Как заключить трудовой договор с удаленным сотрудником

Удаленная работа — это формат работы, при котором рабочее место сотрудника не находится под контролем работодателя. Работник может трудиться за домашним компьютером, в коворкинге, кафе и любом другом месте. С работодателем удаленный сотрудник связывается по телефону или через интернет. Такая работа в ТК РФ еще называется дистанционной. В этой статье мы будем использовать оба термина.

Удаленная работа может быть постоянной или временной. В последнем случае сотрудник непрерывно работает на удаленке в пределах полугода или чередует работу в офисе и дистанционно: например, выполняет большую часть задач дома, а в офис приезжает на деловые встречи.

Условия дистанционной работы закрепляют в трудовом договоре при его заключении или позднее подписывают дополнительное соглашение к нему. Общие правила удаленной работы в компании можно также изложить в коллективном трудовом договоре. В таком случае в трудовой договор с сотрудником понадобится включить отсылки к коллективному договору.

По общему правилу сотрудник и работодатель обмениваются документами о трудоустройстве в электронном виде. Для этого работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — такая же подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Подписанные документы стороны передают через портал «Работа в России» или информационную систему работодателя. Последние обычно позволяют не только обмениваться документами, но и решают другие задачи: помогают отслеживать процесс согласования и подписания этих документов, хранить и систематизировать их и т. д.

Работник может запросить бумажный экземпляр трудового договора или допсоглашения. Для этого ему нужно написать заявление — и работодатель отправит документы в течение трех рабочих дней. Сотрудник также по требованию работодателя обязан представить нотариально заверенные копии документов, необходимых при трудоустройстве.

По желанию сотрудника запись об удаленной работе нужно внести в бумажную или электронную трудовую книжку работника. Без запроса такой обязанности у работодателя нет — запись можно не вносить.

Трудовой договор с удаленным сотрудником должен соответствовать общим требованиям, установленным ТК РФ для трудовых договоров. Но есть и специальные правила. Перечислим моменты, которые важно учесть в договоре о дистанционной работе по закону и с учетом практики.

Укажите рабочее время или время, в которое работник должен быть на связи. Если этого не сделать, удалёнщик сможет сам определять свой режим рабочего времени.

Если работник трудится на удаленке временно, в договоре можно прописать продолжительность и периодичность работы не в офисе. В таком случае имеет смысл также указать порядок вызова дистанционного работника в офис.

По общему правилу в трудовом договоре должно быть указано место работы. Для удаленных сотрудников исключений нет. Однако не стоит вписывать домашний адрес работника — если он переедет, придется вносить изменения в договор. Вместо этого можно выбрать более универсальную формулировку, например: «место работы работник определяет самостоятельно». По мнению трудовой инспекции Москвы, также допустимо ограничиться наименованием работодателя.

Укажите телефон и электронную почту, которые вы будете использовать для решения рабочих вопросов. Важно, чтобы обе стороны понимали, где стоит ожидать сообщения по работе. Это обезопасит от возможных споров: если удаленный сотрудник без уважительной причины не выходит на связь два рабочих дня подряд, работодатель имеет право его уволить. В договоре можно указать и больший срок ответа на запрос работодателя — он будет приоритетным.

Если в компании установлен порядок электронного документооборота, включите в трудовой договор отсылку на локальный нормативный акт с этим порядком.

Работодатель предоставляет дистанционному сотруднику все необходимое для работы оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации и т. д.

Работник может использовать и свои ресурсы, если работодатель не против. В таком случае компания должна компенсировать работнику затраты, связанные с рабочими задачами. Условия, сроки и размеры компенсации прописывают в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре.

Удаленного сотрудника проще всего оформить в штат с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). Это позволяет бизнесу систематизировать процесс подписания, обмена и хранения кадровых документов как для удаленных сотрудников, так и для тех, кто работает в офисе. Помимо оформления трудоустройства с помощью КЭДО можно решать такие задачи:

Функционал различных программ для КЭДО может отличаться. Выбирать такую программу стоит с учетом потребностей компании. Например, система КЭДО EmplDocs совместима с электронной почтой, синхронизируется с программами 1С, работает со всеми видами ЭЦП и позволяет подписать документы с любого устройства. Шаблоны кадровых документов сразу загружены в систему — с ними оформление сотрудника на работу займет не больше пары минут.