Consulting im Dokumentenmanagement
Die meisten großen und mittelgroßen Gesellschaften können ihre Finanzrisiken und Personalkosten wesentlich reduzieren, indem sie das in der Gesellschaft herausgebildete System der Dokumentationsarbeit nachprüfen. Das ist aber keine einfache Arbeit: man muss alle in der Gesellschaft vorhandenen dokumentenbezogenen Vorgänge zusammenbringen, ihre Effizienz und Notwendigkeit einschätzen, Oprimierungsmöglichkeiten finden und neue Arbeitsverfahren und Prozeduren einleiten, die die Arbeit erleichtern und systematisieren.
Wir schlagen Ihnen vor, keine Ressourcen für diese Kleinarbeit zu verwenden, aber unsere neue Dienstleistung - Consulting im Dokumentenmanagement - in Anspruch zu nehmen. Als Ergebnis erhalten Sie einen äußerst gut organisierten und systematisierten Dokumentenverkehr, mit dem man einfach und bequem zu arbeiten ist. Und wenn Sie in das System elektronischen Dokumentenverkehrs übergehen wollen, werden Ihre Dokumente dazu bereit sein!
Fehler und Risiken bei der Dokumentenarbeit
Ein nicht errichtetes Dokumentenverkehrssystem führt unabweisbar zu Risiken bei der Dokumentenarbeit. Unten haben wir ein Verzeichnis der häufigsten Probleme, mit denen unsere Mandanten zusammenstießen. Gewarnt - das heißt bewaffnet!
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Dokumente gehen verloren
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- Verwaltungsstrafen bis 300.000,- Rubel bei jeder Prüfung und Dokumentenanfrage
- Nichterfüllung von Vertragsverpflichtungen
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Dokumente werden fehlerhaft ausgefertigt
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- Verlust der Wirksamkeit der Dokumente
- Finanzverluste
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Dokumente werden lange abgestimmt
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- Kundenschwund
- Irrationaler Lohnfondsverzehr
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Nicht errichtetes System der Aufbewahrung und Vernichtung der Dokumente
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- Unmöglichkeit schneller Dokumentensuche
- Vernichtung der Dokumente, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht ausgelaufen sind
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Dokumente sind vor der Auswirkung des menschlichen Faktors geschützt
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- Doppelung der Dokumente
- Überschreitung zulässiger Zeit für Dokumentenverarbeitung
- Ineffektive Arbeitszeitausnutzung
Prüfen Sie Ihre Gesellschaft
Gut organisiertes Dokumentenmanagement
- Wer führt Dokumentenerfassung?
Einzelner Mitarbeiter oder eine Abteilung. - Wie viel Zeit nimmt die Suche nach Dokumenten in Anspruch?
Max. 3 Minuten, sie gehen nicht verloren. - Wie ist die Aufbewahrung von Dokumenten organisiert?
In einem bequemen Archiv. - Wie ist die Vorgehensweise der Mitarbeiter beim Eingang von Dokumenten?
Mitarbeiter wissen immer, was sie zu tun haben (Geschäftsordnungen sind vorhanden). - Wie werden neue Dokumente erstellt?
Nach der Schablone, fehlerfrei. - Wie lang ist die Frist der Abstimmung von Dokumenten?
Vorhersehbar und dem Leiter bekannt. - Wie wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter kontrolliert?
Ihre Erfassung ist gut organisiert, die Arbeitseffektivität wird bewertete, Aufträge werden rechtzeitig erfüllt. - Welchen Einfluss auf die Arbeit haben Krankheit, Entlassung und Urlaub der Mitarbeiter?
Führen nicht zur Haltezeit, zum Informations- oder Dokumentenverlust. - Wie sind die Zugangsbeschränkungen zu Dokumenten eingestellt?
Jeder Mitarbeiter sieht nur die Dokumente, die mit seiner Arbeit zusammenhängen.
Consulting erforderlich
- Wer führt Dokumentenerfassung?
Persönliche der Leiter oder jeder Mitarbeiter auf seine Art und Weise, oder sie wird überhaupt nicht geführt. - Wie viel Zeit nimmt die Suche nach Dokumenten in Anspruch?
Viel Zeit, sie sind überhaupt nicht zu finden. - Wie ist die Aufbewahrung von Dokumenten organisiert?
In den Arbeitszimmern oder auf den Tischen der Mitarbeiter, es gibt keinen Katalog, der Zugang Dritter zu Dokumenten ist nicht begrenzt. - Wie ist die Vorgehensweise der Mitarbeiter beim Eingang von Dokumenten?
Neue Mitarbeiter wissen es nicht, bis sie geschult werden. Geschäftsordnungen sind nicht vorhanden oder veraltet. Dokumente können aus Versehen an einen anderen Mitarbeiter gerichtet werden. - Wie werden neue Dokumente erstellt?
Werden formlos erstellt (soweit die Gesetzgebung keine verbindlich Form bestimmt), werden häufig wegen Fehler umgearbeitet. - Wie lang ist die Frist der Abstimmung von Dokumenten?
Ist nicht reglementiert, wodurch das erwartete Bereitschaftsdatum häufig verschoben wird. - Wie wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter kontrolliert?
Die Erfassung fehlt oder wird nicht analysiert, der Aufgabenplan der Mitarbeiter wurde nicht erstellt, die Arbeitseffektivität ist fiktiv. - Welchen Einfluss auf die Arbeit haben Krankheit, Entlassung und Urlaub der Mitarbeiter?
Führen zur Haltezeit und zum Informationsverlust, es sei denn, die Mitarbeiter haben sie vorher weitergegeben. - Wie sind die Zugangsbeschränkungen zu Dokumenten eingestellt?
Der Mitarbeiter hat Zugang zu Dokumenten, die auf seine Arbeit nicht bezogen sind, manchmal auch nach dem Austritt aus der Gesellschaft.
| Gut organisiertes Dokumentenmanagement | Consulting erforderlich | |
|---|---|---|
| Wer führt Dokumentenerfassung? | Einzelner Mitarbeiter oder eine Abteilung. | Persönliche der Leiter oder jeder Mitarbeiter auf seine Art und Weise, oder sie wird überhaupt nicht geführt. |
| Wie viel Zeit nimmt die Suche nach Dokumenten in Anspruch? | Max. 3 Minuten, sie gehen nicht verloren. | Viel Zeit, sie sind überhaupt nicht zu finden. |
| Wie ist die Aufbewahrung von Dokumenten organisiert? | In einem bequemen Archiv. | In den Arbeitszimmern oder auf den Tischen der Mitarbeiter, es gibt keinen Katalog, der Zugang Dritter zu Dokumenten ist nicht begrenzt. |
| Wie ist die Vorgehensweise der Mitarbeiter beim Eingang von Dokumenten? | EMitarbeiter wissen immer, was sie zu tun haben (Geschäftsordnungen sind vorhanden). | Neue Mitarbeiter wissen es nicht, bis sie geschult werden. Geschäftsordnungen sind nicht vorhanden oder veraltet. Dokumente können aus Versehen an einen anderen Mitarbeiter gerichtet werden. |
| Wie werden neue Dokumente erstellt? | Nach der Schablone, fehlerfrei. | Werden formlos erstellt (soweit die Gesetzgebung keine verbindlich Form bestimmt), werden häufig wegen Fehler umgearbeitet. |
| Wie lang ist die Frist der Abstimmung von Dokumenten? | Vorhersehbar und dem Leiter bekannt. | Ist nicht reglementiert, wodurch das erwartete Bereitschaftsdatum häufig verschoben wird. |
| Wie wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter kontrolliert? | Ihre Erfassung ist gut organisiert, die Arbeitseffektivität wird bewertete, Aufträge werden rechtzeitig erfüllt. | Die Erfassung fehlt oder wird nicht analysiert, der Aufgabenplan der Mitarbeiter wurde nicht erstellt, die Arbeitseffektivität ist fiktiv. |
| Welchen Einfluss auf die Arbeit haben Krankheit, Entlassung und Urlaub der Mitarbeiter? | Führen nicht zur Haltezeit, zum Informations- oder Dokumentenverlust. | Führen zur Haltezeit und zum Informationsverlust, es sei denn, die Mitarbeiter haben sie vorher weitergegeben. |
| Wie sind die Zugangsbeschränkungen zu Dokumenten eingestellt? | Jeder Mitarbeiter sieht nur die Dokumente, die mit seiner Arbeit zusammenhängen. | Der Mitarbeiter hat Zugang zu Dokumenten, die auf seine Arbeit nicht bezogen sind, manchmal auch nach dem Austritt aus der Gesellschaft. |
Projektetappen und Ergebnisse
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Etappe 1. Audit
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Etappe 2: Umsetzung
In jeder Gesellschaft ist das System der Dokumentenarbeit gebildet. Meistens ist es chaotisch gebildet, ausgehend von betrieblicher Notwendigkeit, deswegen enthält es auch veraltete Geschäftsordnungen und überflüssige Prozeduren der Dokumentenarbeit. Wir erforschen das gesamte bestehende System, finden wunde Stellen und Wachstumspunkte auf. Nach den Ergebnissen erhalten Sie Empfehlungen, die auf Berichtigung aller Vorgänge und Konformität des Systems ausgerichtet sind.
- Zustandseinschätzung des
Dokumentenverkehrs - Organisation des
Dokumentenverkehrs
Was wir machen:
- Befragen die Unterabteilungen;
- Analysieren den laufenden Zustand des Dokumentenverkehr;
- Beurteilen die Bereitschaft zum Einsatz elektronischen Dokumentenverkehrs.
Ergebnis:
- Analytische Auskunft über den Zustand des Dokumentenverkehrs mit der Beschreibung laufender Vorgänge und der Bewertung der Bereitschaft zum elektronischen Dokumentenverkehrs;
- Empfehlungen zur Vorbereitung des Dokumentenverkehrs zur Automatisierung.
Was wir machen:
- Formulieren Empfehlungen zur Organisation des Dokumentenverkehrs;
- Entwickeln oder korrigieren den Aktenplan.
Ergebnis:
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Bestand der Empfehlungen für die Organisation des Dokumentenverkehrs:
- alle Dokumente, ihre Muster und Vorschriften für ihre Anfertigung, Registrierung und Aufbewahrung;
- Vorschriften für die Abstimmung, Bestätigung und Erfüllung der Dokumente;
- Funktionen der Mitarbeiter, Verantwortungs- und Zugangsverteilung, Überwachungssystem;
- lokale Normativakte;
- KPI der Mitarbeiter (Bewertung der Effektivität des Personals).
- Zusammengefasster Aktenplan
Unser Ziel ist, mit Ihnen die Systematisierung Ihres Dokumentenverkehrs zu Ende zu führen – nicht, Sie nach ein paar guten Ratschlägen sich selbst zu überlassen. Ihre praktische Umsetzung erfordert einen systematischen Ansatz und ein umfassendes Verständnis des Dokumentenverkehrs in Ihrer Organisation. Wir stehen bereit, Ihnen in dieser komplexen Angelegenheit zur Seite zu stehen und selbst Hand anzulegen.
- Regelung des
Dokumentenverkehrs - Organisation der
Aktenverwaltung
Was wir tun:
- Wir erarbeiten lokale, maßgeschneiderte Vorschriften.
Ergebnis:
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Verordnungen:
- zur Aktenverwaltung;
- zur Arbeit mit internen Verfügungen und Vorschriften;
- zur Arbeit mit Verträgen.
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Dokumente:
- Verfügungen;
- Vorschriften;
- Checklisten und Flowcharts;
- andere (nach Wunsch).
Was wir tun:
- Wir berechnen die optimale Mitarbeiterzahl;
- wir erstellen ein Organigramm für die Aktenverwaltung;
- wir regeln die Arbeitsprozesse.
Ergebnis:
- Verfügung über die Aktenverwaltung;
- Dienstvorschriften für die relevanten Mitarbeiter.
3 Vorteile
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1
Bequemlichkeit
Gesuchte Dokumente sind immer zur Hand, die Suche nach Dokumenten und die Arbeit damit werden schnell und einfach. Die Fristen der Dokumentenabstimmung sind bekannt, was die Planung der Arbeit ermöglicht. Das Topmanagement wird mit zuverlässigen und rechtzeitigen Informationen versehen, was die Qualität und Operativität der Managemententscheidungen erhöht.
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2
Profit
Die Finanzrisiken, Personalaufwendungen und Verwaltungskosten werden minimiert. Dadurch, dass die Dokumentenverarbeitung weniger Arbeitszeit in Anspruch nimmt, wird die Arbeitseffektivität erhöht. Demzufolge wird der Selbstkostenwert der hergestellten Produktion und erbrachten Dienstleistungen herabgesetzt.
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3
Sicherheit
Es entstehen keine Probleme bei der Verifizierung mit der Steuerinspektion und Kontrahenten - die Dokumente enthalten keine Fehler, sie sind alle richtig am Platz und leicht zugänglich. Der Einfluss des „menschlichen Faktors“ bei der Dokumentenarbeit ist minimal. Die Anpassungsfähigkeit der Gesellschaft an Marktänderungen steigt. Die Führungskräfte sind sicher, dass die Arbeit qualitativ und rechtzeitig geleistet wird, und man muss sie nicht umändern.
Woher wissen wir das alles?
Das Verfahren des Consultings im Dokumentenmanagement stellt eine patentgeschützte Entwicklung der Gesellschaft 1C dar. Es verwendet nur die Lösungen, die ihre Effektivität in der Praxis bewiesen haben.
Der Zweck des Verfahrens besteht darin, um uns nicht mit einem Satz komplizierter Materialien lassen, sondern zu helfen, den ersten Schritt zur Automatisierung des Dokumentenverkehrs zu machen.
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Partner geschult
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Unternehmen verwendeten effektiv dieses Organisationsverfahren für Dokumentenverkehr
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Jahre lang dauert die erfolgreiche Verwendung des Verfahrens beim Einsatz des Dokumentenverkehrs
1С-WiseAdvice ist von 1C akkreditiert, seine Methode „Consulting zur Aktenverwaltung“ anzuwenden.
