18 минут на прочтение

Учет денег

Чтобы добавить новую операцию или просмотреть полную информацию об уже существующих операциях, а так же отредактировать операции, используется меню "Все операции".

Все операции

Интерфейс

Оформление строки операции

Иконка "План"

Плановые операции обозначаются в списке иконкой Плановые операции в столбце "План". Фактические операции в данном столбце не имеют никаких обозначений.

Иконка "Загружено из 1С"

Операции, загруженные из системы бухгалтерского учета, обозначаются иконкой Загружено из 1С перед наименованием кассы или счета в столбце "Касса / счет".

Операции из бухгалтерского учета

Операции, добавленные другими способами: вручную или загрузкой банковской выписки, помечаются иконкой Операции из банковской выписки

Иконки типа операции

Каждый тип операции обозначается в списке специальной иконкой в столбце "Тип":

  • Поступление Иконка Поступление
  • Списание Иконка Списание
  • Перемещение Иконка Перемещение

Разделение операции по проектам

Одна операция может относиться сразу к нескольким проектам и к разным статьям движения денежных средств.

В таком случае в ячейках "Статья" и "Проект" строки операции происходит разделение на 2 подстроки. В верхней части появляется текст <Несколько>, указывающий на наличие разделения, а в нижней указываются статьи и проекты, по которым разделена операция. Поле "Сумма" также разделяется на 2 подстроки, в верхней части указывается сумма операции, а в нижней - части суммы для каждой строки операции: по сочетанию "Статья" + "Проект".

Статья и проект

Если в карточке операций 2 или 3 строки, в списке будет представлена полная информация о разделении. Если более трёх, после третьей статьи и третьего проекта появится символ многоточия, указывающий на то, что полная информация доступна при наведении курсора на ячейку или в карточке операции.

Полная информация

Отборы

Для выводимых данных можно быстро установить отбор по периоду и по организации.

Отбор по периоду

Организация

Чтобы установить отбор по организации, необходимо

  • Нажать на текущее значение напротив слова "Организация" (это подчеркнутое слово "все" или название организации)
  • В выпадающем списке выбрать организацию

    Выбор организации

Чтобы отменить отбор (вернуться к значению "все"), нужно нажать крестик напротив наименования организации, по которой установлен отбор.

Отмена выбора

Период

Чтобы изменить период, за который будут отображаться данные по операциям, нужно нажать на текущее значение периода.

Откроется форма выбора нового значения. Допускается выбор:

  • одного дня
    На форме выбора периода нажать "День", откроется форма выбора дня. Выбрать год. месяц. нажать на нужный день. Если требуется выбрать текущий день, нажать "Сегодня".

    Выбор дня в форме
  • одного месяца
  • девяти месяцев - с начала января по конец сентября выбранного года
  • одного года
  • текущего полугодия

После установки нового отбора по периоду, данные в таблице операций обновятся автоматически.

Настройки

Для более гибкой настройки списка операций нужно воспользоваться блоком настроек, который расположен в правой части страницы.

Блок настроек

Открытие и скрытие блока "Настройки"

Чтобы открыть блок настроек, необходимо в правой части страницы нажать на соответствующее поле:

Открытие блока настроек

Чтобы свернуть блок настроек, следует нажать на слово "Скрыть" в верхней части блока:

Сворачивание блока настроек

Необработанные

Как только происходит обмен с бухгалтерией или банками, загрузка операций из txt или excel-файлов, новые операции выделяются в общем списке, чтобы было удобнее с ними работать.

Снятие пометки происходит при открытии операции или применении шаблона к списку операций.

В списке операций доступен специальный отбор по необработанным операциям и быстрые ссылки для снятия и установки метки.

Работа с операциями

Виды движений

Чтобы отфильтровать список операций по виду движения, нужно установить соответствующий флажок:

  • Если установить флажок "Касса", в списке будут отображаться только списания и поступления по кассам (кошелькам) организаций, а так же перемещения, в которых участвуют кассы.
  • Если установить флажок "Банк", в списке будут отображаться только поступления и списания по банковским счетам организаций.
  • Если установить оба флажка или снять оба флажка, в списке будут отображаться операции по всем счетам и кассам.

Виды документов

Чтобы отфильтровать список операций по видам (типам), нужно установить соответствующие флажки:

  • Если установить флажок только на "Поступления", в списке будут отображаться только поступления.
  • Если установить флажок "Расходы", в списке будут отображаться операции с видом "списание".
  • Если установить флажок "Перемещения", в списке будут отображаться только перемещения.
  • Если установить любые 2 флажка, будут отображаться операции и по первому, и по второму виду.
  • Если установить или снять все 3 флажка, будут отображаться операции всех видов.

План/факт

Чтобы просмотреть список только плановых или только фактических операций, нужно установить соответствующий флажок:

  • Если установить флажок "План", в списке будут отображаться только плановые операции.
  • Если установить флажок "Факт", в списке будут отображаться только фактические операции.
  • Если установить оба флажка или снять оба флажка, в списке будут отображаться как плановые, так и фактические операции.

Отбор по контрагенту

Чтобы просмотреть список операций по определенному контрагенту, нужно в поле "Выберите контрагента..." установить необходимое значение.

Для этого нужно нажать на пиктограмму открытия выпадающего списка или начать вводить наименование контрагента в строку.

Наименование контрагента

Нажатие "Показать все" откроет форму подбора контрагентов с расширенными возможностями фильтрации. Например, становится доступен поиск по ИНН.

Поиск по ИНН

После нахождения контрагента нужно выделить его в списке нажатием левой кнопки мыши и нажать "Выбрать". Либо использовать двойной клик для моментального заполнения отбора по выбранному контрагенту.

Если необходим отбор по нескольким контрагентам, повторите процедуру, под строкой ввода появятся все выбранные контрагенты, по которым отображаются операции.

Отбор нескольких контрагентов

Отбор по счету / кассе

Чтобы просмотреть список операций по определенному контрагенту, нужно в поле "Выберите счет / кассу..." установить необходимое значение.

Для этого нужно нажать на пиктограмму открытия выпадающего списка или начать вводить 4 последние цифры номера счета или часть наименования счета / кассы.

Отбор по счету

Если необходим отбор по нескольким счетам и кассам, повторите процедуру, под строкой ввода появятся все выбранные счета и кассы, по которым отображаются операции.

Отбор по нескольким счетам и кассам

Несколько отборов

Отборы по видам движений, видам документов, плановым и фактическим операциям, контрагентам и счетам / кассам можно комбинировать по условию "И", то есть, чем больше выбрано отборов, тем меньше операций будет отражаться в списке.

Настройка вывода итогов

Чтобы вызвать окно настройки, нужно нажать соответствующий значок: Вызов окна настройки

Настройка выводов итогов

В зависимости от выбранной настройки область под фильтрами блока "Настройки" может отображать различную информацию.

Итоги по счету

В таком виде информация отображается, если в настройках вывода итогов выбран первый вариант - "Ведомость за день по счету / кассе"

Итоги по счету

Чтобы просмотреть итоги по счету или кассе, необходимо выделить в списке операцию по тому счету и за ту дату, итоги которых Вы хотите увидеть. На примере показаны итоги по счету *0007 за 03.03.2020.

Итоги содержат следующую информацию:

  • Напротив надписи "Ведомость за" отображается день за который выводится информация
  • Остаток на счете (в кассе) на конец дня, которым учтена выделенная операция, отображается напротив надписи "Остаток:"
  • Остаток на счете (в кассе) на начало дня, которым учтена выделенная операция
  • Количество всех поступлений на этот счет (внесений и перемещений в кассу) за выбранный день
  • Количество всех списаний с этого счета (изъятий и перемещений из кассы за выбранный день)
  • Остаток на счете (в кассе) на конец дня, которым учтена выделенная операция, отображается так же напротив надписи "Конец дня"

Ведомость по валюте

Для того, чтобы в данной области всегда отображалась информация о валюте, в настройках вывода итогов нужно выбрать вариант "Ведомость за период по валюте" и указать валюту, после чего нажать "ОК":

Указание валюты

Ведомость по валюте

В данной области будет выводиться сводная информация об остатках и движении средств в выбранной валюте по всем счетам и кассам всех организаций за выбранный период.

  • С 01.03.2020 (верхняя дата) - остаток на начало периода
  • Поступило - сумма поступлений в валюте за период
  • Списано - сумма списаний в валюте за период
  • По 30.06.2020 (нижняя дата) - остаток на конец периода

Остатки в валюте

Чтобы всегда видеть в данной области текущий остаток по всем счетам и кассам, в пересчете по текущему курсу в выбранную валюту, нужно в настройках вывода итогов выбрать вариант "Остатки, пересчитанные в валюту", выбрать валюту и нажать "ОК":

Выбор остатков в валюте

В результате вне зависимости от установленных отборов и выбранной строки в области всегда будет выводиться информация об остатке в валюте:

Остатки в валюте

Курсы валют загружаются в систему автоматически по данным Центрального Банка на текущую дату.

Карточка операции (форма операции)

Чтобы открыть карточку существующей операции, нужно найти её в списке и дважды кликнуть по ней, или выделить и нажать Enter.

Карточка операции содержит наиболее полную информацию об операции, которая отображается в полях, состав которых может меняться в зависимости от свойств операции.

Так же в нижней части карточки содержатся подсказки о возможных изменениях для выбранной операции.

В операциях, загруженных из системы бухгалтерского учета для изменения доступны только поля "Контрагент", "Проект" и "Статья".

Карточка операции

Вид операции. Переключатель из трёх элементов: "Поступление", "Списание" и "Перемещение". Выделенный вид отображается как нажатая кнопка, зеленая надпись на белом фоне. Доступные для выбора виды отображаются как черные надписи на кнопках серого цвета.

Сумма. В поле отображается и вводится сумма операции. Доступен ввод с клавиатуры и с мыши (для этого нужно нажать на иконку в виде калькулятора Кнопка калькулятор справа от суммы).

Валюта. Поле для просмотра и установки валюты операции. При нажатии на кнопку с изображением указателя вниз Кнопка указателя откроется выпадающий список валют, созданных в система. При нажатии кнопки открытия элемента Кнопка открыть откроется карточка валюты, установленной на текущий момент.

Дата. Поле для отображения и установки даты операции в формате чч.дд.гггг. Доступен ввод с клавиатуры и с мыши (для этого нужно нажать на иконку в виде календаря Кнопка датысправа от суммы). Поле обязательно для заполнения.

Галочка "Плановая операция". При установке галочки операция учитывается как плановая. В списке операций отображается соответствующий индикатор (пиктограмма в виде циферблата).

Организация. Поле для отображения и ввода организации. Доступен ввод с клавиатуры (система будет предлагать варианты по мере ввода текста) и выбор из списка (нажатием кнопки Кнопка выбора). Нажатие кнопки Кнопка очистки поля очистит поле. Поле обязательно для заполнения.

Касса. Поле для отображения и установки кассы (кошелька) для операции. Доступен только выбор из списка. Для этого нужно нажать

Контрагент. Поле для отображения и ввода контрагента операции. Доступен ввод с клавиатуры (система будет предлагать варианты по мере ввода текста) и выбор из списка (нажатием кнопки Кнопка выбора из списка). Нажатие кнопки Кнопка очистки поля очистит поле.

Проект. Поле для отображения и ввода Проекта. Доступен ввод с клавиатуры (система будет предлагать варианты по мере ввода текста) и выбор из списка (нажатием кнопки Кнопка выбора). Нажатие кнопки Кнопка очистки поля очистит поле. При нажатии кнопки открытия элемента Кнопка открытия элемента откроется карточка проекта, установленного на текущий момент.

Статья. Поле для отображения и ввода Статьи движения денежных средств. Доступен ввод с клавиатуры (система будет предлагать варианты по мере ввода текста) и выбор из списка (нажатием кнопки Кнопка выбора из списка). Нажатие кнопки Кнопка очистки поля очистит поле. При нажатии кнопки открытия элемента Кнопка открытия элемента откроется карточка статьи ДДС, установленной на текущий момент.

Кнопка разделения операции. Кнопка разделения операции Используется при необходимости ввода нескольких статей и/или проектов для одной фактической операции. При нажатии поля "Проект" и "Статья" скрываются, вместо них отображается табличная часть для распределения суммы.

Распределение сумм

Доступно добавление, копирование, удаление строк, перемещение выделенной строки вверх и вниз по списку.

Важно, чтобы общая сумма частей операции совпадала со значением в поле "Сумма". В противном случае система выдаст сообщение "Общая сумма платежей не равна сумме документа".

Описание. Текстовое поле, предназначенное для отображения и ввода справочной информации об операции. Допускается ввод текста большой длины.

Подсказка. В зависимости от вида операции, признака загрузки из бухгалтерской системы, установки флажка "Плановая операция" под горизонтальной чертой могут отображаться подсказки.

Пример содержания подсказки:

Данная операция загружена из системы бухгалтерского учета.
Для изменения доступны поля "Контрагент", "Проект", "Статья".
У данной операции доступен ограниченный набор видов операций: Поступление, Перемещение.

Добавление операций

Из выписки txt

Перед использованием функционала важно учесть, что в системе реализована загрузка банковских выписок, в которых содержатся операции по одному расчетному счету. Данный расчетный счет должен быть создан в системе "Управленка". Если в выписке содержатся операции по разным счетам, или счет не создан в системе, функционал выдаст ошибку, операции не будут созданы.

Пример ошибки:

Пример ошибки

Для того, чтобы загрузить выписку, нужно нажать кнопку Кнопка загрузки, которая расположена под блоком отборов по Организации и Периоду.

При нажатии открывается окно "Выберите файл для загрузки...". Можно перетащить файл в окно или нажать кнопку "Выбрать с диска" для открытия менеджера файлов.

Выбор файла для загрузки

Выбрать файл

Далее следует нажать "ОК".

Если выписка объемная, системе может потребоваться некоторое время для обработки информации.

После завершения загрузки появится информационное окно. Нужно ознакомиться с информацией и нажать ОК.

Загрузка завершена

Созданные операции появятся в списке. Если для операций сохранены шаблоны, они будут применены при создании.

В случае, если контрагент расчетов на момент загрузки выписки в базе отсутствует, он будет автоматически создан.

Из файла excel

Загрузка из файла excel выполняется с помощью кнопки Кнопка загрузки из excel.

Данный функционал позволяет загружать операции по кассе из excel по специальному шаблону (скачивается из сервиса)

При загрузке необходимо выбрать один из вариантов:

  • Загружать файл "как есть"
  • Использовать шаблоны

В первом случае, загруженные операции будут точно соответствовать исходному файлу, при использовании шаблонов, если в операции не указана статья или проект, то она будет подобрана из подходящего шаблона.

Загрузка из excel

Вручную

Чтобы создать операцию вручную, нужно нажать кнопку "Добавить операцию", которая находится слева над списком операций.

В открывшемся окне выберите вид операции: Поступление, Списание или Перемещение и установите флажок "Плановая", если добавляется плановая операция.

Факт

  • Заполните сумму операции и её валюту.
  • Укажите дату, за которую была совершена операция.
  • Выберите организацию.
  • Выберите счет или кошелек в поле "Касса".

Важно!

Фактическую операцию возможно добавить вручную только по тем счетам и кошелькам, которые не синхронизируются с системами учета. Для остальных счетов операции загрузятся автоматически.

  • Если операция относится к одному проекту и одной статье – укажите их в соответствующих полях.

    Комментарий
  • Если операция относится к нескольким проектам и/или статьям - нажмите на кнопку Кнопка добавить. В появившейся таблице укажите Статьи, Проекты, и части суммы операции, которые к ним относятся.

    Добавление данных
  • Заполните поле "Описание", если это необходимо.
  • Нажмите кнопку "Сохранить".

План

  • Заполните планируемую сумму операции и её валюту.
  • Укажите дату, за которую планируется операция.
  • Выберите организацию.
  • Выберите счет или кошелек в поле "Касса".

Важно!

Запланировать операцию возможно по любому существующему счету или кошельку.

  • Запланировать операцию можно только по одной статье и проекту. Укажите их в соответствующих полях.
  • Заполните поле "Описание", если это необходимо.
  • Нажмите кнопку "Сохранить".

    Сохранение операции

Разнесение операции по статьям/проектам

Разнесением называется указание проектов и статей, к которым относится операция.

Чтобы выполнить разнесение, нужно открыть карточку операции и в полях "Проект" и "Статья" указать нужные значения.

Добавление разъяснения

Для фактических операций возможно разнесение по нескольким проектам и/или статьям. Для этого нужно нажать на кнопку Кнопка добавления, после чего в открывшейся таблице заполнить Статьи, Проекты, и части суммы операции, которые к ним относятся.

Разъяснения для нескольких проектов

Когда Статьи и Проекты указаны, следует проверить данные и нажать кнопку "Сохранить".

Сохранение правил

Чтобы новые операции с похожими данными автоматически разносились по статьям и проектам, нужно после ручного указания статей и проекта сохранить правило (шаблон).

Для этого в карточке фактической операции нужно нажать на кнопку "Правила" и выбрать "Сохранить новое".

Сохранить новое

Откроется карточка нового шаблона, в которой уже будут заполнены настройки на основании данных операции:

Карточка нового шаблона

Заполнение нового шаблона

Заполните наименование и дату (по умолчанию будет записана текущая) и нажмите "записать и закрыть".

Подробнее о работе с правилами можно прочитать здесь: Правила авторазноски операций по статьям и проектам



Наши лучшие статьи