Audit des ressources humaines

L’audit des ressources humaines est une évaluation objective et professionnelle du système de gestion des documents RH.

Si vous devez faire l’objet d’un audit des écritures de personnel par une inspection du travail ou qu’un employé des ressources humaines a démissionné, il faudra effectuer un audit RH : vérifier précisément et mettre en conformité toute la documentation relative à ces ressources.

Sur cette page, nous allons vous présenter les étapes de services d’une évaluation complète des écritures de personnel, des documents vérifiés dans le cadre d’un audit RH ainsi que les responsabilités engagées en cas de violation de la loi dans ce domaine.

Que faisons-nous dans le cadre du service Audit des ressources humaines ?

  • 1

    Nous évaluons

    • Toutes les composantes du processus de gestion des ressources humaines
    • L’exhaustivité, l’efficacité et la précision du système de préparation, d’approbation, d’enregistrement et de stockage des documents RH
    • La disponibilité des documents RH nécessaires et s’ils sont bien constitués conformément aux exigences de la législation russe et des pratiques d’audit de l’inspection du travail
  • 2

    Nous identifions

    • La politique interne : les écarts dans les documents RH et les règlements locaux par rapport à la législation russe.
    • La structure organisationnelle du service des RH, l’optimisation de son fonctionnement et les moyens de le rendre plus efficace
    • Le niveau de compétence professionnelle du personnel des RH
    • Les documents RH nécessaires* justifiant les paiements effectivement versés aux employés
    • L’exactitude du calcul du salaire moyen ; et si besoin, nous proposons une consultation en ce qui concerne les risques fiscaux
    *en ayant recours à des ressources supplémentaires, nous effectuons la masse salariale comptable
  • 3

    Nous faisons en sorte

    • De minimiser les documents RH afin de réduire les coûts de matériaux et de main-d’œuvre de l’entreprise
    • De justifier les décisions en matière de ressources humaines prises par la société
    • De faire en sorte que les écritures de personnel correspondent aux normes fédérales et aux exigences du droit du travail
    • Que les dossiers du personnel de l’entreprise soient complets, fiables et de qualité
    • De protéger le dirigeant contre les réclamations
    • De protéger la société en cas de litiges professionnels

Quels documents sont soumis à un Audit des ressources humaines ?

Principaux documents
  • Principaux documents
  • Objectifs de l’entreprise
  • En situation
  • Documents réglementaires
  • Règlement sur la protection des données personnelles
  • Règlement sur les secrets commerciaux
  • Règlement sur le paiement du salaire, des primes et des mesures incitatives
  • Règlement intérieur
  • Registres des actes réglementaires locaux internes destinés aux employés
  • Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
  • Tableau d’effectifs
  • Calendrier des congés
  • Feuille de temps de travail
  • Registre de paie
  • Synthèse des cotisations et déductions sur le dernier exercice (sans les montants)
  • Cartes personnelles des employés
  • Contrats / accords civils
  • Fiches de poste
  • Ordonnances relatives au cœur de métier de l’entreprise
  • Ordonnances relatives à la composition personnelle de l’entreprise
  • Polices d’assurance médicale des employés étrangers
Embauche
  • Contrat de travail
  • Ordonnance d’embauche
  • Inscription au carnet de travail
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
Mutation d’un employé à un autre poste
  • Ordonnance « Sur les modifications apportées au tableau d’effectifs »
  • Accord additionnel
  • Ordonnance de « Mutation d’un employé à un autre poste »
  • Inscription au carnet de travail
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
Modification du salaire de l’employé
  • Accord additionnel
  • Ordonnance de « Modification du salaire de l’employé »
Congés:
congés payés annuels;
congés payés supplémentaires;
congés sans solde
  • Calendrier des congés
  • Demande de congés de l’employé
  • Ordonnance « Sur l’octroi de congés à l’employé »
Congé de maternité
  • Fiche d’invalidité
  • Déclaration de l’employé
  • Ordonnance d’octroi de congé de maternité
Congé de maternité
  • Fiche d’invalidité
  • Déclaration de l’employé
  • Ordonnance d’octroi de congé de maternité
Prime à la naissance
  • Déclaration de l’employé
  • Attestation de naissance de l’enfant
  • Attestation d’emploi de l’autre parent certifiant que la prime à la naissance n’a pas été versée
  • Ordre de paiement de prestations
Congé parental
  • Déclaration de l’employé
  • Copie de l’acte de naissance de l’enfant
  • Attestation d’emploi de l’autre parent certifiant que l’allocation parentale n’a pas été versée
  • Ordonnance d’autorisation de congé parental
Heures supplémentaires (y compris le travail le week-end et jours fériés)
  • Règlement (note de service) du chef de service
  • Notification de l’employé / Consentement de l’employé
  • Ordonnance de « Recours aux heures supplémentaires »
Horaires de travail irréguliers
  • Réglementation locale contenant une liste de postes pouvant faire l’objet d’horaires de travail irréguliers
  • Lien dans le Contrat de travail stipulant les congés payés supplémentaires
Sanctions disciplinaires
  • Procès-verbal d’infraction disciplinaire
  • Exposé des motifs de l’employé ou Procès-verbal du refus de fournir une explication
  • Ordonnance de l’employeur sur l’application d’une sanction disciplinaire (déclarée à l’employé contre signature dans les 3 jours ouvrables à compter de la date de publication)
  • Procès-verbal de refus de prendre connaissance de l’ordonnance (si l’employé refuse de prendre connaissance de l’ordonnance contre signature)
Déplacements
  • Documents confirmant les motifs de dispense de travail
  • Ordonnance de « Dispense de travail pour... »
Dispense de travail
  • Documents confirmant les motifs de dispense de travail
  • Ordonnance de « Dispense de travail pour... »
Résiliation du contrat de travail À l’initiative de l’employé :
  • Déclaration de l’employé
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail »
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
Sur accord entre les parties :
  • Accord des parties relatif à la résiliation du contrat de travail
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail »
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
Expiration du contrat de travail:
  • Notification de l’employé
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail »
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
Résiliation du contrat de travail en cas de réduction du personnel
  • Ordonnance de « Réduction du personnel »
  • Nouveau tableau d’effectifs
  • Notification au pôle emploi
  • Notification des employés
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail » adressée à chaque employé
  • Signature des employés dans les fiches personnelles T-2
  • Observations dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes

Embauche

  • Contrat de travail
  • Ordonnance d’embauche
  • Inscription au carnet de travail
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes

Mutation d’un employé à un autre poste

  • Ordonnance « Sur les modifications apportées au tableau d’effectifs »
  • Accord additionnel
  • Ordonnance de « Mutation d’un employé à un autre poste »
  • Inscription au carnet de travail
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2

Modification du salaire de l’employé

  • Accord additionnel
  • Ordonnance de « Modification du salaire de l’employé »

Congés (congés payés annuels,
congés payés supplémentaires, congés sans solde):

  • Calendrier des congés
  • Demande de congés de l’employé
  • Ordonnance « Sur l’octroi de congés à l’employé »

Congé de maternité

  • Fiche d’invalidité
  • Déclaration de l’employé
  • Ordonnance d’octroi de congé de maternité

Congé de maternité

  • Fiche d’invalidité
  • Déclaration de l’employé
  • Ordonnance d’octroi de congé de maternité

Prime à la naissance

  • Déclaration de l’employé
  • Attestation de naissance de l’enfant
  • Attestation d’emploi de l’autre parent certifiant que la prime à la naissance n’a pas été versée
  • Ordre de paiement de prestations

Congé parental

  • Déclaration de l’employé
  • Copie de l’acte de naissance de l’enfant
  • Attestation d’emploi de l’autre parent certifiant que l’allocation parentale n’a pas été versée
  • Ordonnance d’autorisation de congé parental

Heures supplémentaires (y compris le travail le week-end et jours fériés)

  • Règlement (note de service) du chef de service
  • Notification de l’employé / Consentement de l’employé
  • Ordonnance de « Recours aux heures supplémentaires »

Horaires de travail irréguliers

  • Réglementation locale contenant une liste de postes pouvant faire l’objet d’horaires de travail irréguliers
  • Lien dans le Contrat de travail stipulant les congés payés supplémentaires

Sanctions disciplinaires

  • Procès-verbal d’infraction disciplinaire
  • Exposé des motifs de l’employé ou Procès-verbal du refus de fournir une explication
  • Ordonnance de l’employeur sur l’application d’une sanction disciplinaire (déclarée à l’employé contre signature dans les 3 jours ouvrables à compter de la date de publication)
  • Procès-verbal de refus de prendre connaissance de l’ordonnance (si l’employé refuse de prendre connaissance de l’ordonnance contre signature)

Déplacements

  • Documents confirmant les motifs de dispense de travail
  • Ordonnance de « Dispense de travail pour... »

Dispense de travail

  • Documents confirmant les motifs de dispense de travail
  • Ordonnance de « Dispense de travail pour... »

Résiliation du contrat de travail

À l’initiative de l’employé :
  • Déclaration de l’employé
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail »
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
Sur accord entre les parties :
  • Accord des parties relatif à la résiliation du contrat de travail
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail »
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes
Expiration du contrat de travail:
  • Notification de l’employé
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail »
  • Signature de l’employé dans la fiche personnelle T-2
  • Observation dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes

Résiliation du contrat de travail en cas de réduction du personnel

  • Ordonnance de « Réduction du personnel »
  • Nouveau tableau d’effectifs
  • Notification au pôle emploi
  • Notification des employés
  • Ordonnance de « Résiliation du contrat de travail » adressée à chaque employé
  • Signature des employés dans les fiches personnelles T-2
  • Observations dans le Registre de circulation des carnets de travail et de leurs annexes

Pourquoi vous pouvez nous faire confiance?

  • 1

    Nous identifions les « points douloureux » dans l’entreprise concernant les ressources humaines (salaires, impôts)

  • 2

    Nous travaillons en équipe : agent du personnel, avocat spécialisé en droit du travail, expert-comptable chargé de la paie, conseiller fiscal

  • 3

    Nous proposons des services connexes qui permettent d’élargir l’audit des ressources humaines et de bénéficier d’avantages supplémentaires

Étapes du service Audit des ressources humaines

Сотрудник компании в процессе работы со смартфоном с сенсорным экраном
Prise de connaissance
  • Remplissage du formulaire
  • Demande d’informations complémentaires:
    • Les frais de sécurité sociale sont-ils remboursés?
    • Y a-t-il des ressources pour rembourser?
    • Quelle est la fréquence des remboursements?
    • Y a-t-il au travail des conflits avec les employés?
    • Avez-vous besoin d’un avocat spécialisé en litige professionnel?
Évaluation
  • Volume estimatif du travail sur la base du questionnaire
Accord
  • Le tarif des tâches effectuées est déterminé sur la base des taux horaires de nos experts
Audit
  • Réalisation de l’audit des ressources humaines
  • Préparation d’un rapport à l’issue de l’audit des ressources humaines
  • Discussion du rapport et de nos recommandations pour la restauration des dossiers RH et l’élaboration des formulaires nécessaires ou des documents RH manquants au service de la paie

Pourquoi l’Audit des ressources humaines est-il si important ?

  • 1

    Risques financiers

    • Application de pénalités financières pour le directeur de l’entreprise et l’organisation. Ainsi, conformément à l’art. 5.27 du Code des sanctions administratives, toute violation du droit du travail et de la protection du travail fait l’objet d’une amende administrative d’un montant compris entre 1 000 et 5 000 roubles pour les employés ; 30 000 et 50 000 roubles pour les personnes morales ou une suspension administrative d’activité pour un délai pouvant atteindre 90 jours
    • Perte d’argent en cas d’excédents de versement (salaire moyen, impôts) ou par manque de connaissances des possibilités de remboursement des dépenses
  • 2

    Risques juridiques

    • Conformément à l’al. 2 art. 5.27 du Code des sanctions administratives, toute nouvelle violation de la loi par un employé ayant déjà fait l’objet d’une sanction administrative pour une violation similaire entraîne une expulsion pour une période de 1 à 3 ans
    • L’apparition de litiges avec les employés peut conduire à des procédures judiciaires avec enquête du parquet et contrôle de l’inspection du travail
  • 3

    Risque de réputation

    • Si l’entreprise n’a pas de Règlement intérieur, l’employé ne peut pas être tenu responsable en cas de non-respect de la discipline car il n’a pas connaissance des exigences qui lui sont avancées
    • En cas d’absence de fiche de poste par exemple, des difficultés peuvent se poser en cas de licenciement pour non-exécution de ses obligations professionnelles étant donné qu’il sera difficile de prouver les obligations qui n’ont pas été remplies
    • En l’absence de documents RH justifiant les versements aux employés ou en cas de mauvais calcul du salaire moyen, des risques de réputation peuvent se poser et les litiges professionnels donner lieu à des procédures judiciaires.

Avez-vous d’autres questions?

N’hésitez pas à nous contacter.
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