Warum ausländischen Repräsentanzen die Akkreditierung verweigert wird

Seit die Akkreditierung von Repräsentanzen bzw. Filialen ausländischer Organisationen an die Moskauer überregionale Steuerinspektion № 47 übergeben worden ist, häufen sich formell begründete Abweisungen von Akkreditierungsanträgen.

In Fällen, wo die bei der staatlichen Registrierung einzureichenden Unterlagen entweder komplett fehlten oder Ungenauigkeiten enthielten, hat früher die dem russischen Justizministerium unterstehende staatliche Registerkammer den Vorgang unterbrochen und dem Antragsteller ausführliche Korrekturvorschläge übermittelt. Auf deren Grundlage konnte er die berichtigten Dokumente neu vorlegen, und die Akkreditierung verlief erfolgreich.

Nach gegenwärtigem Stand weist die Steuerbehörde Anträge ab, falls:

• in der Satzung der Repräsentanz bzw. Filiale Formulierungen in geringfügigster Weise abweichen;
• Unterlagen fehlen;
• Unterlagen fehlerhaft erstellt oder übersetzt wurden.

Die ausländische Organisation sieht sich also gezwungen, nicht nur die Unterlagen neu zusammenzustellen (einschließlich der Originale, weil die vorgelegten Dokumente im Ablehnungsfall nicht zurückgegeben werden), sondern auch noch die Verwaltungsgebühr in Höhe von 120.000 Rubeln (d.h. nach dem Rubelkurs von Mitte April ca. 2.200 Euro) erneut zu entrichten.

Der Teufel ist im Detail...

Im Zuge der sogenannten Neuakkreditierung, die seit dem 1. April 2015 läuft und die für so viele Schlagzeilen gesorgt hat, hat sich herausgestellt, dass der Satzungstext vieler ausländischer Repräsentanzen und Filialen mit der vor Kurzem neu gefassten Gesetzgebung unvereinbar ist, und zwar konkret mit Artikel 22 des Gesetzes „Über ausländische Investitionen in der Russischen Föderation“. Dabei betreffen die Abweichungen oft gerade die Abschnitts- und Artikelüberschriften in den Satzungen.

Ein konkretes Beispiel: gemäß den neuen Gesetzesänderungen spiegeln die Satzungen jetzt nicht mehr die Funktionen, sondern die Geschäftszweige der Repräsentanz wider. Die Abschnittsüberschrift muss also auch übereinstimmen. Falls die Formulierung falsch ist, so hat die Steuerbehörde einen formalen Grund für die Abweisung des Akkreditierungsantrages auf Grundlage seiner Unvereinbarkeit mit der geltenden Gesetzgebung.

Ein weiteres Beispiel: eine Firma wandte sich an uns, die die Akkreditierung selbständig durchlaufen wollte und eine Absage erhielt. Der Grund: in der Satzung war die Adresse des Mutterunternehmens im Registrierungsland nicht angegeben. Wir haben alle nötigen Berichtigungen vorgenommen und die Akkreditierung dieser ausländischen Repräsentanz erfolgreich durchgeführt.

Falls das Gesetz schweigt, raten Sie einfach selbst!

In unserer Praxis wurden wir mit einem weiteren interessanten Gesichtspunkt konfrontiert. Er betrifft ausländische Repräsentanzen, deren Akkreditierung ausläuft. Das aktuelle Gesetz sieht eine Verlängerung der Akkreditierung nicht vor. Also müssen Repräsentanzen bzw. Filialen, deren Akkreditierung dem Ende zugeht, im Grunde genommen die Prozedur einer erstmaligen Akkreditierung durchlaufen. Dabei verlangen die Steuerbeamten, dass das Unterlagenpaket nicht nur die ursprüngliche Entschließung zur Eröffnung einer Filiale oder Repräsentanz enthält, die bereits bei der Erstanmeldung vorgelegt wurde, sondern auch eine neue Entschließung über die Verlängerung der Tätigkeit der Repräsentanz bzw. Filiale auf dem Hoheitsgebiet der Russischen Föderation. Das Gesetz verliert kein Wort über die Verlängerung der Tätigkeit, aber trotzdem verlangen die Steuerbeamten eine derartige Entschließung. Aus rechtlicher Sicht muss die Dachorganisation bei jeder Verlängerung der Akkreditierung eine Entscheidung über die Eröffnung einer solchen Repräsentanz bzw. Filiale treffen und sie nicht formal verlängern.

Wir sind der Meinung, dass die erwähnte Rechtsnorm unausgereift und unlogisch ist; doch wir können nichts daran ändern, sondern müssen so vorgehen, wie die staatliche Dienststelle es verlangt.

Übersetzungsschwierigkeiten

Bekanntermaßen müssen alle fremdsprachigen Dokumente, die bei der Akkreditierung vorgelegt werden, in das Russische übersetzt und notariell beglaubigt werden.

Oft vertrauen Firmen die Übersetzung in der Hoffnung auf Kostenersparnis einer Person an, die nicht im Stande ist, sie korrekt anzufertigen (selbst wenn sie im Übersetzen über reiche Erfahrung verfügt). Der Haken ist, dass juristische Dokumente voller Fachausdrücke und Konzepte sind, bei deren Übersetzung ein Laie unpassende Synonyme oder völlig falsche Begriffe verwendet. Und ein falscher Begriff ist einmal mehr eine Abweichung von gesetzlichen Forderungen und ein weiterer Anlass für Ablehnungen. Es ist äußerst wichtig, dass sich der Übersetzung nicht einfach nur ein Übersetzer annimmt, sondern auch ein Jurist, der sie fachgemäß korrigieren kann, bevor sie dem Notar zur Beglaubigung vorgelegt wird.

In Würdigung der oben genannten Punkte möchten wir unsere Kunden noch einmal warnen: nehmen Sie die Akkreditierung nicht selbst in Angriff, sparen Sie nicht an den Juristen und Übersetzern. Im Lichte der jüngsten Ereignisse ist das russische Sprichwort «wenn du billig kaufst, kaufst du zweimal” so aktuell wie nie zuvor.