explanatory note or Act on refusal to give explanations
Employer’s order on the application of disciplinary sanctions (it is produced for the employee for his/her signing within 3 business days from the date of issue)
Act on refusal to be informed (if the employee refuses to be notified under signed acknowledgment)

Business trips

Documents confirming reasons for suspension from work
An order “On suspension from work on the grounds of…”

Suspension from work

Documents confirming reasons for suspension from work
An order “On suspension from work on the grounds of…”

Termination of employment agreement (dismissal)

On the employee’s part:

Employee’s notice
An order “On termination of employment agreement”
Employee’s signature in his personal record form T-2
Registration in the Book of record flow of employment record books and their inserts

Upon mutual agreement of the Parties:

An agreement of the parties on the termination of the employment agreement
An Order “On termination of the employment agreement”
Employee’s signature in his personal record form T-2
Registration in the Book of record flow of employment record books and their inserts

Expiration of employment agreement:

Notification of employee
An Order “On termination of employment agreement”
Employee’s signature in his personal record form T-2
Registration in the Book of record flow of employment record books and their inserts

Termination of employment agreement in case of reduction of staff

An Order “On reduction of staff”
New staffing schedule
Notification of Government Employment Service
Notification of employees
An Order “On termination of employment contract” for every employee
Employees’ signatures in their personal record forms T-2
Registrations in the Book of record flow of employment record books and their inserts

Warum können Sie uns vertrauen?

1

Wir finden „wunde Stellen“ in der Gesellschaft in verwandten Richtungen auf, die mit dem Personal zusammenhängen (Gehalt, Steuern)
2

Wir arbeiten in einem Team: ein Personalmanager, ein Arbeitsrechtsjurist, ein Buchhalter, der sich mit der Lohnabrechnung befasst, ein Steuerberater
3

Wir bieten Begleitdienstleistungen an, die die Erweiterung des Personalaudits und zusätzlichen Nutzen ermöglichen

Etappen der Bereitstellung der Dienstleistung Personalaudit

Kennenlernen

Ausfüllen eines Fragebogens
Anfrage begleitender Informationen:
- Werden die Aufwendungen aus dem Sozialversicherungsfonds für Krankenscheine erstattet?
- Gibt es Ressourcen für Erstattung?
- Wie oft erfolgt die Kostenerstattung?
- Bestehen Arbeitsstreitigkeiten mit Mitarbeitern der Gesellschaft?
- Braucht man einen Arbeitsrechtsjuristen?

Einschätzung

Einschätzung des Arbeitsumfangs aufgrund des Fragebogens

Abstimmung

Die Abstimmung des Arbeitswertes wird aufgrund des Stundenentgelts unserer Fachleute festgelegt

Audit

Durchführung des Personalaudits
Vorbereitung des Personalauditsberichts
Aussprache zum Bericht und zu unseren Empfehlungen zur Wiederherstellung der Personalerfassung sowie Ausarbeitung der Form notwendiger oder fehlender Personalakten zur Dienstleistung Payroll

Warum ist das Personalaudit so wichtig?

1
Finanzrisiken
- Anwendung der Strafsanktionen gegenüber dem Leiter der Gesellschaft oder der Organisation. So hat gemäß Art. 5.27 des Gesetzbuches über Ordnungswidrigkeiten ein Verstoß gegen die Arbeits- und Arbeitsschutzgesetzgebung die Verhängung auf Amtspersonen einer Verwaltungsstrafe in Höhe von 1.000,- Rubel bis 5.000,- Rubel, auf juristische Personen - von 30.000,- Rubel bis 50.000,- Rubel oder verwaltungsmäßige Stilllegung auf die Dauer bis zu 90 Tagen zur Folge.
- Geldmittelverlust infolge der Überzahlungen (Durchschnittslohn, Steuern) oder wegen Unkenntnis eventueller Kostenausgleichsmöglichkeiten
2
Rechtsrisiken
- Gemäß Ziffer 2 Art.5.27 des Gesetzbuches über Ordnungswidrigkeiten hat ein wiederholter Verstoß gegen die Gesetzgebung durch eine Amtsperson, die vorher in die Verwaltungsstrafe für eine ähnliche Rechtsverletzung bereits verfiel, ihre Disqualifikation für die Dauer von 1 bis 3 Jahre
- Eventuelle Streitigkeiten mit Mitarbeitern können Gerichtsverhandlungen mit anschließender Staatsanwaltsprüfung sowie der Prüfung der Arbeitsinspektion nach sich ziehen
3
Reputationsrisiken
- Sollte die Gesellschaft beispielsweise über keine Betriebsordnung verfügen, so ist es unmöglich, den Arbeitnehmer zur Verantwortung für die Nichteinhaltung der Arbeitsdisziplin zu ziehen, weil er von den an ihn gestellten Forderungen der Organisation nicht weiß
- Mangels z. B. der Arbeitsbeschreibungen sind Schwierigkeiten mit der Kündigung des Mitarbeiters wegen Nichterfüllung seiner Arbeitspflichten möglich, denn in diesem Fall ist es schwer argumentativ zu beweisen, welche Pflichten er nicht erfüllt hat
- Beim Fehlen von Personalakten, die die oder jene Auszahlungen an Mitarbeiter begründen, sowie wegen Fehlkalkulation des Durchschnittslohns entstehen Reputationsrisiken (Arbeitsstreite und -konflikte können sich zu Gerichtsverhandlungen auswachsen)

Personalaudit

Was machen wir im Rahmen der Dienstleistung Personalaudit?

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