WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
14 марта 2024
Электронная подпись на сотрудника организации в 2024 году: кому она нужна, как ее выбрать и получить
Все больше компаний переходит на кадровый электронный документооборот (КЭДО), не дожидаясь, пока он станет обязательным. Бизнес ценит возможность сократить бумажную волокиту, быстро оформлять и подписывать документы даже с удаленными сотрудниками.
Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить сотрудникам электронные подписи — цифровой аналог обычной рукописной подписи. Есть ЭП, которые можно получить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их оформить и использовать.
Для работы с КЭДО работодатель обязан за свой счет выпустить сотрудникам электронные подписи — цифровой аналог обычной рукописной подписи. Есть ЭП, которые можно получить бесплатно, но они подойдут не всем. Расскажем, какие есть виды электронных подписей, чем они отличаются, как их оформить и использовать.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs
Электронная подпись: как она появилась и чем отличается от ЭЦП
ЭП и ЭЦП: как правильно
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это прародитель сегодняшней электронной подписи (ЭП). В актуальном Федеральном законе «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011 (далее — Закон об ЭП) нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 (далее — Закон об ЭЦП) и был актуален до 2014 года. На практике некоторые и сейчас продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП, подразумевая при этом ЭП.
Суть ЭЦП была той же — она позволяла подписывать документы на цифровом носителе. Ключевое отличие было в том, что эту подпись использовали только для подписания гражданско-правовых сделок и в случаях, указанных в законодательстве.
Новые правила Закона об ЭП дополнительно предусмотрели возможность подписывать документы электронной подписью при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении других юридически значимых действий.
Как внедряли ЭП
В один год с Законом об ЭЦП утвердили Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (Приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). У граждан появилась возможность подавать декларацию в электронном виде без дублирования на бумаге, при этом комплект документов нужно было подписать ЭЦП.
Для дальнейшего внедрения электронных подписей было три ключевых драйвера:
желание бизнеса автоматизировать рутину, упростить бизнес-процессы и тратить меньше ресурсов на документооборот;
развитие технологий и появление возможности работать дистанционно почти на любой должности;
интерес государства к переходу на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.
Так, в «Стратегию развития информационного общества в РФ на 2017–2030 годы» включили программу «Цифровая экономика». Для ее реализации создали рабочую группу, в которую вошли крупные корпорации и федеральные ведомства.
Участники группы переводили часть документов и процессов в электронный формат, дублируя все на бумаге. Это позволило протестировать разные решения для учета и обмена данными, чтобы собрать информацию для массового перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
На графике можно наблюдать постепенный переход на более защищенные варианты ЭП по данным Deloitte 2022.
В ноябре 2021 года ТК РФ дополнили положениями о КЭДО (Федеральный закон «О внесении изменений в ТК РФ от 22.11.2021 № 377-ФЗ). В них установлено, как компании использовать информационные системы для обмена документами без дублирования на бумаге. Для этого и работодателю, и сотрудникам понадобятся ЭП.
В этом материале остановимся на том, какие виды ЭП существуют и какой лучше подойдет сотруднику в зависимости от его функционала.
Совет: определиться с видом ЭП лучше на этапе внедрения КЭДО. В EmplDocs это один из обязательных этапов установки систем. Мы не только помогаем разобраться, какие документы и процессы стоит перевести электронный вид, но и рассматриваем функционал каждого сотрудника, чтобы подобрать оптимальный вид ЭП.
Какая электронная подпись нужна сотруднику
Каждая электронная подпись — это сочетание паролей и подтверждающих действий ее владельца. Главное, чем отличаются разные виды ЭП — их функционал и правила использования. Выбирать ЭП для каждого сотрудника нужно с учетом его задач и возможностей компании. Рассмотрим, какие варианты ЭП существуют на сегодняшний день, и подскажем, кому какой подойдет лучше.
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП — это специальный код, который включает в себя логин, пароль и дополнительный код подтверждения (он приходит на почту или в смс). Функционал такой подписи ограничен: с ней не получится убедиться, что в документ не вносили изменения после подписания. Она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек в определенное время.
Когда подойдет ПЭП
В компании ПЭП можно использовать для повседневных рабочих задач: входа в личный кабинет сотрудника, сдачи отчетов, отправки заявок и писем внутри компании. Конкретный перечень ситуаций, в которых сотрудники используют ПЭП, важно прописать в локальных нормативных актах компании, чтобы не было разногласий.
ПЭП оформляют бесплатно, поэтому компания с ограниченным бюджетом может оформить такую подпись для большинства сотрудников, если их функционал в электронном документообороте редко выходит за пределы рабочей переписки.
Важно: ПЭП нельзя использовать для заверения документа, на котором по закону должны стоять подпись и печать — в таком случае нужна усиленная подпись (УНЭП или УКЭП).
ПЭП Госуслуги
ПЭП Госуслуги — вариант подписи для компаний, которые выбрали для кадрового электронного документооборота государственный портал «Работа в России». Если вы пользуетесь информационной системой работодателя, этот вид ЭП не подойдет.
По сути ПЭП Госуслуги — это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Такой вид подписи надежнее, чем простая ЭП. Учетная запись на Госуслугах проходит верификацию через МФЦ или банковское приложение, а в личный кабинет на Госуслугах не могут зайти третьи лица.
Когда подойдет ПЭП Госуслуги
ПЭП Госуслуги также получают бесплатно, так что это хороший вариант для компаний, которые работают через портал «Работа в России», не хотят чрезмерно тратиться на электронный документооборот и готовы часть документов подписывать на бумаге.
ПЭП Госуслуги не получится использовать для:
договоров о материальной ответственности,
трудовых договоров и согласия на перевод,
договоров об образовании сотрудников,
заявления об увольнении и отзыва такого заявления.
ознакомления сотрудников с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
УНЭП — это две связанных между собой комбинации символов: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. УНЭП отличается от простых электронных подписей тем, что она позволяет:
определить, кто подписал документ,
выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.
Когда подойдет УНЭП
Функционал позволяет использовать УНЭП и для подписания кадровых документов. Однако работать с ней могут только компании, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник определяют по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ).
НЭП и КЭП Госключ
Госключ — это бесплатная электронная подпись от государства. С ней можно работать через любую систему информационную систему работодателя. В Госключе можно оформить как НЭП, так и КЭП.
Когда подойдет Госключ
Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобится подтвержденная учетная запись на Госуслугах. А при наличии смартфона с модулем NFC и загранпаспорта нового образца с биометрией вы оформите усиленную квалифицированную подпись Госключа.
Ключ ЭП хранится на смартфоне, поэтому сотруднику не обязательно быть на рабочем месте, чтобы подписывать документы. Удобно и то, что такой подписью можно подписать сразу несколько документов. Представьте: работник вернулся из отпуска, на ознакомлении у него скопились десятки документов. Вместо того, чтобы ставить подпись после изучения каждого документа, сотрудник может сначала все прочитать, а потом подтвердить ознакомление в один клик.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
УКЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Для ее формирования используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. В сертификате также указывают, кто, когда и кому выдал УКЭП. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.
Когда подойдет УКЭП
УКЭП можно подписать любой документ — и он будет иметь юридическую силу. Правда и стоит оформление такой подписи дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели стремятся не оформлять всем универсальную УКЭП, а подбирают сотрудникам разные виды подписей, достаточные для выполнения их задач.
Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу
Важно: есть миф, что для перехода на электронный документооборот нужно всем работникам выпускать УКЭП — а это дорого и долго. Из-за этого компании продолжают тратить время и деньги на подписание и хранение бумажной документации. Но это заблуждение.
Эксперты 1C-WiseAdvice подчеркивают, что для большинства сотрудников достаточно оформить бесплатную УНЭП Госключ. При этом система КЭДО EmplDocs by WiseAdvice поддерживает все виды подписей и позволяет в любой момент подключить другую ЭП, если это понадобится.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Как получить электронную подпись сотруднику
Порядок получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭП.
Как оформить простую электронную подпись
Простую электронную подпись для сотрудника оформляет работодатель — выдает ему логин и пароль при трудоустройстве. Чтобы работать с ПЭП Госуслуги, сотруднику нужно зарегистрироваться на портале «Работа в России».
Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника
НЭП для сотрудника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку или хранить в облаке.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ». После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создать уникальный пароль, который будет работать только на этом мобильном устройстве.
НЭП Госключ работник получает самостоятельно через мобильное приложение «Госключ». После регистрации через учетную запись на Госуслугах приложение потребует создать уникальный пароль, который будет работать только на этом мобильном устройстве.
Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись
Среди квалифицированных электронных подписей проще всего выпустить КЭП Госключ. Для этого достаточно:
скачать на телефон приложение Госключ;
зарегистрироваться с номера телефона, привязанного к подтвержденной учетной записи на Госуслугах;
подтвердить личность с помощью биометрии или действующего загранпаспорта нового образца и телефона с NFC.
С УКЭП Госключ сотрудник сможет подписывать документы с телефона.
Алгоритм получения других УКЭП более сложный. Разберем порядок по шагам.
Шаг 1: подготовить пакет документов.
Сотруднику понадобятся:
Сотруднику понадобятся:
паспорт,
СНИЛС,
ИНН,
ОГРН физлица или ОГРНИП,
заявление на выпуск электронной подписи,
документ с подтверждением полномочий.
Шаг 2: лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.
УЦ подойдет не любой — все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры. В УЦ ФНС — подписи для ИП и его сотрудников, а в УЦ Казначейства — подписи сотрудников организаций для торгов и других представителей госсектора.
Работодатель за свой счет выпускает УКЭП сотрудникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании.
УЦ подойдет не любой — все зависит от того, где трудится работник. Так, получить ЭП на сотрудников юрлиц можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры. В УЦ ФНС — подписи для ИП и его сотрудников, а в УЦ Казначейства — подписи сотрудников организаций для торгов и других представителей госсектора.
Работодатель за свой счет выпускает УКЭП сотрудникам или же возмещает расходы, если тот сам оформлял подпись для работы в этой компании.
Организация может сама стать УЦ, чтобы выдавать подписи своим сотрудникам. Такое решение может быть удобным для крупной корпорации или группы партнеров. Для этого необходимо иметь собственный капитал в размере двух млрд руб. или больше. Минимальной суммой капитала может быть и один млрд руб., если компания получит лицензию ФСБ и будет соответствовать другим требованиям Закона об электронной подписи (ст. 16).
Как сотруднику работать с электронной подписью в 2024 году
Сотрудник организации может подписывать документы от своего лица, а может — от лица компании, если это предусматривает его должность. В электронном документообороте принцип тот же. Рассмотрим, чем отличаются ЭП физлица от ЭП компании, а также разберем частые вопросы и ошибки в работе с ними.
Как использовать электронную подпись сотрудника-физлица
Электронная подпись физлица означает, что документ подписывает конкретный человек. В ней нет указания на организацию, где он работает, поэтому сотрудник может использовать свою подпись и в личных целях в той мере, в какой позволяет вид ЭП.
Так, с помощью УНЭП Госключа можно:
получить uSIM-карту;
подписать договор купли-продажи автомобиля на госуслугах;
заключить договоры кредитования, медицинских услуг и т.д.
УКЭП имеет юридическую силу собственноручной подписи, поэтому ее можно использовать практически в любой ситуации, например:
зарегистрировать в Росреестре сделку с недвижимостью;
подать документы на обучение;
зарегистрировать бизнес на сайте ФНС;
подать документы в суд.
Как использовать электронную подпись компании
Для того, чтобы подписывать документы от лица компании, сотрудник получает специальную электронную подпись. В ней указывают данные этого сотрудника и организации, которую он представляет.
Это временный порядок. Когда его срок истечет, ЭП юрлиц перестанут действовать. Документы от лица компании будут подписывать сотрудники своей подписью, его право представлять интересы компании будет подтверждать специальная машиночитаемая доверенность (МЧД).
Пользоваться МЧД можно уже сейчас. Старт обязательной работы по новым правилам уже не раз переносили. Согласно последним поправкам сотрудники могут без доверенности подписывать документы от лица организации до 31 августа 2024 года. При этом электронную подпись юрлица нельзя получить с 1 сентября 2023 года.
Каким сотрудникам организации нужна личная ЭП
Даже если компания полностью перешла на КЭДО, большинству сотрудников достаточно оформить НЭП Госключ для выполнения своей обычной работы. Такой ЭП они смогут подписывать заявления на отпуск, формировать отчеты и заявки, подписывать локальные нормативные акты и т.д.
Личная УКЭП нужна тем, кто уполномочен подписывать или отправлять юридически значимые документы. Рассмотрим несколько примеров.
Руководитель компании
УКЭП нужна руководителю, чтобы от лица организации подписывать:
договоры о материальной ответственности,
трудовые договоры с сотрудниками и дополнительные соглашения к ним,
приказы о применении дисциплинарного взыскания,
ученические договоры и договоры на получении образования без отрыва или с отрывом от работы (ст. 22.3 ТК РФ).
Бухгалтеры
Личная ЭП понадобится бухгалтеру для внешнего документооборота с госорганами, направления налоговых отчетов и других бухгалтерских документов.
Кадровые специалисты
Специалистам кадрового отдела может понадобиться личная УКЭП, чтобы от имени организации подписывать приказы, связанные с кадровым документооборотом. Перечень таких документов стоит закрепить в локальном нормативном акте и доверенности.
Юристы
Юристам может понадобиться УКЭП для направления документов в суд и удаленного участия в заседании, подписания договоров и внешнего документооборота с контрагентами.
Частые вопросы о работе с ЭП сотрудника организации
Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя?
Такая практика распространена в организациях, но важно понимать последствия. За все документы, подписанные ЭП руководителя, ответственность будет на нем, даже если он их не подписывал и вообще не видел. Итогом могут стать ошибочные договоренности с контрагентами или преждевременное подписание документов, которые требовали доработки.
Представьте, Сотрудник от лица Компании с ошибками разместил документацию о закупках. По бумагам утверждающее лицо — руководитель, а на деле он даже не видел эту документацию. Заплатить штраф все равно придется тому, чья подпись стоит в документе.
Важно: удостоверяющий центр отзовет ЭП, если станет известно, что ей воспользовался кто-то кроме ее владельца, поскольку конфиденциальность ключа будет считаться нарушенной.
Если закрытый ключ УКЭП утерян, владелец должен сам сообщить об этом в УЦ в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи — центр отзовет сертификат и подписать документы этой подписью никто не сможет.
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)
Если закрытый ключ УКЭП утерян, владелец должен сам сообщить об этом в УЦ в течение одного рабочего дня с момента обнаружения пропажи — центр отзовет сертификат и подписать документы этой подписью никто не сможет.
(Закон об ЭП, статья 10, ч. 1, п. 3)
Может ли сотрудник передать кому-либо свою ЭП?
Нельзя допускать, чтобы кто-то использовал чужую ЭП без согласия владельца. А вот запрета добровольно передать кому-либо свою ЭП в законе нет, как нет и наказания за передачу ЭП. Однако это не значит, что неблагоприятных последствий не будет. Если кто-то подпишет документ чужой ЭП, будет сложно доказать, что это сделал не владелец подписи. Вся ответственность за подписанные документы будет на нем, в том числе уголовная.
Важно правильно оформить оформить передачу полномочий подписывать документы от чьего-либо лица. Для внутреннего документооборота будет достаточно приказа, а вот для подписания документов за пределами компании понадобится МЧД.
Совет: идеальный вариант — оформить нужный вид ЭП каждому сотруднику, тогда и спорных ситуаций не возникнет. При подключении системы КЭДО EmplDocs специалисты WiseAdvice помогают определить, какую долю документооборота компания готова перевести в электронный вид и какой подписи будет достаточно для функционала каждого сотрудника.
Что делать с ЭП уволившегося сотрудника?
Электронная подпись принадлежит ее владельцу, значит, после увольнения сотрудника использовать его ЭП нельзя. ПЭП (логин и пароль) и УНЭП перестают работать, а УНЭП Госключ и УКЭП остаются у сотрудника, даже если оформление подписи оплачивал работодатель. Если работник использовал машиночитаемую доверенность (МЧД), её отзывает работодатель. Для нового сотрудника придется выпустить новые подпись и МЧД.
Предусмотреть иные правила в трудовом договоре или локальном нормативном акте нельзя — суд признает такие положения недействительными, а работодателя могут оштрафовать.
Можно ли оспорить электронную подпись?
Чем сильнее защищена ЭП, тем сложнее поставить под сомнение ее достоверность. Проще всего оспорить ПЭП, а вот для документа, подписанного УНЭП или УКЭП, понадобится серьезная и дорогостоящая экспертиза.
Взломать УКЭП почти невозможно — для этого нужны мощные вычислительные ресурсы. Доказывать, что владелец подписи на самом деле не подписывал оспариваемый документ, придется другими доводами помимо экспертизы. Так, не согласному с увольнением сотруднику удалось доказать, что в момент подписания документа он находился в другом месте — это подтвердил свидетель.
Важно: при рассмотрении подобных споров суды нередко проверяют:
есть ли в компании локальный нормативный акт о переходе на КЭДО;
ознакомлен ли с ним работник, с которым возник спор;
есть ли с ним соглашение о присоединении к КЭДО;
какой УЦ и когда выдавал подпись сотруднику и когда ее заблокировали;
как организовано хранение УКЭП в организации.
Крайне важно изначально соблюсти все тонкости перехода на КЭДО. Идеально, если подключение проводят профессионалы, с опытом в настройке КЭДО, разбираются в законодательстве и готовы проконсультировать по всем вопросам, связанным с ЭДО. Например, в EmplDocs работу системы настраивает целая команда внедрения.
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Машиночитаемая доверенность: кому она понадобится и как с ней работать
Что такое машиночитаемая доверенность
По сути МЧД — это аналог бумажной доверенности, но для электронной подписи. Она подтверждает полномочия лица подписывать документы от имени юрлица или ИП.
Файл с МЧД имеет специальный формат XML, который позволяет распознать информацию о доверителе и его представителе в информационной системе. Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица.
Файл с МЧД имеет специальный формат XML, который позволяет распознать информацию о доверителе и его представителе в информационной системе. Его прикрепляют к комплекту документов вместе с ЭП физлица.
До 31 августа 2024 года сотрудники все еще могут подписывать документы от имени организации без МЧД. Для этого у них должна быть электронная подпись юрлица. Выпустить такую подпись нельзя с 1 сентября 2023 года, поэтому тем, у кого закончится действие сертификата, придется перейти на новый порядок до даты обязательного старта. При желании использовать МЧД можно и раньше — доверенность будет иметь юридическую силу.
Как выпустить машиночитаемую доверенность
Машиночитаемую доверенность может выдать только тот, кто имеет право без доверенности действовать от имени организации. Это может быть собственник бизнеса или директор компании.
Заполнить МЧД можно на сайте ФНС в формате XML или через ЛК организации на Госуслугах.
Заполнить МЧД можно на сайте ФНС в формате XML или через ЛК организации на Госуслугах.
В МЧД нужно указать:
информацию о доверителе (наименование, адрес, ИНН, ОГРН и КПП организации, ФИО и СНИЛС руководителя);
информацию о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);
обязанности уполномоченного лица,
дату составления МЧД,
срок действия доверенности.
Затем собственник или руководитель должен подписать МЧД своей УКЭП (приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). После этого доверенности будет присвоен идентификационный номер. Для использования МЧД в КЭДО ее нужно загрузить в информационную систему, которую используют в организации, или указывать идентификационный номер доверенности при обмене документами через стороннюю систему.
Выводы
Если изучить статистику по выпуску и регистрации КЭП и МЧД, можно увидеть уверенный тренд на цифровизацию кадровых процессов. Это значит, что настанет момент, когда каждой компании придется выпускать электронные подписи для сотрудников. Даже если сейчас по какой-либо причине организация еще не перешла на КЭДО, стоит держать руку на пульсе и следить за изменениями в законодательстве в этой части и за актуальными предложениями.
Сейчас существует несколько видов ЭП, которые можно подобрать с учетом функционала сотрудника. Оформить ЭП сотруднику — обязанность работодателя. Он же должен принять решение, какая именно нужна подпись.
Важный момент, который нужно учесть — поддерживает ли информационная система компании выбранный вид подписи. Оптимальный вариант — продумать, какие подписи нужны сотрудникам сразу при переходе на кадровый ЭДО.
Система EmplDocs поддерживает все виды подписей и устанавливается в 1С:ЗУП как расширение. Через EmplDocs by WiseAdvice можно не только организовать кадровый ЭДО, но и автоматизировать кадровую рутину: составлять графики отпусков и следить за их соблюдением, отслеживать процесс согласования и подписания документов, массово отправлять сотрудникам ЛНА на обязательное ознакомление и т.д. Это сделает бизнес-процессы в компании еще более удобными, эффективными и прозрачными.
Поделиться статьей
