Conseil en gestion de documents
La plupart des moyennes et grandes entreprises peuvent réduire considérablement leurs risques financiers et dépenses en personnel en revoyant leur système de gestion des documents en place. Cependant, ce n’est pas une tâche facile. Il faut rassembler tous les processus disponibles dans l’entreprise associés aux documents, évaluer leur efficacité et leur nécessité, trouver des possibilités d’optimisation et introduire de nouveaux règlements et procédures pour faciliter et systématiser le travail.
Nous vous proposons de ne pas gaspiller de ressources pour ce travail laborieux et de profiter de notre nouveau service de conseil en gestion de documents. Vous obtenez ainsi un flux de travail complètement corrigé et systématisé, facile et pratique à utiliser. Si vous souhaitez migrer vers un système de gestion de documents électronique, vos documents seront déjà prêts!
Erreurs et risques liés à l’utilisation des documents
Un système de gestion de documents non élaboré comporte forcément des risques à l’utilisation. Nous avons compilé ci-dessous une liste des problèmes les plus communs auxquels sont confrontés nos clients. Mieux vaut prévenir que guérir!
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Les documents se perdent
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- Pénalités administratives pouvant atteindre 300 000 roubles pour toute vérification et demande de documents
- Non-respect des obligations contractuelles
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Les documents créés comportent des erreurs
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- Perte de la valeur juridique des documents
- Pertes financières
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Les documents mettent du temps à être approuvés
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- Perte de clients
- Cotisations irrationnelles
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Système de stockage et de destruction de documents non élaboré
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- Incapacité à localiser rapidement les documents
- Destruction de documents dont la période de conservation n’est pas encore écoulée
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Les documents ne sont pas protégés contre une erreur humaine
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- Duplication des documents
- Dépassement du temps autorisé pour le traitement des documents
- Utilisation inefficace du temps de travail
Contrôlez votre entreprise
La gestion de documents est établie
- Qui assure l’inventaire des documents ?
Un employé ou un service. - Combien de temps prend la recherche de documents ?
3 minutes maximum s’ils ne sont pas perdus. - Comment la conservation des documents est-elle organisée ?
Dans une archive très pratique. - Quelle est la procédure de traitement adoptée par les employés à l’arrivée des documents ?
Les employés savent toujours quoi faire grâce à la présence de règlements. - Comment les nouveaux documents sont-ils créés ?
Selon des modèles, sans erreurs. - Quel est le délai d’approbation des documents ?
Il est prévu et connu du dirigeant. - Comment le temps de travail des employés est-il contrôlé ?
Sa comptabilisation est en place, l’efficacité du travail est évaluée et les instructions sont exécutées dans les temps. - Quelles sont les répercussions sur le travail des maladies, des démissions et des congés des employés ?
Elles n’entraînent pas l’immobilisation des affaires, la perte d’informations ou de documents. - Comment sont configurées les restrictions d’accès aux documents ?
Chaque employé voit uniquement les documents associés à son travail.
Une consultation est nécessaire
- Qui assure l’inventaire des documents?
Le dirigeant personnellement ou chaque employé à sa façon, ou aucun inventaire. - Combien de temps prend la recherche de documents ?
Beaucoup de temps s’ils sont introuvables. - Comment la conservation des documents est-elle organisée?
Dans les bureaux ou sur les bureaux des employés, absence de répertoire, l’accès n’est pas limité pour les tiers. - Quelle est la procédure de traitement adoptée par les employés à l’arrivée des documents?
Les nouveaux employés ne savent pas tant qu’on ne leur apprend pas. Règlements absents ou obsolètes. Les documents peuvent être envoyés par erreur à un autre employé. - Comment les nouveaux documents sont-ils créés?
Ils sont créés sous forme libre (s’il n’y a pas de forme légale) et sont souvent refaits à cause d’erreurs. - Quel est le délai d’approbation des documents ?
Il n’est pas réglementaire, ce qui fait que la date présumée d’approbation est souvent reportée. - Comment le temps de travail des employés est-il contrôlé ?
L’inventaire est absent ou n’est pas analysé, le plan d’actions des employés n’est pas élaboré, l’efficacité du travail est supposée. - Quelles sont les répercussions sur le travail des maladies, des démissions et des congés des employés ?
Elles entraînent l’immobilisation, la perte d’informations si les employés ne les ont pas transmises avant. - Comment sont configurées les restrictions d’accès aux documents?
L’employé a accès aux documents non liés à son travail, parfois même après avoir quitté l’entreprise.
| La gestion de documents est établie | Une consultation est nécessaire | |
|---|---|---|
| Qui assure l’inventaire des documents? | Un employé ou un service. | Le dirigeant personnellement ou chaque employé à sa façon, ou aucun inventaire. |
| Combien de temps prend la recherche de documents? | 3 minutes maximum s’ils ne sont pas perdus. | Beaucoup de temps s’ils sont introuvables. |
| Comment la conservation des documents est-elle organisée? | Dans une archive très pratique. | Dans les bureaux ou sur les bureaux des employés, absence de répertoire, l’accès n’est pas limité pour les tiers. |
| Quelle est la procédure de traitement adoptée par les employés à l’arrivée des documents? | Les employés savent toujours quoi faire grâce à la présence de règlements. | Les nouveaux employés ne savent pas tant qu’on ne leur apprend pas. Règlements absents ou obsolètes. Les documents peuvent être envoyés par erreur à un autre employé. |
| Comment les nouveaux documents sont-ils créés? | Selon des modèles, sans erreurs. | Ils sont créés sous forme libre (s’il n’y a pas de forme légale) et sont souvent refaits à cause d’erreurs. |
| Quel est le délai d’approbation des documents? | Il est prévu et connu du dirigeant. | Il n’est pas réglementaire, ce qui fait que la date présumée d’approbation est souvent reportée. |
| Comment le temps de travail des employés est-il contrôlé? | Sa comptabilisation est en place, l’efficacité du travail est évaluée et les instructions sont exécutées dans les temps. | L’inventaire est absent ou n’est pas analysé, le plan d’actions des employés n’est pas élaboré, l’efficacité du travail est supposée. |
| Quelles sont les répercussions sur le travail des maladies, des démissions et des congés des employés? | Elles n’entraînent pas l’immobilisation des affaires, la perte d’informations ou de documents. | Elles entraînent l’immobilisation, la perte d’informations si les employés ne les ont pas transmises avant. |
| Comment sont configurées les restrictions d’accès aux documents? | Chaque employé voit uniquement les documents associés à son travail. | L’employé a accès aux documents non liés à son travail, parfois même après avoir quitté l’entreprise. |
Étapes du projet et résultats
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Étape 1. Audit
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Étape 2. Intégration
Chaque entreprise a son système de traitement des documents. Le plus souvent, il a été formé de manière désordonnée, en fonction de la nécessité de production et comporte des règlements obsolètes et des procédures de traitement superflues. Nous examinons le système en place, identifions les points faibles et ceux à exploiter. Vous obtenez ainsi des recommandations de correction de tous les processus et d’uniformisation du système.
- Estimation de l’état de la
gestion de documents - Mise en place de la
gestion de documents
Ce que nous faisons:
- Nous sondons les services ;
- Nous analysons l’état actuel de la gestion de documents;
- Nous évaluons la capacité à intégrer une gestion de documents au format électronique.
Mise en place de la gestion de documents:
- Fiche analytique reprenant l’état de la gestion des documents avec une description des processus en cours et une évaluation de la préparation à l’intégration de la gestion de documents au format électronique;
- Recommandations de préparation à l’automatisation de la gestion de documents.
Ce que nous faisons:
- Nous formulons des recommandations de mise en place d’une gestion de documents;
- Nous élaborons ou corrigeons le plan comptable.
Résultat:
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Recommandations pour la mise en place d’une gestion de documents:
- types de documents, modèles et règles de mise en page, enregistrement et conservation;
- règles d’approbation, validations et exécutions de documents;
- fonctions des employés, répartition de la responsabilité et de l’accès ; système de contrôle;
- règlements locaux;
- ICP des employés (évaluation de l’efficacité du personnel).
- Plan comptable général
Notre objectif est de vous aider à terminer le travail de systématisation de la documentation et de ne pas vous laisser simplement avec une série de recommandations. Leur mise en œuvre pratique nécessite une approche systématique et une vue d'ensemble du flux de travail dans l'entreprise. Nous sommes prêts à vous aider dans cette délicate entreprise et à faire nous-mêmes de ces recommandations une réalité.
- Réglementation du
flux de travail - Organisation du service
du personnel
Ce que nous faisons:
- Nous calculons l’effectif optimal;
- Nous créons une structure organisationnelle pour le service du personnel;
- Nous réglementons le fonctionnement du service.
Résultat:
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Dispositions:
- sur la tenue des dossiers;
- sur l’utilisation des directives;
- sur les contrats;
- sur l’utilisation des actes réglementaires locaux.
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Documents:
- directives;
- règlements (actes réglementaires locaux);
- diagrammes de processus;
- autres (à votre demande).
Ce que nous faisons:
- Nous calculons l’effectif optimal;
- Nous créons une structure organisationnelle pour le service du personnel;
- Nous réglementons le fonctionnement du service.
Résultat:
- Règlement sur le service du personnel;
- Fiches de poste des employés du service du personnel.
3 avantages
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1
Pratique
Les documents nécessaires sont toujours sous la main. Il est facile et rapide de les rechercher et de les utiliser. Les délais d’approbation des documents sont connus, ce qui permet de planifier le travail. La haute direction bénéficie d’informations exactes dans les délais, ce qui augmente la qualité et la rapidité des décisions de direction.
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2
Rentable
Les risques financiers sont minimisés ainsi que les dépenses en personnel et en procédures managériales. Comme moins de temps est consacré au traitement des documents, l’efficacité du travail est augmentée. Le coût de revient des produits et des services rendus en est diminué.
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3
Sûre
Il n’y a pas de problèmes de rapprochement avec l’administration fiscale et les sous-traitants. Les documents ne comportent pas d’erreurs, ils sont à leur place et facilement accessibles. Impact minimal de « l’erreur humaine » lors de l’utilisation des documents. La capacité d’adaptation de la société aux changements intervenant sur le marché augmente. Les dirigeants sont convaincus que le travail sera effectué de manière efficace et dans les temps et qu’ils n’auront pas à le refaire.
Comment savons-nous tout cela ?
La méthodologie de gestion des documents est un outil développé exclusivement par la société 1C. Elle n’utilise que des solutions qui se sont avérées efficaces dans la pratique.
Cette méthodologie a pour but de ne pas vous laisser avec un ensemble de matériaux complexes et de vous aider à faire le premier pas vers l’automatisation de la gestion de documents.
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partenaires formés
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entreprises ont utilisé efficacement la méthode de mise en place d’une gestion de documents
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ans, soit le nombre d’années d’utilisation des techniques de mise en œuvre de la gestion des documents
1С-WiseAdvice est un partenaire accrédité de 1C pour mettre en place les techniques de «Conseil en gestion des documents».
