Счетные ошибки при начислении заработной платы

Человеческий фактор – не единственная причина счетных ошибок. Не менее часто возникают и технические.

Почему важно правильно определить вид ошибки

Ошибки в расчете заработной платы, называемые счетными, обычно обозначают следующие проблемы:

• арифметические (например, бухгалтер рассчитывает зарплату в электронных таблицах Excel и не включает в формулу сложения одну из составляющих, влияющих на конечную сумму к выплате, например, доплату за разъездной характер работ);
• опечатка при вводе данных (например, пропуск цифр или их неправильный набор).

Перечисленные и другие подобные ошибки – из тех, которые можно исправить, в том числе за счет перерасчета сумм к выплате (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Такие очевидные действия невозможны, если ошибка – несчетная. Фирма не сможет вернуть деньги, если работник получил больше из-за того, что расчетчик неправильно применил, например:

• законодательство (указал при расчете отпускных более длительный период отдыха, тем самым завысив отпускные, всю сверхурочную работу рассчитал по двойному тарифу, хотя к первым двум часам нужно было применить полуторный (ст. 152 ТК РФ), в расчет среднего заработка вошла премия, начисленная после расчетного периода;
• локальные акты компании (применена не установленная для работника надбавка к заработной плате; начислена премия без приказа от руководства компании);
• получена выплата за однофамильца.

Если работник не изъявит желания вернуть лишнее – все «несчетные» переплаты нужно будет списать за счет чистой прибыли.

Как правильно ликвидировать последствия счетной ошибки

После идентификации ошибки, в результате которой сотруднику были перечислены лишние средства, как счетной необходимо:

• письменно уведомить работника о допущенной счетной ошибке, в результате чего ему были выплачены излишние деньги и предложить либо сразу вернуть переплату, либо дать согласие на удержание из последующей зарплаты;
• получить письменное согласие о наличии переплаты и возможности ее удержать непосредственно с самого работника.

Письменное согласие оформляют в произвольной форме. Например, так:

Образец письменного согласия работника на удержание

Впрочем, для подтверждения согласия достаточно, чтобы работник сделал собственноручную отметку на приказе об удержании. Текст может быть таким:

Образец приказа об удержании

Размер удержания не безграничен: после удержания из зарплаты НДФЛ, максимум для удержания в пользу компании составляет всего лишь 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как исключить счетные ошибки

К сожалению, в отличие от снарядов, ошибки при расчете зарплаты могут попадать в одну воронку многократно.

Что получает компания при передаче расчета зарплаты на аутсорсинг:

• Минимизацию рисков возникновения ошибок, благодаря экспертным знаниям специалистов и программным продуктам, настроенным в полном соответствии с требованиями законодательства, характерными для услуг аутсорсинга.
• Снижение рисков возникновения оснований для применения санкций в рамках трудового (налогового) законодательства.
• Высвобождение времени главного бухгалтера. Вместо контроля и непосредственного участия в расчете заработной платы, руководитель бухгалтерии получает возможность решать более глобальные и важные задачи.
• Выгоды от экономии на зарплате расчетчика и взносах с нее, на организации рабочих мест расчетчикам, на платежах за программные продукты для проведения расчетов и сдачи отчётности.

Вот как, например, выстроен этот процесс в 1C-WiseAdvice.

Прежде всего мы автоматизировали все рутинные операции. Несмотря на то, что риск ошибки в расчете заработной платы исключен, безошибочность работы каждого нашего специалиста, каждого участка гарантирована системой контроля. Мы называем ее многоуровневым контролем, так как роли «подконтрольный – контролер» созданы на всех уровнях расчетного процесса:

• расчетчик подконтролен главному бухгалтеру;
• главбух подконтролен куратору;
• куратор подконтролен аудиторам и методологам.

Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С. Уникальность разработки заключается в ежедневной проверке всех баз клиентов по определенным алгоритмам контролей, поиска отклонений от стандартов учета.

При обнаружении подозрительной ситуации:

• программа оперативно сигнализирует специалистам группы контроля качества о выявленных отклонениях;
• указанные специалисты перепроверяют вручную эти данные, в случае выявления неточностей вносят исправления в расчеты.

В случае исключительной ситуации – ошибки бухгалтеров при расчете зарплаты – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности. Отметим, что программа страхования разработана специально для подобных случаев и гарантирует полную защиту интересов клиента.

Заказать услугу