Korrekte Unkostenerstattung für ausländische Repräsentanzleiter

Nicht selten werden dem Leiter einer ausländischen Repräsentanz Ausgaben wie die Wohnungsmiete, Pkw-Nutzung usw. zurückerstattet. Einerseits stellt eine derartige Entlohnung in den Augen des Staates ein Einkommen dar und unterliegt der persönlichen Einkommensteuer (NDFL). Andererseits gibt es aber völlig legale Methoden, die Besteuerung zu vermeiden.

Wenn man die Steuer einbehält, dann wie?

Die meisten Buchhalter denken entweder nicht daran, die Steuer einzubehalten oder machen sich keine Gedanken darüber, wie man ihre Abrechnung im Interesse des Arbeitsnehmers gestalten kann.

Im letzteren Falle werden den Leitern der Repräsentanzen ausländischer Firmen, nämlich:

• russischen Staatsbürgern;
• ausländischen Staatsbürgern, die in Russland ansässig sind; und
• ausländischen Staatsbürgern, die den Status eines hochqualifizierten Spezialisten haben,

Steuern in Höhe von 13% der Gesamtsumme abgezogen.

Wenn für die Arbeit in der Repräsentanz ein Mitarbeiter aus dem Ausland herangezogen wird, der nicht in Russland ansässig ist, so werden 30% Steuern berechnet.

Nehmen wir an, die ausländische Repräsentanz hat sich entschieden, ihrem nicht in Russland ansässigen Leiter zusätzlich zu seinem Gehalt 50.000 Rubel für die Wohnungsmiete oder ein Mietauto auszuzahlen. Von dieser Summe werden Steuern in Höhe von 15.000 Rubeln (50.000 * 30%) einbehalten, d.h. der Leiter erhält netto nur 35.000 Rubel.

Aber hier ist die Hauptfrage: wie kann man es so einrichten, dass der Leiter der Repräsentanz nicht in der Form von Einkommensteuer einen Teil seiner Vergütung einbüßt?

Zu diesem Zweck muss man unter Berücksichtigung der einbehaltenen Steuer die Vergütungssumme fachkundig von Netto auf Brutto hochrechnen, gemäß der folgenden Formel:

50.000 / 0,7 (bei einem Einkommensteuersatz von 30%)
oder
50.000 / 0,87 (bei einem Einkommensteuersatz von 13%)

Genau von dieser Summe muss dann die Steuer einbehalten werden, damit der Repräsentanzleiter „steuerliche Verluste“ vermeidet. Und eben diese Summe muss im Arbeitsvertrag als Vergütung festgeschrieben sein.

Kann man auch gleich gar nicht zahlen?

Oben haben wir einen Ansatz besprochen, der den Buchhaltern vertraut ist. Jedoch sind wir nicht nur Buchhaltungs-, sondern auch Steuerexperten. Deshalb suchen wir stets rechtmäßige Wege, die Steuerlast zu optimisieren. Wenn unsere Kunden legal Steuern sparen können, dann geben wir ihnen immer einen Tipp, wie sie dies richtig angehen.

Es sei vorangestellt, dass wir unsere Ansicht mit umfangreichem Material aus der Gerichtspraxis untermauern, d.h. die Auffassung der russischen Gerichte in Steuerstreitigkeiten entspricht genau der unten beschriebenen.

Folgendes:
Der Steuerkodex sieht im Falle von Vergütungszahlungen, die mit der Ausführung von Dienstpflichten verbunden sind und eine Rechtsgrundlage haben, eine Befreiung von der Einkommensteuer vor. (Art. 217 Steuergesetzbuch.).

Wenn der Repräsentanzleiter also zu Dienstzwecken aus einer anderen Stadt eingeladen wird, so kann man sich auf das Arbeitsgesetzbuch stützen und keine Einkommensteuer berechnen. Art. 169 des Arbeitsgesetzbuchs belegt die Pflicht des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer Ausgaben zu ersetzen, die mit dem Umzug des Arbeitnehmers an einen neuen Standort und seiner Niederlassung ebendort verbunden sind. Dabei kann man unter Niederlassung durchaus die Bereitstellung einer Wohnung für den gesamten Arbeitszeitraum oder die Zahlung der Miete verstehen.

Wenn nun eine ausländische Repräsentanz offiziell (d.h. gemäß einem eigens aufgesetzten Dokument) einen Leiter aus dem Ausland einlädt, dann ist sie verpflichtet, dem ausländischen Staatsbürger entsprechend materiell, medizinisch und mit einer Wohnung zu versorgen. (Art. 16 des föderalen Gesetzes vom 25.7.2002, Nr. 115-F3 (Fassung vom 23.5.2015) Über den rechtlichen Status von ausländischen Staatsbürgern in der Russischen Föderation.). D.h. die Rückerstattung der Wohnunsmiete erwächst logisch aus der Pflicht der Repräsentanz, dem ausländischen Mitarbeiter eine Wohnung zu Verfügung zu stellen.

Im Arbeitgesetzbuch ist ebenfalls die Möglichkeit der Rückerstattung von Unkosten vorgesehen, die mit der Benutzung von persönlichem Eigentum des Mitarbeiters verbunden ist. Diese Rechtsnorm kann man anwenden, um bei der Rückerstattung von Ausgaben für einen Pkw keine Steuern zu berechnen.

Das Wichtigste ist, die entsprechenden Punkte im Arbeitsvertrag und einer speziellen Anordnung oder Anweisung über Vergütung richtig zu formulieren.

Wenn Sie nicht wissen, wie man die Dokumente richtig aufsetzen muss, helfen wir Ihnen stets und nehmen sogar im Falle von Beanstandungen und Steuerstreitigkeiten die Kommunikation mit den Behörden auf uns.

Wir hoffen, dass unsere Empfehlungen für Sie hilfreich sind.

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