WiseAdvice WiseAdvice
главбуху hr-директору 6 минут на прочтение

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Валерия Толкачева

Автор: Валерия Толкачева Руководитель проекта WiseAdvice EmplDocs

В 2021 году были приняты поправки в Трудовой кодекс о введении электронного документооборота, которые позволяют вести кадровое делопроизводство без бумажного дублирования и подписывать все документы с сотрудниками с помощью цифровых подписей.

Какие документы переходят в цифровой формат

Функционал электронного кадрового документооборота был протестирован в рамках эксперимента Минтруда с 2017 года. Первым нововведением были электронные трудовые книжки, но регулируются они отдельной статьей 66-66.1 ТК РФ.

В электронном формате можно вести все трудовые процессы, кроме отдельных документов:

  • Приказ об увольнении;
  • Акты о несчастном случае на производстве;
  • Прохождение инструктажа по охране труда.

Регулятор требует вести эти документы в бумажном виде, на них необходимо личное подписание сотрудника.

Стало доступным массовое электронное обязательное подписание ЛНА, теперь сотрудники на удаленке своевременно подписывают документы электронной подписью.

Виды ЭП для работников

Чтобы документ был признан и зарегистрирован, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Со стороны работодателя используется только УКЭП или УНЭП.

Выпуск электронной цифровой подписи для сотрудника - это обязанность работодателя. В случае использования платных ЭЦП, работодатель несет все расходы на получение и использование электронной подписи.

Виды электронных подписей и документов

Вид подписиДокументы
УКЭП – трудовой договор;
– договор о материальной ответственности;
– договор на получение образования;
– согласие на перевод;
– заявление об увольнении;
– отзыв заявления об увольнении;
– изменение условий трудового договора;
– приказ о дисциплинарном взыскании.
УНЭПлюбые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП
ПЭПлюбые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП, по соглашению сторон с требованием к соблюдению конфиденциальности ключа подписи

Каковы права и обязанности работодателей и работников

До начала работы с КЭДО необходимо разработать локальные нормативные акты, в которых будут сведения об информационной системе КЭДО, порядок регистрации и доступа к системе, перечень документов и категорий работников, которые будут осуществлять документооборот, а также сроки внедрения КЭДО.

Перед введением в систему сотрудников, необходимо уведомить сотрудников и собрать от них согласие на переход на электронный документооборот:

  • согласие на взаимодействие с работодателем по КЭДО;
  • уведомление о переходе на КЭДО;
  • соглашение о признании ЭП.

Согласие на КЭДО не требуется получать от лиц, принимаемых на работу после введения КЭДО, или лиц без трудового стажа. Сотрудник имеет право отказаться от участия в кадровом ЭДО, в таком случае работодателю будет необходимо продолжить бумажный документооборот с конкретным сотрудником.

Важно! Отказ сотрудника от участия в электронном кадровом документообороте или отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для увольнения.

Также работники имеют право получить по запросу копии подписанных электронных документов в личный кабинет на Госуслугах или на бумажном носителе.

Как обмениваться и подписывать электронные документы

Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.

Документы необходимо подписывать в порядке, установленном для кадрового документооборота. Необходимо настроить маршрутизацию подписания и согласования документов, чтобы информационная система выдавала правильный порядок подписантов.

Заявления сотрудников, поданные в информационной системе, поступают руководителю на согласование, если это требуется. После чего они автоматически регистрируются в 1С и кадровик в два клика инициирует документооборот в зависимости от сценария: выдача справки, создание приказа, подписание документа и другие.

Сообщения сотрудников считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их отправления.
ТК РФ Статья 22.3

В процедуре обязательного подписания локальных нормативных актов у сотрудников блокируется кабинет, и появляется уведомление о необходимости ознакомиться и подписать документы.

Сценарий обязательного подписания ЛНА в личном кабинете EmplDocs

Рис.1 Сценарий обязательного подписания ЛНА в личном кабинете EmplDocs

Чтобы приступить к цифровому документообороту, нужно пройти следующие этапы:

  1. Анализ внутренней структуры компании
    • Определить бюджет для перехода на КЭДО;
    • Собрать проектную команду и ответственных;
    • Выбрать кадровые сценарии и документы, необходимые для перевода в цифру;
    • Установить сроки и план перехода;
  2. Подготовка
    • Разработка ЛНА для внедрения КЭДО;
    • Выбор провайдера ЭЦП;
    • Выбор информационной системы для интеграции;
    • Оповещение сотрудников о переходе в электронный документооборот;
  3. Интеграция КЭДО
    • Внедрение выбранной системы в 1С;
    • Тестирование сценариев, техническая отладка работы;
    • Подключение и обучение сотрудников.

1С-WiseAdvice разработала решение для автоматизации кадровых процессов на основании своего многолетнего опыта в кадровом аутсорсинге.

WiseAdvice EmplDocs уже помогает десяткам компаний быстро и эффективно работать, используя КЭДО.

Чек-лист выбора системы КЭДО

Вопросы для выбора системы, которые вы можете задать себе и провайдеру:

  • Какое количество сотрудников необходимо подключить к системе?
  • Нужна серверная или облачная версия решения?
  • Как поддерживается информационная безопасность данных у провайдера?
  • Предусмотрена ли в решении ролевая модель доступа?
  • Предоставляет ли провайдер пакет шаблонов ЛНА или нужно разработать самостоятельно?
  • Поддерживает ли решение кастомную доработку форм заявок и сложные кадровые сценарии?
  • Это стандартное решение или интегратор будет дорабатывать продукт под процессы компании?
  • С какими видами ЭЦП работает решение (Госключ, РвР, собственные УНЭП)?
  • Какие модули включает в себя решение?

НАЗВАНИЕРИСУНКА



false